Question 1

Wie erstelle ich meine erste Rechnung?

Accepted Answer

Nach der Registrierung richten Sie Ihr Unternehmen ein (Adresse, Steuernummer, Bankverbindung). Dann: Rechnungen → „Rechnung erstellen“, Kunde wählen oder Anschrift eintippen, Positionen erfassen, „Speichern & abschließen“. Beim Abschließen wird die Rechnungsnummer vergeben; danach versenden Sie die PDF per E-Mail.

Question 2

Wie ändere ich eine abgeschlossene Rechnung?

Accepted Answer

Als Inhaber öffnen Sie sie über „Bearbeiten“ wieder – nach dem Versand oder dem ersten Abruf als PDF, Druck oder XML 24 Stunden lang, mit Angabe eines Grundes: Die Nummer bleibt, die frühere Fassung wird aufbewahrt, das neue PDF trägt den Hinweis auf die korrigierte Fassung, und Sie senden es erneut. Gesperrt ist das, sobald eine Zahlung erfasst, die Rechnung storniert ist oder die 24 Stunden vorbei sind. Dann wählen Sie unter „Mehr“ den Punkt „Rechnung berichtigen“: workes erstellt eine Stornorechnung und einen neuen Rechnungsentwurf mit gleichem Inhalt, den Sie korrigieren und abschließen.

Question 3

Welche Angaben muss eine Rechnung enthalten?

Accepted Answer

Name und Anschrift von Ihnen und dem Kunden, Ihre Steuernummer oder USt-IdNr., Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Leistungsdatum oder -zeitraum, Menge und Art der Leistung, Entgelt nach Steuersätzen samt vereinbarter Minderung wie Skonto, Steuersatz und Steuerbetrag (oder der Hinweis auf § 19 UStG oder auf eine Steuerbefreiung). workes setzt Ihre Angaben an die vorgesehene Stelle; der Rechnungs-Check zeigt vor dem Abschließen die wichtigsten fehlenden Angaben.

Question 4

In welchen Sprachen kann ich Belege erstellen?

Accepted Answer

Die Oberfläche gibt es in 12 Sprachen, Belege in Deutsch, Türkçe, Русский, English, Polski, Română, Українська, Shqip, Italiano, Hrvatski, Български, ქართული. Die Sprache der Oberfläche wählen Sie im Menü, die Belegsprache legen Sie je Kunde oder je Beleg fest – Standardtexte, Datums- und Zahlenformate passen sich an.

Question 5

Wie funktioniert der Bankabgleich?

Accepted Answer

Exportieren Sie Ihre Umsätze im Online-Banking als CSV und laden Sie die Datei unter Zahlungen → Bankabgleich hoch. workes erkennt Rechnungsnummern im Verwendungszweck und schlägt die passende Rechnung vor. Zugangsdaten zu Ihrer Bank werden nicht benötigt.

Question 6

Was ist eine E-Rechnung und brauche ich sie?

Accepted Answer

Eine E-Rechnung ist eine XML-Datei nach dem Standard EN 16931 (in Deutschland XRechnung; ZUGFeRD kombiniert PDF und XML). Behörden verlangen XRechnung; seit 2025 müssen Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. workes erzeugt XRechnung-Dateien und liest eingehende E-Rechnungen ein.

Question 7

Kann meine Steuerberatung auf die Daten zugreifen?

Accepted Answer

Ja, in den Paketen Business und Team – laden Sie sie mit der Rolle „Buchhaltung“ ein. Sie sieht Belege, Kontakte, Zahlungen und Auswertungen, darf exportieren, aber nichts ändern. Alternativ übergeben Sie das Steuerberater-Paket (ZIP) je Quartal oder Jahr.

Question 8

Ersetzt workes meine Buchhaltung oder Steuererklärung?

Accepted Answer

Nein. workes ist eine Rechnungs- und vorbereitende Buchhaltungslösung: Es sammelt Einnahmen, Ausgaben und Belege und wertet sie aus. Die Umsatzsteuer-Voranmeldung, EÜR oder Bilanz erstellen Sie bzw. Ihre Steuerberatung auf dieser Grundlage.

