Datenschutzerklärung

Noch nicht vollständig: Dieser Text beschreibt die tatsächlich umgesetzte Datenverarbeitung der Anwendung. Verantwortlicher, Hosting-Anbieter, Speicherdauer der Server-Protokolle und ggf. Datenschutzbeauftragter sind Platzhalter und müssen vor Veröffentlichung ergänzt und rechtlich geprüft werden.

1. Verantwortlicher

Workes
Leipziger str. 22
04109 Leipzig
info@workes.de

2. Welche Daten wir verarbeiten

Konto: E-Mail-Adresse, Name, Passwort (nur als Hash gespeichert), bevorzugte Sprache, Zeitpunkt der Registrierung und Anmeldungen, optional Geheimnis der Zwei-Faktor-Anmeldung.

Unternehmensdaten: Firmendaten, Steuernummern, Bankverbindung, Logo, Kunden- und Lieferantendaten, Belege, Zahlungen, hochgeladene Dateien. Diese Daten geben Sie als Nutzer ein; sie werden ausschließlich zur Bereitstellung der Anwendung verarbeitet.

Protokolle: Für Sicherheit und Nachvollziehbarkeit protokollieren wir Anmeldungen (auch fehlgeschlagene) mit IP-Adresse sowie wesentliche Änderungen (z. B. Abschluss einer Rechnung, Löschungen) mit Benutzer und Zeitpunkt. Fehlgeschlagene Anmeldeversuche werden nach 15 Minuten gelöscht.

Server-Protokolle: Bei jedem Aufruf hält der Webserver unseres Hosting-Anbieters die IP-Adresse, den Zeitpunkt, die aufgerufene Adresse und die Browserkennung in einem Zugriffsprotokoll fest. Das dient dem Betrieb, der Fehlersuche und der Abwehr von Angriffen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO); eine Zusammenführung mit anderen Daten findet nicht statt. Der Hosting-Anbieter löscht diese Protokolle nach [PLATZHALTER – Speicherdauer der Server-Protokolle beim Hosting-Anbieter (z. B. „7 Tagen“)].

Nicht gefundene Adressen: Um fehlerhafte Verweise zu finden, halten wir die aufgerufene Adresse, die verweisende Seite, die Zahl der Aufrufe und den Zeitpunkt fest – ohne IP-Adresse und ohne Kennung des Besuchers. Die Einträge werden nach 90 Tagen gelöscht.

E-Mails: Von Ihnen versendete Belege und Systemnachrichten werden im Postausgang mit Empfänger, Betreff und Text protokolliert.

Kontaktformular: Name, E-Mail-Adresse, Nachricht und IP-Adresse zur Beantwortung der Anfrage. An die angegebene Adresse schicken wir eine automatische Eingangsbestätigung ohne Ihren Nachrichtentext; um Missbrauch zu verhindern, zählen wir diese Bestätigungen einen Tag lang je Adresse, ohne die Adresse selbst zu speichern.

Kostenloser Rechnungsersteller: Die Angaben im Formular verwenden wir nur, um daraus das PDF zu erzeugen: Ihre eigenen Angaben, um Ihre Anfrage zu erfüllen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO), die Angaben über Ihren Kunden auf Grundlage des berechtigten Interesses, die angeforderte Rechnung zu erstellen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Verantwortlich dafür sind wir; einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung gibt es beim kostenlosen Rechnungsersteller nicht. Die Angaben werden nicht gespeichert und nach der Auslieferung verworfen. Um die kostenlose Nutzung auf fünf Rechnungen am Tag zu begrenzen, halten wir Ihre IP-Adresse und den Zeitpunkt jeder erstellten Rechnung fest (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) und löschen beides spätestens nach 30 Tagen.

3. Zwecke und Rechtsgrundlagen

Bereitstellung der vertraglich vereinbarten Leistung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO), Sicherheit des Systems und Missbrauchsabwehr (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO), Erfüllung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO). Soweit Sie Daten Ihrer Kunden und Lieferanten verarbeiten, sind Sie Verantwortlicher; wir handeln als Auftragsverarbeiter auf Grundlage des AV-Vertrags.

