workesWork Easy
Polski
Deutsch Türkçe Русский English Polski Română Українська Shqip Italiano Hrvatski Български ქართული
Zaloguj sięZacznij bezpłatnie
Pomoc

Pomoc i FAQ

Odpowiedzi na częste pytania i słownik najważniejszych pojęć. Nie znalazłeś tego, czego szukasz?

Napisz do nas

Pierwsze kroki

  1. Utwórz konto i potwierdź adres e-mail
  2. Skonfiguruj firmę: adres, numer podatkowy, dane bankowe, logo
  3. Dodaj klientów i produkty (albo wpisz je wprost w dokumencie)
  4. Wystaw, zatwierdź i wyślij pierwszą fakturę
  5. Przypisz wpływ – gotowe

Częste pytania

Jak wystawić pierwszą fakturę?
Po rejestracji konfigurujesz swoją firmę (adres, numer podatkowy, dane bankowe). Następnie: Faktury → „Utwórz fakturę”, wybierz klienta albo wpisz adres, wprowadź pozycje, „Zapisz i zatwierdź”. Przy zatwierdzeniu nadawany jest numer faktury; potem wysyłasz PDF e-mailem.
Jak zmienić zatwierdzoną fakturę?
Jako właściciel otwierasz ją ponownie przez „Edytuj” – przez 24 godziny po wysłaniu lub pierwszym pobraniu jako PDF, wydruk lub XML, podając powód: numer pozostaje, poprzednia wersja jest zachowana, nowy PDF zawiera adnotację o poprawionej wersji i wysyłasz go ponownie. Jest to zablokowane, gdy zarejestrowano płatność, faktura została stornowana lub minęły 24 godziny. Wtedy wybierz w „Więcej” punkt „Skoryguj fakturę”: workes utworzy fakturę stornującą i nowy projekt faktury o tej samej treści, który poprawisz i zamkniesz.
Jakie dane musi zawierać faktura?
Nazwa i adres Twój oraz klienta, Twój numer podatkowy lub numer VAT UE, numer faktury, data faktury, data lub okres wykonania usługi, ilość i rodzaj usługi, kwota netto w podziale na stawki podatku wraz z uzgodnionym obniżeniem, takim jak skonto, stawka i kwota podatku (albo adnotacja o § 19 UStG lub o zwolnieniu z podatku). workes umieszcza Twoje dane w przewidzianym miejscu; sprawdzenie faktury pokazuje przed zatwierdzeniem najważniejsze brakujące dane.
W jakich językach mogę tworzyć dokumenty?
Interfejs dostępny jest w 12 językach, dokumenty w: Deutsch, Türkçe, Русский, English, Polski, Română, Українська, Shqip, Italiano, Hrvatski, Български, ქართული. Język interfejsu wybierasz w menu, język dokumentu ustalasz dla klienta lub dla pojedynczego dokumentu – teksty standardowe oraz formaty daty i liczb dopasowują się same.
Jak działa uzgodnienie z bankiem?
Wyeksportuj swoje transakcje z bankowości internetowej jako plik CSV i wgraj go w sekcji Płatności → Uzgodnienie z bankiem. workes rozpoznaje numery faktur w tytule przelewu i podpowiada właściwą fakturę. Dane dostępowe do banku nie są potrzebne.
Czym jest e-faktura i czy jest mi potrzebna?
E-faktura to plik XML zgodny ze standardem EN 16931 (w Niemczech XRechnung; ZUGFeRD łączy PDF i XML). Urzędy wymagają formatu XRechnung; od 2025 roku firmy muszą być w stanie odbierać e-faktury. workes tworzy pliki XRechnung i wczytuje przychodzące e-faktury.
Czy moja księgowość ma dostęp do danych?
Tak, w pakietach Business i Team – zaproś tę osobę w roli „Księgowość”. Widzi dokumenty, kontakty, płatności i raporty, może eksportować, ale nie może niczego zmieniać. Alternatywnie przekazujesz pakiet dla księgowości (ZIP) co kwartał albo co rok.
Czy workes zastępuje moją księgowość albo zeznanie podatkowe?