Question 9

Wie sicher sind meine Daten?

Accepted Answer

Verschlüsselte Verbindung, Zwei-Faktor-Anmeldung, Sperre nach Fehlversuchen, Protokoll wichtiger Vorgänge, strikte Trennung der Unternehmenskonten und regelmäßige Sicherungen. Details stehen in der Datenschutzerklärung und im AV-Vertrag.

Question 10

Wie lange muss ich Rechnungen aufbewahren?

Accepted Answer

Seit 2025 gelten in Deutschland 8 Jahre für Rechnungen und Buchungsbelege und 10 Jahre für Bücher, Inventare und Jahresabschlüsse. Exportieren Sie regelmäßig ein Steuerberater-Paket und bewahren Sie es zusätzlich lokal auf.

Question 11

Wie schreibe ich eine Rechnung am schnellsten?

Accepted Answer

Kunde wählen – Zahlungsziel, Rabatt und Skonto des Kunden kommen mit. In der Position ein Produkt antippen oder eintippen: Preis, Einheit und Steuersatz stehen da. Enter springt zu Menge und Preis, die nächste Zeile erscheint von selbst. Unten in der Leiste stehen Netto, Umsatzsteuer und Brutto, während Sie schreiben. „Wie zuletzt“ füllt Kunde und Konditionen wie bei der letzten Rechnung, „Textbaustein“ setzt gemerkte Einleitungen und Schlusstexte ein. Zum Schluss „Speichern & abschließen“ – erst dann wird die Nummer vergeben.

Question 12

Wie wird aus einem Angebot eine Rechnung?

Accepted Answer

Im Angebot auf „Umwandeln“ tippen und wählen, was entstehen soll: Rechnung, Auftragsbestätigung, Lieferschein, Abschlags- oder Schlussrechnung. Auf Wunsch nur einzelne Positionen oder Teilmengen übernehmen (Teilrechnung, Teillieferung) oder einen Abschlag in Prozent. Die Schlussrechnung setzt die Abschläge des Auftrags selbst ab. Es entsteht immer ein Entwurf zum Prüfen.

Question 13

Wie mahne ich mehrere Rechnungen auf einmal?

Accepted Answer

Unter Mahnwesen steht oben der Mahnlauf: Alle mahnfähigen Rechnungen sind angehakt, mit Stufe, Gebühr und Empfänger. „Text ansehen“ zeigt Mahnung und E-Mail, Haken entfernen nimmt eine Rechnung heraus, ein Klick erstellt und sendet alle. Ohne E-Mail-Adresse wird die Mahnung nur angelegt. Was nicht hinausging, lässt sich gleich danach rückgängig machen; mit freigegebener KI schlägt workes für erstellte Mahnungen einen Text vor.

Question 14

Wie plane ich die Woche am schnellsten?

Accepted Answer

Im Dienstplan eine Vorlage als Pinsel wählen (z. B. „Früh 6–14“) und die Zellen antippen oder mit gedrückter Maus bzw. dem Finger darüberstreichen; der Radierer entfernt. Ohne Pinsel öffnet Antippen das Auswahlfenster mit Zeiten, Ort und Kopie. Am Rechner lässt sich eine Schicht in eine andere Zelle ziehen, mit Strg oder Alt wird sie kopiert. „Mehr“ → „Vorwoche übernehmen“ oder „Plan automatisch erstellen“ füllt die Woche, „Veröffentlichen“ benachrichtigt das Team.

Question 15

Wie funktionieren offene Schichten und Schichttausch?

Accepted Answer

Eine Schicht ohne Mitarbeiter tragen Sie in der Zeile „Offene Schichten“ ein. Nach dem Veröffentlichen sehen sie alle Mitarbeiter, denen sie passt, unter „Mein Plan“ und übernehmen sie – je nach Einstellung sofort oder nach Ihrer Bestätigung. Ebenso bieten Mitarbeiter eigene Schichten an alle oder an eine Person an; nimmt jemand an, bestätigen Sie (oder es gilt sofort). Doppelbelegung, elf Stunden Ruhezeit und Abwesenheiten werden dabei geprüft, jeder Schritt wird gemeldet und protokolliert.