Daten	Zweck	Rechtsgrundlage
Konto- und Vertragsdaten	Führung des Kontos, Bereitstellung der Anwendung, Abrechnung des Tarifs	Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO
Unternehmens-, Kunden- und Belegdaten, die Sie eingeben	Erstellen, Versenden und Verwalten Ihrer Belege – als Auftragsverarbeiter für Sie	Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, AV-Vertrag
Kontaktformular	Beantwortung Ihrer Anfrage	Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO bei Fragen zum Vertrag, sonst lit. f (unser Interesse, Anfragen zu beantworten)
System-E-Mails (Bestätigung der Adresse, Passwort zurücksetzen, Einladungen, Hinweise zum Konto)	Durchführung des Vertrags	Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO
Anmeldeprotokoll und Anmeldebremse	Sicherheit der Konten, Abwehr von Missbrauch	Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO
Server-Protokolle des Hosting-Anbieters	Betrieb, Fehlersuche und Sicherheit der Website	Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO
Besucherstatistik	Reichweite der Website messen	Einwilligung – Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO
Newsletter an Interessenten	Zusendung des Newsletters, Nachweis der Einwilligung	Einwilligung – Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO; Nachweis: lit. c und f
Werbe-E-Mails an Kunden	Hinweise auf eigene ähnliche Leistungen	Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, § 7 Abs. 3 UWG
Sperrliste und Klickzählung	Abmeldungen dauerhaft beachten, Wirkung von Werbe-E-Mails messen	Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO
Aufbewahrung von Belegen und der Protokolle dazu	Gesetzliche Aufbewahrungspflichten (§ 147 AO, § 257 HGB)	Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO

4. Cookies, Speicher im Browser und Statistik

Was für Anmeldung, Sicherheit und Ihre eigenen Einstellungen nötig ist, speichern wir ohne Einwilligung (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG). Die Besucherstatistik läuft nur, wenn Sie zustimmen (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Ihre Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO) – hier, genauso einfach, wie Sie sie erteilt haben. Es gibt kein Tracking, keine Werbe-Cookies und keine Einbindung fremder Skripte oder Schriftarten.

Name	Art und Zweck	Speicherdauer	Rechtsgrundlage
`__Host-pxy_sess`	Cookie. Hält Sie angemeldet und schützt Formulare vor fremden Absendern.	bis zum Schließen des Browsers	notwendig – § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG; Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO
`pxy_remember`	Cookie, nur wenn Sie „Angemeldet bleiben“ wählen. Meldet Sie auf diesem Gerät automatisch an.	30 Tage	notwendig – § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG; Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO
`pxy_lang`	Cookie. Merkt sich die gewählte Sprache.	1 Jahr	notwendig – § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG; Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO
`pxy_consent`	Cookie. Speichert Ihre Datenschutz-Einstellungen, damit wir nicht bei jedem Aufruf erneut fragen.	1 Jahr	notwendig – § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG; Art. 7 Abs. 1 DSGVO
`pxy_theme, pxy_nav, pxy_preview`	Speicher im Browser (localStorage). Merkt sich, was Sie selbst eingestellt haben: helle oder dunkle Darstellung, eingeklapptes Menü, Vorschau im Belegeditor.	bis Sie es ändern oder die Browserdaten löschen	notwendig – § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG
`sw.js`	Service Worker (Skript im Browser). Lässt workes zum Startbildschirm hinzufügen und zeigt ohne Verbindung eine Hinweisseite; er speichert keine Seiten und keine Daten.	bis Sie die Browserdaten löschen	notwendig – § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG
`Besucherstatistik`	Keine Speicherung auf Ihrem Gerät. Gezählt werden Seite, Sprache und die verweisende Website. Damit ein zweiter Aufruf nicht doppelt zählt, entsteht aus IP-Adresse und Browserkennung ein Kürzel mit einem Zufallswert, der jeden Tag wechselt; die IP-Adresse selbst wird nicht gespeichert.	90 Tage	nur mit Einwilligung – Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO

Besucherstatistik: Aus IP-Adresse, Browserkennung und einem täglich wechselnden Zufallswert bilden wir ein Kürzel, das sich nicht zurückrechnen lässt. Die IP-Adresse selbst speichern wir dafür nicht, und am nächsten Tag lässt sich kein Aufruf mehr einem früheren zuordnen. Die Zahlen sieht nur der Betreiber, zusammengefasst; sie werden nicht weitergegeben.

Nachweis Ihrer Wahl: Jede Wahl speichern wir mit der zufälligen Kennung aus dem Cookie und dem Zeitpunkt – ohne IP-Adresse und ohne Bezug zu Ihrem Konto. Diese Einträge löschen wir nach drei Jahren.

5. Empfänger und Auftragsverarbeiter

Hosting: Workes. Der Hosting-Anbieter betreibt die Server mit der Anwendung und der Datenbank und führt die Server-Protokolle (Abschnitt 2). Er handelt als Auftragsverarbeiter auf Grundlage eines Vertrags zur Auftragsverarbeitung.