Nie. workes to rozwiązanie do fakturowania i wstępnej księgowości: zbiera przychody, wydatki i dokumenty oraz je analizuje. Deklarację zaliczkową VAT, rachunek nadwyżki przychodów albo bilans sporządzasz Ty lub Twoje biuro rachunkowe na tej podstawie.
Jak bezpieczne są moje dane?
Szyfrowane połączenie, logowanie dwuskładnikowe, blokada po nieudanych próbach, dziennik ważnych operacji, ścisłe rozdzielenie kont firmowych i regularne kopie zapasowe. Szczegóły znajdziesz w polityce prywatności i umowie powierzenia przetwarzania.
Jak długo muszę przechowywać faktury?
Od 2025 r. w Niemczech obowiązuje 8 lat dla faktur i dowodów księgowych oraz 10 lat dla ksiąg, inwentarzy i sprawozdań rocznych. Regularnie eksportuj pakiet dla księgowego i przechowuj go dodatkowo lokalnie.
Jak najszybciej wystawić fakturę?
Wybierz klienta – jego termin płatności, rabat i skonto przejdą automatycznie. W pozycji dotknij lub wpisz produkt: cena, jednostka i stawka podatku są już uzupełnione. Enter przechodzi do ilości i ceny, następny wiersz pojawia się sam. Na dolnym pasku podczas pisania widać netto, VAT i brutto. „Jak ostatnio” wypełnia klienta i warunki jak w ostatniej fakturze, „Blok tekstu” wstawia zapisane wstępy i zakończenia. Na koniec „Zapisz i zatwierdź” – dopiero wtedy nadawany jest numer.
Jak z oferty zrobić fakturę?
W ofercie dotknij „Przekształć” i wybierz, co ma powstać: faktura, potwierdzenie zamówienia, dowód dostawy, faktura zaliczkowa lub końcowa. W razie potrzeby przejmij tylko wybrane pozycje lub ilości częściowe (faktura częściowa, dostawa częściowa) albo zaliczkę w procentach. Faktura końcowa sama odejmuje zaliczki zlecenia. Zawsze powstaje szkic do sprawdzenia.
Jak upomnieć kilka faktur naraz?
W Windykacji na górze jest seria upomnień: wszystkie faktury kwalifikujące się do upomnienia są zaznaczone, z etapem, opłatą i odbiorcą. „Pokaż tekst” wyświetla upomnienie i e-mail, odznaczenie wyłącza fakturę, jedno kliknięcie tworzy i wysyła wszystkie. Bez adresu e-mail upomnienie jest tylko tworzone. To, czego nie wysłano, można od razu cofnąć; z włączoną AI workes proponuje tekst dla utworzonych upomnień.
Jak najszybciej zaplanować tydzień?
W grafiku wybierz szablon jako pędzel (np. „Ranna 6–14”) i stukaj w komórki lub przeciągnij po nich z wciśniętym przyciskiem myszy albo palcem; gumka usuwa. Bez pędzla stuknięcie otwiera okno wyboru z godzinami, miejscem i kopią. Na komputerze zmianę można przeciągnąć do innej komórki, z Ctrl lub Alt zostaje skopiowana. „Więcej” → „Przejmij poprzedni tydzień” lub „Utwórz plan automatycznie” wypełnia tydzień, „Opublikuj” powiadamia zespół.
Jak działają otwarte zmiany i zamiana zmian?
Zmianę bez pracownika wpisz w wierszu „Otwarte zmiany”. Po opublikowaniu widzą ją wszyscy pracownicy, którym pasuje, w „Mój plan” i przejmują ją – zależnie od ustawienia od razu lub po Twoim potwierdzeniu. Podobnie pracownicy proponują własne zmiany wszystkim lub jednej osobie; gdy ktoś przyjmie, Ty potwierdzasz (albo obowiązuje od razu). Sprawdzane są podwójny przydział, jedenastogodzinny odpoczynek i nieobecności, a każdy krok jest zgłaszany i protokołowany.
Jak pracownicy podają, kiedy mogą pracować?