Question 16

Wie geben Mitarbeiter an, wann sie können?

Accepted Answer

Unter „Mein Plan“ → „Meine Verfügbarkeit“: je Wochentag oder für einzelne Tage „nicht verfügbar“, „lieber frei“ oder „gern“, auf Wunsch mit Uhrzeit. Für Mitarbeiter ohne Konto trägt der Planer das auf der Mitarbeiterseite ein. Der Plan zeigt es in den Zellen, warnt bei „nicht verfügbar“, und der Wochenvorschlag beachtet es.

Question 17

Wie erstellt workes den Dienstplan automatisch?

Accepted Answer

Im Dienstplan oben „Plan automatisch erstellen“: Zeitraum wählen (eine Woche bis ein Monat), die Verteilung und ob vorhandene Entwürfe bleiben. „Gemischt innerhalb der Woche“ ist die Vorgabe: Jede Person bekommt in der Woche verschiedene Schichten, mit elf Stunden Ruhe dazwischen. „Wochenweise wechseln“ heißt: eine Woche dieselbe Schicht, dann die nächste – Früh, Spät, Nacht. Bei „Feste Schichten“ behält jeder seine Schicht. workes merkt sich die Wahl. Die Vorschau zeigt je Schicht den Grund, die Stunden jeder Person gegen ihr Soll (+/−, bei zu wenig mit Grund), die Gesamtstunden aller und die Lücken; Lücken lassen sich als offene Schicht ausschreiben. Gespeichert wird erst mit „Übernehmen“, zehn Minuten lang geht es rückgängig.

Question 18

Wo sehe ich die geplanten Stunden gegen das Soll?

Accepted Answer

Im Dienstplan steht neben jeder Person die geplante Zeit der Woche bzw. des Monats, dazu das Soll und die Abweichung (+/−); die Zeile „Gesamt“ zählt alle zusammen. Gerechnet wird netto: Schichtdauer minus Pause. Solange ein Vorschlag von „Plan automatisch erstellen“ offen ist, zählen die vorgeschlagenen Schichten schon mit. Die App zeigt dieselben Zahlen.

Question 19

Wie trage ich einen Schichtwunsch ein?

Accepted Answer

Unter „Mein Plan“ bei „Schichtwünsche“ auf „Wunsch eintragen“: was (nur diese Schicht, gern, diese Schicht nicht, nicht verfügbar, lieber frei), welche Schicht, wann (jeden Tag, an einem Wochentag oder an einem Tag) und wie lange (leer = unbefristet). „Nicht“ und „nur“ hält der automatische Plan immer ein, „gern“ und „lieber frei“, wo es geht. Für Mitarbeiter ohne Konto trägt die Planung den Wunsch auf der Mitarbeiterseite ein.

Question 20

Wie trage ich einen Termin am schnellsten ein?

Accepted Answer

Oben im Kalender einen Satz tippen, etwa „Fr 14 Uhr Besichtigung Müller“: workes liest Tag, Uhrzeit und Titel und zeigt eine Vorschau – gespeichert wird erst mit „Speichern“. Oder in Woche, Tag oder Monat auf einen freien Platz tippen. Verschieben Sie einen Termin, indem Sie ihn an eine andere Stelle ziehen, die Länge ändern Sie am unteren Rand. Bei wiederholten Terminen fragt workes, ob nur dieser oder die ganze Reihe gemeint ist; „Rückgängig“ nimmt alles wieder zurück.

Question 21

Wie können Kunden online einen Termin buchen?

Accepted Answer

Im Kalender unter „Online-Buchung“ legen Sie Leistungen mit Dauer, Wochenzeiten und Regeln fest und schalten die Seite ein. Ihre Kunden wählen dort eine Leistung, einen Tag und eine freie Uhrzeit; belegte Zeiten, Feiertage und Puffer berücksichtigt workes selbst. Je nach Einstellung ist der Termin sofort bestätigt oder eine Anfrage, die Sie im Kalender bestätigen oder ablehnen. Der Kunde bekommt eine E-Mail mit Kalenderdatei und einem Link zum Absagen.