E-Mail-Versand: Systemnachrichten und von Ihnen versendete Belege gehen über den E-Mail-Server hinaus, den der Betreiber eingerichtet hat – oder über Ihren eigenen, wenn Sie ihn in den Einstellungen eintragen. Die Unterauftragsverarbeiter für Hosting und E-Mail-Versand nennt mit Sitz der AV-Vertrag.

Zahlungsdienst: Nur wenn Sie eine Rechnung des Betreibers online bezahlen: Der Zahlungslink führt zur Bezahlseite von Mollie B.V., Amsterdam (Niederlande). Dorthin übermitteln wir Betrag, Währung, Rechnungsnummer und die Adresse, zu der Sie nach der Zahlung zurückkehren. Was Sie auf der Bezahlseite eingeben, verarbeitet Mollie als eigener Verantwortlicher nach seinen Datenschutzhinweisen; ohne Online-Zahlung erhält Mollie nichts.

Kontoabruf: Nur wenn Sie im Bankabgleich ein Bankkonto verbinden: Die Anmeldung bei Ihrer Bank geschieht im Formular der finAPI GmbH, München (Deutschland), eines von der BaFin zugelassenen Kontoinformationsdienstes; Ihre Zugangsdaten zur Bank erhält nur finAPI, nicht wir. finAPI ruft für uns Konten (Name, IBAN, Kontoinhaber) und Umsätze (Datum, Betrag, Verwendungszweck, Name der Gegenseite) ab, als Auftragsverarbeiter auf Grundlage eines Vertrags zur Auftragsverarbeitung; die Zustimmung zum Kontoabruf erteilen Sie finAPI im Formular. Trennen Sie die Verbindung, löschen wir sie bei finAPI; bereits abgerufene Umsätze bleiben im Bankabgleich, bis Sie sie entfernen.

Karten und Routen (Tourenplanung): Nur wenn Sie die Tourenplanung nutzen: Die Kartenkacheln lädt Ihr Browser direkt bei der MapTiler AG, Zürich (Schweiz); MapTiler erhält dabei Ihre IP-Adresse und den angezeigten Kartenausschnitt. Für die Adresssuche übermitteln wir die Anschrift eines Stopps an MapTiler; das Ergebnis speichern wir am Kontakt, damit nicht jedes Mal neu gesucht wird. Für Fahrzeiten und Strecke übermitteln wir nur Koordinaten – ohne Namen – an openrouteservice der HeiGIT gGmbH, Heidelberg (Deutschland). Beide handeln als Auftragsverarbeiter auf Grundlage eines Vertrags zur Auftragsverarbeitung. Den Standort der Fahrer zeichnen wir nicht auf: Gespeichert werden nur die Zeitpunkte, zu denen ein Stopp als angekommen, erledigt oder mit Problem markiert wird, dazu auf Wunsch Foto, Unterschrift und Name des Empfängers als Liefernachweis.

Sicherungskopie außer Haus: Der Betreiber kann eine Kopie der Datenbanksicherung an ein von ihm verwaltetes Postfach senden lassen. Sie ist mit einem Passwort verschlüsselt (AES-256-GCM), das nur der Betreiber kennt; der Anbieter des Postfachs kann sie nicht lesen.

Drittland: Eine Übermittlung in Länder außerhalb der EU und des EWR findet nicht statt – mit einer Ausnahme: Für Karte und Adresssuche der Tourenplanung nutzen wir MapTiler in der Schweiz, für die ein Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission besteht (Art. 45 DSGVO). Unsere übrigen Auftragsverarbeiter verarbeiten die Daten nach ihren Verträgen mit uns ausschließlich in der EU.

6. Speicherdauer

Kontodaten bis zur Löschung des Kontos. Unternehmensdaten, bis Sie das Unternehmenskonto löschen; beachten Sie dabei Ihre eigenen gesetzlichen Aufbewahrungsfristen (in der Regel 8 bzw. 10 Jahre). Gelöschte Daten liegen noch 90 Tage in einem Papierkorb, aus dem der Betreiber sie zurückholen kann – danach werden sie endgültig entfernt. Sicherungskopien werden regelmäßig überschrieben. Kontaktanfragen löschen wir nach Bearbeitung, spätestens nach 180 Tagen; Anfragen, die unbearbeitet blieben, spätestens nach 360 Tagen. Löschen Sie Ihr Konto, entfernen wir Name, E-Mail-Adresse und Text Ihrer Anfragen.

Im Einzelnen gelten diese Fristen; die Werte stammen aus dem Programm selbst, das sie täglich anwendet.