W „Mój plan” → „Moja dostępność”: dla dni tygodnia lub pojedynczych dni „niedostępny”, „wolę wolne” lub „chętnie”, w razie potrzeby z godzinami. Za pracowników bez konta wpisuje to planujący na stronie pracownika. Grafik pokazuje to w komórkach, ostrzega przy „niedostępny”, a propozycja tygodnia to uwzględnia.
Jak workes automatycznie tworzy grafik?
W grafiku na górze stuknij „Utwórz plan automatycznie”: wybierz okres (od tygodnia do miesiąca), rozkład oraz czy istniejące szkice zostają. Domyślnie „Mieszane w ciągu tygodnia”: każda osoba dostaje w tygodniu różne zmiany, z jedenastoma godzinami odpoczynku pomiędzy. „Zmiana co tydzień” oznacza: przez tydzień ta sama zmiana, potem następna – ranna, popołudniowa, nocna. Przy „Stałych zmianach” każdy zachowuje swoją zmianę. workes zapamiętuje wybór. Podgląd pokazuje powód każdej zmiany, godziny każdej osoby względem normy (+/−, przy niedoborze z powodem), łączne godziny wszystkich i luki; luki można ogłosić jako otwarte zmiany. Zapis następuje dopiero po „Zastosuj”, przez dziesięć minut można cofnąć.
Gdzie widzę zaplanowane godziny względem normy?
W grafiku obok każdej osoby widać zaplanowany czas tygodnia lub miesiąca, normę i odchylenie (+/−); wiersz „Razem” sumuje wszystkich. Liczy się netto: długość zmiany minus przerwa. Dopóki otwarta jest propozycja „Utwórz plan automatycznie”, proponowane zmiany już się liczą. Aplikacja pokazuje te same liczby.
Jak wpisać życzenie dotyczące zmiany?
W „Moim planie” przy „Życzeniach dotyczących zmian” wybierz „Dodaj życzenie”: co (tylko ta zmiana, chętnie, nie ta zmiana, niedostępny, wolę wolne), która zmiana, kiedy (codziennie, w dzień tygodnia lub w jeden dzień) i jak długo (puste = bezterminowo). Plan automatyczny zawsze przestrzega „nie” i „tylko”, a „chętnie” i „wolę wolne” – gdzie się da. Dla pracowników bez konta życzenie wpisuje planujący na stronie pracownika.
Jak najszybciej dodać termin?
Wpisz zdanie na górze kalendarza, np. „pt 14:00 oględziny Müller”: workes odczyta dzień, godzinę i tytuł i pokaże podgląd – nic nie zostanie zapisane przed kliknięciem „Zapisz”. Albo dotknij wolnego miejsca w widoku tygodnia, dnia lub miesiąca. Termin przesuniesz, przeciągając go w inne miejsce, a długość zmienisz dolną krawędzią. Przy terminach powtarzających się workes zapyta, czy chodzi tylko o ten, czy o całą serię; „Cofnij” wycofuje wszystko.
Jak klienci mogą zarezerwować termin online?
W kalendarzu w sekcji „Rezerwacja online” określasz usługi z czasem trwania, godziny tygodniowe i zasady, a następnie włączasz stronę. Klienci wybierają tam usługę, dzień i wolną godzinę; zajęte terminy, święta i przerwy workes uwzględnia sam. W zależności od ustawienia termin jest od razu potwierdzony albo jest prośbą, którą potwierdzasz lub odrzucasz w kalendarzu. Klient otrzymuje e-mail z plikiem kalendarza i linkiem do odwołania.
Jak zaprosić klienta na termin?
W terminie w sekcji „Więcej” wybierz klienta i zaznacz „Wyślij zaproszenie e-mailem z plikiem kalendarza” – klient musi mieć adres e-mail. E-mail zostanie wysłany w jego języku. Jeśli później zmienisz termin, workes na życzenie wyśle zmianę; przy usuwaniu można wysłać odwołanie.
Jak poprawić czasy pracy i zatwierdzić miesiąc?