Question 22

Wie lade ich einen Kunden zu einem Termin ein?

Accepted Answer

Im Termin unter „Mehr“ den Kunden wählen und „Einladung per E-Mail mit Kalenderdatei senden“ ankreuzen – der Kunde braucht dafür eine E-Mail-Adresse. Die E-Mail geht in seiner Sprache hinaus. Ändern Sie den Termin später, schickt workes auf Wunsch die Änderung; beim Löschen lässt sich eine Absage senden.

Question 23

Wie korrigiere ich Arbeitszeiten und gebe den Monat frei?

Accepted Answer

Unter Zeiten steht das Monatsblatt: je Tag Kommen, Gehen, Pause, Netto, Soll und Saldo. „Ändern“ macht die Zeile zum Formular – Uhrzeiten anpassen, Begründung eintragen, Enter. Alter und neuer Stand stehen im Protokoll. Fehlt das „Gehen“, übernimmt ein Klick den Vorschlag (Tages-Soll plus Pause); fehlt ein ganzer Tag, füllt „Nachtragen“ die Zeile darunter vor. Ist alles richtig, „Monat freigeben“ – danach lässt sich der Monat erst wieder ändern, wenn Sie die Freigabe zurücknehmen. Unter „Team im Monat“ geben Sie mehrere Mitarbeiter auf einmal frei.

Question 24

Wie beantragen und entscheiden wir Urlaub?

Accepted Answer

Unter Abwesenheiten im Kalender den ersten und den letzten Tag antippen und „Urlaub beantragen“ – Arbeitstage und Resturlaub danach stehen sofort darunter, Feiertage und abwesende Kollegen sind markiert. Die Inhaberin oder der Inhaber entscheidet in der Liste mit einem Knopf oder auf dem Telefon per Wischen (rechts genehmigt, links abgelehnt) und kann die Entscheidung zehn Minuten lang zurücknehmen. Die Jahresübersicht zeigt alle als Streifen, rechts den Resturlaub.

Question 25

Wie erstelle ich einen Arbeitsvertrag oder eine Bescheinigung?

Accepted Answer

Dokumente → „Dokument erstellen“, Vorlage wählen und die Person: Alles aus den Stammdaten ist vorbefüllt, oben stehen nur die Angaben, die noch fehlen. Prüfung und Vorschau stehen darunter, dann „Prüfen und PDF erzeugen“. Für mehrere Mitarbeiter auf einmal gibt es „Serie“. Geben Sie das Dokument frei, bestätigt die Person den Empfang in ihrem Konto. Die Vorlagen sind Muster und ersetzen keine Rechtsberatung.

Question 26

Wie arbeite ich mit Aufträgen?

Accepted Answer

Nimmt der Kunde ein Angebot an – von Hand, über den Kundenlink oder per Unterschrift –, entsteht der Auftrag von selbst; Sie bekommen eine Meldung. Ohne Angebot legen Sie ihn unter Aufträge an, auch als Satz wie „Fr Bad Müller fliesen“. Auf der Auftragsseite hängen Termine, Zeiten, Fotos, Aufgaben und Belege; der große Knopf schaltet weiter: Arbeit beginnen, als erledigt melden.

Question 27

Wie wird aus einem Auftrag die Rechnung?

Accepted Answer

Auf der Auftragsseite „Rechnung aus Auftrag“: Mit Angebot entsteht die Schlussrechnung mit seinen Positionen, Abschlagsrechnungen werden abgesetzt; offene Zeiten zum Auftrag kommen als Stunden dazu. Ohne Angebot entsteht die Rechnung aus den Zeiten. Der Auftrag steht danach auf „berechnet“. Wird die Rechnung storniert, steht er wieder auf „erledigt“.

Question 28

Wie behalte ich Aufgaben im Blick?