Daten	Speicherdauer
Server-Protokolle des Hosting-Anbieters	[PLATZHALTER – Speicherdauer der Server-Protokolle beim Hosting-Anbieter (z. B. „7 Tagen“)]
Protokoll der Anwendung (Anmeldungen, Einstellungen, Änderungen)	2 Jahre; die IP-Adresse darin 90 Tage
Protokoll zu Belegen, Zahlungen und Ausgaben (steuerlich relevant)	10 Jahre ab dem Ende des Kalenderjahres
Postausgang (versendete E-Mails)	Text ein Jahr; Empfänger, Betreff und Zeitpunkt 2 Jahre, bei abgelegten Belegdateien so lange wie die Datei
Fehlgeschlagene Anmeldeversuche (Anmeldebremse)	15 Minuten für die Sperre, spätestens 30 Tage
Kontaktanfragen	nach Bearbeitung, spätestens nach 180 Tagen; unbearbeitete nach 360 Tagen; die IP-Adresse nach 90 Tagen
Konten ohne bestätigte E-Mail-Adresse (ohne Unternehmen)	14 Tage nach der Registrierung, dann automatisch gelöscht
Papierkorb (gelöschte Daten, Konten und Unternehmen)	90 Tage, danach endgültig entfernt
Sicherungen der Datenbank und der Belegdateien	höchstens 8 Stände (bei wöchentlicher Sicherung rund zwei Monate); eine Sicherung unmittelbar vor dem Löschen eines Unternehmens spätestens 30 Tage; die Kopie außer Haus nur verschlüsselt
Touren mit Liefernachweisen (Statuszeitpunkte, Fotos, Unterschriften)	bis Sie die Tour oder das Unternehmen löschen; eine Tour mit Liefernachweis bleibt erhalten, bis das Unternehmen gelöscht wird
Zwischenspeicher der Adresssuche, Fahrzeiten und Strecken	30 Tage
Posteingang der Belegerkennung (nicht übernommene Belege, Ergebnisse der KI)	90 Tage; übernommene Ergebnisse so lange wie die Ausgabe
Versendete Belegdateien (Belegablage)	Rechnungen, Gutschriften und Abschlagsrechnungen 10 Jahre, Angebote, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine und Mahnungen 6 Jahre – jeweils ab dem Ende des Kalenderjahres des Versands
Newsletter-Anmeldungen ohne Bestätigung	30 Tage, dann automatisch gelöscht
Nachweis einer Einwilligung zum Newsletter	bis zum Widerruf, danach 3 Jahre
Empfängerlisten und Klicks einer Werbe-E-Mail	2 Jahre nach dem Versand
Sperrliste nach einer Abmeldung	dauerhaft, damit die Abmeldung gilt

7. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch (Art. 15–21 DSGVO) sowie das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde. Ihre Daten exportieren Sie jederzeit selbst in der Anwendung (CSV, PDF, ZIP); das Unternehmenskonto löschen Sie unter Einstellungen → Daten.

Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO): Soweit wir Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO verarbeiten – Server-Protokolle, Anmeldeprotokoll und Anmeldebremse, Protokoll der Anwendung, Kontaktanfragen ohne Vertragsbezug, Angaben über Dritte im kostenlosen Rechnungsersteller –, können Sie aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit Widerspruch einlegen. Wir verarbeiten die Daten dann nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen. Richten Sie den Widerspruch an die in Abschnitt 1 genannte Adresse.

Der Verwendung Ihrer Daten für Werbung können Sie jederzeit ohne Angabe von Gründen widersprechen und eine Einwilligung widerrufen – über den Link in jeder Werbe-E-Mail, im Profil oder mit einer Nachricht an uns (Art. 21 Abs. 2 und Art. 7 Abs. 3 DSGVO).

Pflicht zur Bereitstellung: Sie sind weder gesetzlich noch vertraglich verpflichtet, uns Daten bereitzustellen. Ohne E-Mail-Adresse und Passwort können wir aber kein Konto führen, ohne die Angaben zu Ihrem Unternehmen keine Belege erzeugen und ohne Absenderangaben keine Anfrage beantworten (Art. 13 Abs. 2 lit. e DSGVO).

8. Sicherheit

Verschlüsselte Übertragung (HTTPS), Passwort-Hashing, optionale Zwei-Faktor-Anmeldung, Anmeldesperren, Content-Security-Policy, getrennte Speicherung je Unternehmen, Zugriffsprotokolle und regelmäßige Sicherungen.

Fassung 13 · Stand: 21.10.2026 (Entwurf)