W sekcji Czasy jest karta miesięczna: dla każdego dnia wejście, wyjście, przerwa, netto, norma i saldo. „Zmień” zamienia wiersz w formularz – popraw godziny, wpisz uzasadnienie, Enter. Stare i nowe wartości zostają w dzienniku. Gdy brakuje „Wyjścia”, jedno kliknięcie przyjmuje propozycję (norma dzienna plus przerwa); gdy brakuje całego dnia, „Uzupełnij” wypełnia wiersz poniżej. Gdy wszystko się zgadza – „Zatwierdź miesiąc”; potem miesiąc można zmienić dopiero po cofnięciu zatwierdzenia. W „Zespół w miesiącu” zatwierdzasz kilku pracowników naraz.
Jak wnioskować o urlop i o nim decydować?
W Nieobecnościach dotknij w kalendarzu pierwszego i ostatniego dnia i „Wnioskuj o urlop” – dni robocze i pozostały urlop pojawią się od razu poniżej; święta i nieobecni współpracownicy są oznaczeni. Właściciel decyduje na liście przyciskiem albo na telefonie przesunięciem (w prawo zatwierdza, w lewo odrzuca) i może cofnąć decyzję przez dziesięć minut. Przegląd roku pokazuje wszystkich jako paski, po prawej pozostały urlop.
Jak utworzyć umowę o pracę lub zaświadczenie?
Dokumenty → „Utwórz dokument”, wybierz szablon i osobę: wszystko z danych podstawowych jest wypełnione, na górze są tylko brakujące dane. Sprawdzenie i podgląd poniżej, potem „Sprawdź i utwórz PDF”. Dla kilku pracowników naraz jest „Seria”. Gdy udostępnisz dokument, osoba potwierdzi odbiór na swoim koncie. Szablony są wzorami i nie zastępują porady prawnej.
Jak pracować ze zleceniami?
Gdy klient przyjmie ofertę – ręcznie, przez link dla klienta lub podpisem – zlecenie powstaje samo, a Ty dostajesz powiadomienie. Bez oferty utwórz je w Zleceniach, także jako zdanie, np. „Pt łazienka Müller płytki”. Na stronie zlecenia są terminy, czasy, zdjęcia, zadania i dokumenty; duży przycisk przełącza dalej: rozpocznij pracę, zgłoś jako wykonane.
Jak ze zlecenia powstaje faktura?
Na stronie zlecenia „Faktura ze zlecenia“: przy ofercie powstaje faktura końcowa z jej pozycjami, faktury zaliczkowe są odliczane; otwarte czasy zlecenia dochodzą jako godziny. Bez oferty faktura powstaje z czasów. Zlecenie ma potem status „rozliczone”. Jeśli faktura zostanie anulowana, wraca do „wykonane”.
Jak mieć zadania pod kontrolą?
W Zadaniach wpisz zdanie, np. „Jutro zadzwonić do Müllera” – dzień i klient zostaną rozpoznani. Zadanie można przypisać osobie, która dostanie powiadomienie; „Moje” pokazuje, co jest u Ciebie. Odhaczenie kończy, „Cofnij” przywraca. Przypomnienia przy klientach i dokumentach są na tej samej liście – także w aplikacji.
Jak dodać zdjęcia do zlecenia i uzyskać podpis?
Przy dokumencie lub kliencie w „Zdjęcia i pliki” wybierz obrazy lub PDF – kilka naraz, zdjęcia są zmniejszane. Przy ofercie, dowodzie dostawy lub potwierdzeniu zamówienia klient podpisuje na ekranie w „Poproś o podpis”: oferta jest wtedy przyjęta, dostawa zrealizowana. Imię, czas i cel są w PDF.
Mój czas się nie zgadza, a miesiąc jest już zatwierdzony – co robić?
W Czasach przy wpisie wybierz „Wnioskuj o korektę”, wpisz właściwe godziny i uzasadnienie. Właściciel widzi wniosek na górze strony Czasy i zatwierdza lub odrzuca; dostaniesz powiadomienie. Gdy miesiąc jest zablokowany, planujący najpierw cofa zatwierdzenie.
Czy pracownicy mogą sami zgłaszać chorobę?
Tak, jeśli pozwolisz: Grafik → Szablony i zapotrzebowanie → „Pracownicy mogą sami zgłaszać chorobę”. Wtedy w „Moim planie” i aplikacji jest „Zgłoś chorobę”; zgłoszenie obowiązuje od razu, dostajesz powiadomienie, można dołączyć zaświadczenie. workes usuwa zaświadczenia rok po zakończeniu nieobecności.