Accepted Answer

Unter Aufgaben einen Satz tippen, etwa „Morgen Müller anrufen“ – Tag und Kunde werden erkannt. Eine Aufgabe kann einer Person zugewiesen werden, die dann benachrichtigt wird; „Meine“ zeigt, was bei Ihnen liegt. Der Haken erledigt, „Rückgängig“ holt sie zurück. Wiedervorlagen an Kunden und Belegen erscheinen in derselben Liste – auch in der App.

Question 29

Wie hänge ich Fotos an einen Auftrag und lasse unterschreiben?

Accepted Answer

Am Beleg oder beim Kunden unter „Fotos und Dateien“ Bilder oder PDFs wählen – mehrere auf einmal, Fotos werden verkleinert. Am Angebot, Lieferschein oder an der Auftragsbestätigung unterschreibt der Kunde unter „Unterschreiben lassen“ auf dem Bildschirm: Das Angebot gilt dann als angenommen, der Lieferschein als geliefert. Name, Zeitpunkt und Zweck stehen im PDF.

Question 30

Meine Zeit stimmt nicht, der Monat ist aber schon freigegeben – was tun?

Accepted Answer

Unter Zeiten bei der Zeit „Korrektur beantragen“ wählen, die richtigen Uhrzeiten und eine Begründung eintragen. Die Inhaberin oder der Inhaber sieht den Antrag oben auf der Zeiten-Seite und genehmigt oder lehnt ab; Sie bekommen Bescheid. Wer plant, nimmt dafür die Freigabe zurück, wenn der Monat gesperrt ist.

Question 31

Können sich Mitarbeiter selbst krankmelden?

Accepted Answer

Ja, wenn Sie es erlauben: Dienstplan → Vorlagen & Bedarf → „Mitarbeiter dürfen sich selbst krankmelden“. Dann steht in „Mein Plan“ und in der App „Krank melden“; die Meldung gilt sofort, Sie bekommen eine Benachrichtigung, eine Bescheinigung lässt sich anhängen. Bescheinigungen löscht workes ein Jahr nach dem Ende der Abwesenheit.

Question 32

Wie lief diese Woche?

Accepted Answer

Auf der Übersicht steht die Karte „Diese Woche“: Rechnungen, Zahlungseingänge, Ausgaben, gearbeitete Stunden, Termine und Touren dieser Woche, daneben die Vorwoche. Die Karte lässt sich über „Anpassen“ verschieben oder ausblenden. Dieselben Zahlen liefert die App als Wochenbericht.

Question 33

Wie entscheide ich einen Korrektur-Antrag?

Accepted Answer

Offene Anträge stehen in „Wartet auf Sie“ auf der Übersicht und oben auf der Zeiten-Seite unter „Korrektur-Anträge“ – mit alter und neuer Zeit und der Begründung. „Genehmigen“ korrigiert die Zeit sofort, „Ablehnen“ lässt sie, wie sie war; die Person bekommt Bescheid. Ist der Monat freigegeben, nehmen Sie zuerst die Freigabe zurück.

Question 34

Wie bearbeite ich mehrere Einträge auf einmal?

Accepted Answer

In Listen wie Rechnungen oder Produkte steht vor jeder Zeile ein Kästchen; das Kästchen im Kopf wählt alle, Shift-Klick einen Bereich. Sobald etwas gewählt ist, erscheint unten eine Leiste mit den Aktionen – senden, als versendet markieren, PDFs als ZIP, aktiv/inaktiv, löschen. Die Meldung danach sagt, wie viele erledigt und wie viele übersprungen wurden, und bietet „Rückgängig“ an.

Question 35

Ich habe etwas gelöscht – wie bekomme ich es zurück?

Accepted Answer

Direkt nach dem Löschen steht zehn Sekunden lang „Rückgängig“ in der Meldung unten. Danach liegt das Gelöschte 90 Tage im Papierkorb (Einstellungen → Daten) und lässt sich dort zurückholen. Abgeschlossene Belege werden nie gelöscht, sondern storniert – das verlangt das Steuerrecht.

Question 36

Kann ich Werte direkt in der Tabelle ändern?

Accepted Answer

Ja, wo eine Zelle beim Überfahren einen Stift zeigt: Klick, Enter oder F2 macht ein Feld daraus, Enter oder Tab speichert, Esc bricht ab. Bei Produkten sind das Nummer, Name, Einheit, Preis und Steuersatz, bei Belegentwürfen die Fälligkeit. Abgeschlossene Belege bleiben gesperrt.

Question 37

Gibt es Tastenkürzel?

Accepted Answer

Strg + K oder „/“ öffnet die Befehlspalette: Seiten, Aktionen wie „Neue Rechnung“ oder „Mahnlauf starten“ und alle Funktionen, zuletzt Verwendetes ganz oben. In Listen springen j und k durch die Zeilen, Enter öffnet, x wählt aus, n legt Neues an. „?“ zeigt alle Kürzel; das Fragezeichen oben rechts öffnet die Hilfe zur Seite.

Question 38

Was ist „Wie zuletzt“?

Accepted Answer

Ein Knopf in „Neue Rechnung“ und „Neue Ausgabe“, der unkritische Felder so füllt wie beim letzten Mal – Kunde oder Lieferant, Zahlungsziel, Kategorie, Steuersatz, Zahlungsart. Beträge, Positionen und Nummern werden nie übernommen. Gemerkt wird je Konto und Unternehmen.

Question 39

Wie erfasse ich eine Ausgabe am schnellsten?

Accepted Answer

Beleg fotografieren oder als PDF hochladen – mit eingeschalteter Belegerkennung liest workes Lieferant, Datum und Beträge aus. Oder Sie leiten die Rechnung an Ihr Beleg-Postfach weiter. Von Hand helfen „Wie zuletzt“, die Datum-Schnellwahl (Heute, +7, Monatsende) und das Betragsfeld, das rechnet: „100+19%“ ergibt den Bruttobetrag.

Question 40

Wo sehe ich, was neu ist?

Accepted Answer

Unter „Was ist neu“ (über das Fragezeichen oben rechts oder das Benutzermenü) stehen alle Neuerungen nach Datum mit dem Weg dorthin. Das Fragezeichen zählt, was Sie noch nicht gesehen haben. Die kurzen Hinweise beim ersten Besuch einer Seite lassen sich dort ebenfalls abschalten.

Question 41

Wie ordne ich Zahlungen und Bankumsätze am schnellsten zu?

Accepted Answer

Unter Bank stehen alle offenen Umsätze, die ungeklärten zuerst, jeder mit einem Vorschlag: Rechnungsnummer, Betrag, Kundenname, Teilzahlung oder Sammelüberweisung auf mehrere Rechnungen. „Alle sicheren Vorschläge übernehmen“ bucht die eindeutigen in einem Rutsch und lässt sich zehn Minuten lang zurücknehmen. Einen Umsatz ohne Treffer ziehen Sie am Griff auf eine offene Rechnung; fehlen ein paar Euro, buchen Sie den Rest als Skonto oder Gebühr.

Question 42

Wie erfasse ich wiederkehrende Abbuchungen wie Miete automatisch?

Accepted Answer

Bei einer Abbuchung „Als Ausgabe erfassen“ wählen und den Haken „immer so“ setzen: workes merkt sich die Regel, etwa „Wenn eine Abbuchung „Vermieter“ enthält, dann als Ausgabe „Miete & Nebenkosten“ erfassen“, und erledigt das künftig selbst. Alle Regeln stehen als Sätze unter Bank → Regeln. Wiederkehrende Ausgaben ohne Bankumsatz schlägt die Ausgabenliste vor, sobald sie fällig sind.

Question 43

Wie sehe ich schnell, wie der Monat lief?

Accepted Answer

Die Auswertung beginnt mit Fragen statt Tabellen: „Wie lief Oktober?“, „Wer schuldet mir am meisten?“, „Was kostet mich am meisten?“, der Verlauf über zwölf Monate mit Vorjahr und was in den nächsten 30 Tagen fällig wird. Mit eingeschalteter KI fasst workes die Karten in drei Sätzen zusammen. Jede Karte lässt sich als CSV mitnehmen.