Jak minął ten tydzień?
W przeglądzie jest karta „Ten tydzień”: faktury, wpływy, wydatki, przepracowane godziny, terminy i trasy z tego tygodnia, obok poprzedni tydzień. Kartę można przesunąć lub ukryć przez „Dostosuj”. Te same liczby aplikacja pokazuje jako raport tygodniowy.
Jak rozpatrzyć wniosek o korektę?
Otwarte wnioski są w „Czeka na Ciebie” w przeglądzie i na górze strony Czasy w „Wnioskach o korektę” – ze starym i nowym czasem oraz uzasadnieniem. „Zatwierdź” od razu poprawia czas, „Odrzuć” zostawia go bez zmian; osoba dostaje powiadomienie. Jeśli miesiąc jest zatwierdzony, najpierw cofnij zatwierdzenie.
Jak edytować kilka wpisów naraz?
Na listach, np. faktur czy produktów, przed każdym wierszem jest pole wyboru; pole w nagłówku zaznacza wszystkie, Shift-klik zakres. Gdy tylko coś jest zaznaczone, na dole pojawia się pasek akcji – wyślij, oznacz jako wysłane, PDF-y jako ZIP, aktywne/nieaktywne, usuń. Komunikat potem mówi, ile wykonano, a ile pominięto, i oferuje „Cofnij”.
Usunąłem coś – jak to odzyskać?
Zaraz po usunięciu przez dziesięć sekund w komunikacie na dole widać „Cofnij”. Potem usunięty element leży 90 dni w koszu (Ustawienia → Dane) i można go stamtąd przywrócić. Zamknięte dokumenty nigdy nie są usuwane, lecz stornowane – wymaga tego prawo podatkowe.
Czy mogę zmieniać wartości bezpośrednio w tabeli?
Tak, tam gdzie komórka po najechaniu pokazuje ołówek: klik, Enter lub F2 robi z niej pole, Enter lub Tab zapisuje, Esc anuluje. Przy produktach to numer, nazwa, jednostka, cena i stawka podatku, przy szkicach dokumentów termin płatności. Zamknięte dokumenty pozostają zablokowane.
Czy są skróty klawiszowe?
Ctrl + K lub „/” otwiera paletę poleceń: strony, akcje jak „Nowa faktura” czy „Uruchom monity” i wszystkie funkcje, ostatnio używane na górze. Na listach j i k przechodzą między wierszami, Enter otwiera, x zaznacza, n tworzy nowe. „?” pokazuje wszystkie skróty; znak zapytania w prawym górnym rogu otwiera pomoc do strony.
Co to jest „Jak ostatnio”?
Przycisk w „Nowa faktura” i „Nowy wydatek”, który wypełnia niekrytyczne pola jak ostatnio – klient lub dostawca, termin płatności, kategoria, stawka podatku, forma płatności. Kwoty, pozycje i numery nigdy nie są przenoszone. Zapamiętywane dla konta i firmy.
Jak najszybciej zarejestrować wydatek?
Zrób zdjęcie paragonu lub prześlij PDF – przy włączonym rozpoznawaniu workes odczyta dostawcę, datę i kwoty. Albo przekaż fakturę do skrzynki na dokumenty. Przy ręcznym wpisie pomagają „Jak ostatnio”, szybki wybór daty (Dziś, +7, koniec miesiąca) i pole kwoty, które liczy: „100+19%” daje kwotę brutto.
Gdzie zobaczę, co nowego?
W „Co nowego” (przez znak zapytania w prawym górnym rogu lub menu użytkownika) są wszystkie nowości według daty z drogą do nich. Znak zapytania liczy, czego jeszcze nie widziałeś. Tam też można wyłączyć krótkie wskazówki przy pierwszej wizycie na stronie.
Jak najszybciej przypisać płatności i transakcje bankowe?