Question 44

Wie bekommt meine Steuerberatung alle Unterlagen?

Accepted Answer

Unter Exporte mit einem Klick: letzter Monat, letztes Quartal oder letztes Jahr. Das Steuerberater-Paket enthält Belege als PDF, Eingangsbelege, Ausgaben, Zahlungen und Kontakte als CSV, den DATEV-Buchungsstapel (wenn eingestellt) und eine Zusammenfassung. Der Download-Link gilt 30 Tage; auf Wunsch erinnert workes jeden Monat oder jedes Quartal.

Question 45

Wie lege ich einen Kunden am schnellsten an?

Accepted Answer

In der Kundenliste oben „Kunde schnell anlegen“: Name, E-Mail und Telefon genügen, der Rest kommt später. Noch schneller: Die Signatur aus einer E-Mail oder den Text einer Visitenkarte kopieren und einfügen – Name, Firma, Anschrift, Telefon und USt-IdNr. werden erkannt und eingetragen, Sie prüfen nur noch. Tippen Sie die PLZ, ergänzt workes den Ort, und gibt es den Kunden schon, erscheint ein Hinweis mit Verweis.

Question 46

Wie führe ich doppelte Kunden zusammen?

Accepted Answer

Kunden → „Duplikate“ zeigt Kontakte mit gleicher E-Mail, gleichem Namen, gleicher Telefonnummer oder Anschrift. Wählen Sie, welcher Eintrag bleibt, und tippen Sie „Zusammenführen“: Alle Belege, Zahlungen, Termine, Touren und Dokumente hängen danach an diesem Kontakt, leere Felder werden ergänzt. Die anderen Einträge liegen 90 Tage im Papierkorb, und „Rückgängig“ trennt sie wieder. In der Liste geht es auch über die Kästchen und „Zusammenführen“.

Question 47

Wie übernehme ich meine Kunden aus Excel oder dem Telefon?

Accepted Answer

Kunden → „Importieren“: eine CSV-Datei aus Excel oder Ihrem bisherigen Programm oder eine vCard-Datei (.vcf) aus dem Adressbuch wählen. workes ordnet die Spalten selbst zu; Sie können jede Zuordnung ändern und sehen vorher je Zeile, was neu ist, was es schon gibt und was fehlerhaft ist. Erst dann wird importiert – und 10 Minuten lang lässt sich der ganze Import rückgängig machen.

Question 48

Wie sehe ich, was im nächsten Monat abgerechnet wird?

Accepted Answer

Unter „Verträge“ und „Wiederkehrend“ steht jede Serie als Satz, etwa „Jeden Monat am 1., Rechnung an Müller, 120,00 €, bis auf Widerruf“, mit den nächsten Terminen. Die Karte „Was im nächsten Monat läuft“ zählt alle Abrechnungen der nächsten 31 Tage mit Summe zusammen. Pausieren, Fortsetzen und Beenden geht mit einem Klick, eine Preisänderung tragen Sie ab einem Datum ein.

Question 49

Wie richte ich automatische Zahlungserinnerungen ein?

Accepted Answer

Unter „Automatisierung“ stehen fertige Regeln wie „Wenn eine versendete Rechnung 7 Tage überfällig ist → Zahlungserinnerung vorschlagen“. Ein Klick schaltet sie im Modus „Beobachten“ ein: Treffer warten in der Warteliste auf Ihre Freigabe, versendet wird nie automatisch. Jede Regel steht als Satz da, und das Protokoll zeigt je Lauf, welche Rechnungen betroffen waren.

Question 50

Wie entsteht die Tour des Tages mit einem Klick?