W zakładce Bank są wszystkie otwarte transakcje, niewyjaśnione najpierw, każda z propozycją: numer faktury, kwota, nazwa klienta, płatność częściowa lub przelew zbiorczy na kilka faktur. „Przyjmij wszystkie pewne propozycje” księguje jednoznaczne za jednym razem i można to cofnąć przez dziesięć minut. Transakcję bez dopasowania przeciągnij za uchwyt na otwartą fakturę; jeśli brakuje kilku euro, zaksięguj resztę jako skonto lub opłatę.
Jak automatycznie zapisywać powtarzające się obciążenia, np. czynsz?
Przy obciążeniu wybierz „Zapisz jako wydatek” i zaznacz „zawsze tak”: workes zapamięta regułę, np. „Jeśli obciążenie zawiera „Wynajmujący”, to zapisz jako wydatek „Czynsz i media””, i odtąd zrobi to samo. Wszystkie reguły są w postaci zdań w Bank → Reguły. Powtarzające się wydatki bez transakcji bankowej lista wydatków zaproponuje, gdy przypadnie termin.
Jak szybko sprawdzić, jak poszedł miesiąc?
Raporty zaczynają się od pytań zamiast tabel: „Jak poszedł październik?”, „Kto jest mi winien najwięcej?”, „Co kosztuje mnie najwięcej?”, przebieg dwunastu miesięcy z poprzednim rokiem i to, co przypada w ciągu 30 dni. Przy włączonej AI workes podsumowuje karty w trzech zdaniach. Każdą kartę można zabrać jako CSV.
Jak doradca podatkowy dostanie wszystkie dokumenty?
W Eksportach jednym kliknięciem: ostatni miesiąc, kwartał lub rok. Paczka dla doradcy podatkowego zawiera dokumenty jako PDF, dokumenty przychodzące, wydatki, płatności i kontakty jako CSV, paczkę księgowań DATEV (jeśli ustawiona) i podsumowanie. Link do pobrania jest ważny 30 dni; na życzenie workes przypomina co miesiąc lub co kwartał.
Jak najszybciej dodać klienta?
Na górze listy klientów „Szybko dodaj klienta”: wystarczy imię, e-mail i telefon, reszta później. Jeszcze szybciej: skopiuj podpis z e-maila lub tekst wizytówki i wklej – imię, firma, adres, telefon i NIP UE zostaną rozpoznane i wpisane, ty tylko sprawdzasz. Wpisz kod pocztowy, a workes uzupełni miasto; jeśli klient już istnieje, pojawi się wskazówka z linkiem.
Jak scalić zduplikowanych klientów?
Klienci → „Duplikaty” pokazuje kontakty z tym samym e-mailem, nazwą, numerem telefonu lub adresem. Wybierz, który wpis zostaje, i dotknij „Scal”: wszystkie dokumenty, płatności, terminy, trasy i pliki należą potem do tego kontaktu, puste pola są uzupełniane. Pozostałe wpisy leżą 90 dni w koszu, a „Cofnij” znowu je rozdziela. Na liście działa to też przez pola wyboru i „Scal”.
Jak przenieść klientów z Excela lub telefonu?
Klienci → „Importuj”: wybierz plik CSV z Excela lub dotychczasowego programu albo plik vCard (.vcf) z książki adresowej. workes sam przypisze kolumny; każde przypisanie możesz zmienić i wcześniej widzisz dla każdego wiersza, co jest nowe, co już istnieje, a co jest błędne. Dopiero wtedy następuje import – a przez 10 minut cały import można cofnąć.
Jak sprawdzić, co zostanie rozliczone w przyszłym miesiącu?
W „Umowach” i „Cyklicznych” każda seria ma postać zdania, np. „Co miesiąc 1. dnia, faktura dla Müller, 120,00 €, do odwołania”, z najbliższymi terminami. Karta „Co w przyszłym miesiącu” sumuje wszystkie rozliczenia z najbliższych 31 dni. Wstrzymanie, wznowienie i zakończenie jednym kliknięciem, zmianę ceny wpisujesz od daty.
Jak ustawić automatyczne przypomnienia o płatności?
W „Automatyzacji” są gotowe reguły, np. „Jeśli wysłana faktura jest przeterminowana o 7 dni → zaproponuj przypomnienie o płatności”. Jedno kliknięcie włącza je w trybie „Obserwuj”: trafienia czekają na liście oczekujących na zatwierdzenie, nic nie jest wysyłane automatycznie. Każda reguła ma postać zdania, a dziennik pokazuje przy każdym przebiegu, których faktur to dotyczyło.