Accepted Answer

Unter Touren steht „Tour aus heutigen Aufträgen“: Lieferscheine, Auftragsbestätigungen und Termine des Tages mit Anschrift sind schon angehakt. Fahrer wählen (mit Verfügbarkeit laut Dienstplan), „Tour anlegen“ – workes legt die Stopps an, bringt sie in die beste Reihenfolge und meldet dem Fahrer die Tour in seiner Sprache. Wiederkehrende Touren wie die „Montagstour“ erscheinen am passenden Wochentag als eigener Knopf.

Question 51

Was sieht der Fahrer?

Accepted Answer

Unter „Meine Touren“ im Browser des Telefons – ohne App – steht ein Stopp groß: Anschrift, Zeitfenster, Notiz, „Route“ und „Anrufen“. Ein Tipp auf „Angekommen“, dann „Zugestellt“ (auf Wunsch mit Unterschrift oder Foto), danach steht der nächste Stopp oben. „Problem melden“ hat die häufigen Gründe als Knöpfe. Gespeichert werden nur die Zeitpunkte der Klicks, kein Standort.

Question 52

Wie ändere ich Reihenfolge und Zeitfenster der Stopps?

Accepted Answer

In der Tour die Stopps am Griff links an die richtige Stelle ziehen (auch mit dem Finger) – oder „Beste Reihenfolge vorschlagen“. Zeitfenster, Minuten vor Ort und die Notiz für den Fahrer ändern Sie unter „Zeitfenster der Stopps“ direkt in der Tabelle: Zelle anklicken, Wert eintippen, Enter. Die Ankunftszeiten rechnen sich neu.

Question 53

Wie finde ich eine Einstellung schnell?

Accepted Answer

Oben in den Einstellungen das Suchfeld: „Zahlungsziel“, „IBAN“, „Logo“ oder „Mahngebühr“ tippen, Enter – die Seite springt zum Feld und markiert es. Die Einstellungen sind nach Aufgaben geordnet (Rechnungen schreiben, Zahlungen erhalten, Team, Unterwegs, Benachrichtigungen, Sicherheit, Paket), jede hat einen Satz „Wofür?“. Unter „Zuletzt geändert“ lässt sich jede Änderung zurücksetzen.

Question 54

Was bewirkt die Betriebsart?

Accepted Answer

Handwerk, Kurier, Praxis, Gastro, Agentur oder Sonstiges: Die Wahl setzt passende Vorgaben (Zahlungsziel, Skonto, Angebotsfrist), legt Beispielprodukte mit der Nummer BSP-… an und – wenn noch keine da sind – Schichtvorlagen, dazu passende „Erste Schritte“. Was Sie schon geändert haben, bleibt. Die Beispiele entfernen Sie unter Einstellungen → Unterwegs & Betriebsart mit einem Klick.

Question 55

Wie bekomme ich weniger oder mehr Benachrichtigungen?

Accepted Answer

Unter Benachrichtigungen → Einstellungen legen Sie je Art fest, ob sie per E-Mail oder als Push in der App kommt – in der Liste steht alles. Ruhezeiten (z. B. 20:00 bis 7:00) halten E-Mails zurück, die Sammelmail bündelt sie einmal am Tag oder in der Woche.

Question 56

Wie löse ich einen Aktionscode ein?

Accepted Answer

Unter „Zugang & Paket“ den Code eingeben und „Prüfen“ tippen: Sie sehen, was er bewirkt – etwa „20 % auf Business für 6 Monate“ mit Preis und Enddatum. Erst „Jetzt einlösen“ bucht ihn. Bei der Registrierung gibt es dafür ein eigenes Feld. Gilt für Ihr Unternehmen ein vereinbarter Preis, lässt sich nur eine Verlängerung der Testphase einlösen; läuft gleichzeitig ein Aktionspreis, gilt der günstigere.

Question 57

Wie funktioniert „Freunde einladen“?

Accepted Answer

Solange die Aktion läuft, finden Inhaber im Benutzermenü „Freunde einladen“: Ihren persönlichen Link kopieren, teilen oder per E-Mail schicken. Das Geschenk kommt, wenn das eingeladene Unternehmen seine erste Tarifrechnung bezahlt hat – als Gutschrift auf die nächste Rechnung.

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