Jak jednym kliknięciem powstaje trasa dnia?
W Trasach jest „Trasa z dzisiejszych zleceń”: dowody dostawy, potwierdzenia zleceń i terminy dnia z adresem są już zaznaczone. Wybierz kierowcę (z dostępnością z grafiku), „Utwórz trasę” – workes tworzy przystanki, układa je w najlepszej kolejności i powiadamia kierowcę w jego języku. Trasy cykliczne, jak „trasa poniedziałkowa”, pojawiają się w odpowiedni dzień jako osobny przycisk.
Co widzi kierowca?
W „Moje trasy” w przeglądarce telefonu – bez aplikacji – jeden przystanek jest duży: adres, okno czasowe, notatka, „Trasa” i „Zadzwoń”. Stuknij „Na miejscu”, potem „Doręczone” (opcjonalnie z podpisem lub zdjęciem) – i na górze pojawia się następny przystanek. „Zgłoś problem” ma częste powody jako przyciski. Zapisywane są tylko czasy stuknięć, bez lokalizacji.
Jak zmienić kolejność i okna czasowe przystanków?
W trasie przeciągnij przystanki za uchwyt po lewej we właściwe miejsce (także palcem) – albo „Zaproponuj najlepszą kolejność”. Okna czasowe, minuty na miejscu i notatkę dla kierowcy zmienisz w „Okna czasowe przystanków” bezpośrednio w tabeli: kliknij komórkę, wpisz wartość, Enter. Godziny przyjazdu przeliczą się.
Jak szybko znaleźć ustawienie?
Pole wyszukiwania na górze ustawień: wpisz „termin płatności”, „IBAN”, „logo” lub „opłata za upomnienie”, Enter – strona przeskoczy do pola i je wyróżni. Ustawienia są uporządkowane według zadań (Wystawianie faktur, Otrzymywanie płatności, Zespół, W trasie, Powiadomienia, Bezpieczeństwo, Pakiet), każde ma zdanie „Do czego?”. W „Ostatnio zmienione” każdą zmianę można cofnąć.
Co zmienia rodzaj działalności?
Rzemiosło, kurier, gabinet, gastronomia, agencja lub inne: wybór ustawia dopasowane wartości (termin płatności, skonto, ważność oferty), tworzy produkty przykładowe o numerze BSP-… i – jeśli ich jeszcze nie ma – szablony zmian oraz pasujące „Pierwsze kroki”. To, co już zmieniłeś, zostaje. Przykłady usuniesz jednym kliknięciem w Ustawienia → W trasie i rodzaj działalności.
Jak dostawać mniej lub więcej powiadomień?
W Powiadomienia → Ustawienia ustalasz dla każdego rodzaju, czy przychodzi e-mailem, czy jako push w aplikacji – lista pokazuje wszystko. Czas ciszy (np. 20:00–7:00) wstrzymuje e-maile, wiadomość zbiorcza łączy je raz dziennie lub tygodniowo.
Jak zrealizować kod promocyjny?
W „Dostęp i pakiet” wpisz kod i dotknij „Sprawdź”: zobaczysz, co daje – np. „20% na Business przez 6 miesięcy” z ceną i datą końca. Dopiero „Zrealizuj teraz” go księguje. Przy rejestracji jest na to osobne pole. Jeśli Twoja firma ma uzgodnioną cenę, można zrealizować tylko przedłużenie okresu próbnego; jeśli jednocześnie trwa cena promocyjna, obowiązuje niższa.
Jak działa „Zaproś znajomych”?
Dopóki trwa akcja, właściciele znajdą „Zaproś znajomych” w menu użytkownika: skopiuj, udostępnij lub wyślij e-mailem osobisty link. Prezent pojawia się, gdy zaproszona firma opłaci pierwszą fakturę za pakiet – jako uznanie na następnej fakturze.

Słownik pojęć

Te wyjaśnienia pojawiają się także w aplikacji pod symbolem ?.

Nr VAT UE (numer identyfikacji podatkowej dla VAT)
Numer do transakcji wewnątrz UE, np. DE123456789. Wnioskujesz o niego w Federalnym Urzędzie Podatkowym. Przy wyłącznie niemieckich klientach wystarczy numer podatkowy.
Odwrotne obciążenie (obowiązek podatkowy po stronie nabywcy)
Przy niektórych usługach dla firm z innych krajów UE nie wykazujesz VAT – podatek rozlicza sam nabywca. Na fakturze musi wtedy znaleźć się odpowiednia adnotacja.
Traktowanie podatkowe (odwrotne obciążenie, UE, kraj trzeci)
Na każdy dokument: zwykłe opodatkowanie z VAT, odwrotne obciążenie dla usług dla firm w innych krajach UE lub określonych przypadków krajowych (§ 13b UStG), zwolniona dostawa wewnątrzwspólnotowa (§ 4 nr 1b UStG) lub eksport do kraju trzeciego (§ 4 nr 1a UStG). Bez VAT workes umieszcza na dokumencie obowiązkową adnotację i NIP UE klienta; obroty unijne pojawiają się w informacji podsumowującej w Raportach.
ZUGFeRD
Plik PDF, w którym dane faktury dołączone są dodatkowo w postaci czytelnej maszynowo. Odbiorca widzi zwykły PDF, ale jego program może wczytać dane bezpośrednio.
Stawka podatku
Procentowa stawka VAT dla pozycji. Zwykle 19 %, obniżona 7 % (np. książki, żywność), 0 % przy usługach zwolnionych.
Netto / brutto
Netto to cena bez VAT, brutto to cena z VAT – czyli to, co klient faktycznie płaci.
Podatek od towarów i usług (VAT)
Podatek, który doliczasz do swoich usług i odprowadzasz do urzędu skarbowego. W Niemczech zwykle 19 %, dla niektórych usług 7 %.
VAT naliczony
VAT, który sam zapłaciłeś przy zakupach. Możesz go rozliczyć z VAT-em należnym (zobowiązanie z tytułu VAT).
Zwolnienie dla małych przedsiębiorców (§ 19 UStG)
Kto mieści się poniżej określonych progów obrotu, może zrezygnować z VAT. Wtedy na fakturach nie wolno wykazywać VAT – workes dodaje obowiązkową adnotację automatycznie.
Próg małego przedsiębiorcy (§ 19 ust. 1 UStG)
Od 2025: małym przedsiębiorcą jest ten, kto w poprzednim roku miał najwyżej 25.000 € obrotu całkowitego i w bieżącym roku nie przekracza 100.000 €. Po przekroczeniu 100.000 € zwolnienie kończy się natychmiast – obrót przekraczający próg jest opodatkowany, wcześniejsze obroty pozostają zwolnione. Liczy się według wpływu płatności, bez VAT; obroty zwolnione według § 4 nr 8 i nast. UStG nie są liczone i należałoby je odjąć. W roku założenia próg 25.000 € dotyczy bieżącego roku. Sygnalizacja w analizach nie zastępuje doradztwa podatkowego.
Data wykonania / okres wykonania usługi
Dzień lub okres, w którym wykonano usługę. Obowiązkowa informacja na fakturze – przy usługach miesięcznych np. „01.08. – 31.08.”.
Termin płatności
Dzień, do którego klient ma zapłacić. Po tej dacie faktura jest po terminie i można wysłać wezwanie.
Kalkulacja (wewnętrzna)
Twoje planowane koszty do oferty albo faktury: godziny własne, materiał, usługi obce, dojazdy. Widoczne tylko wewnętrznie – nigdy na dokumentach, w eksportach ani w wyszukiwarce.
Planowana nadwyżka
Cena netto minus planowane koszty wraz z buforem ryzyka. Wielkość planistyczna do decyzji cenowych – nie zrealizowany zysk, bo brak w niej podatków, kosztów ogólnych i nieściągalnych należności.
Plan rozliczeń
Plan tego, co i kiedy ma być rozliczone w ramach umowy (ryczałty za okres, kamienie milowe, zatwierdzenia). Jeśli dla wymagalnego okresu brakuje faktury, pojawia się wskazówka kontrolna – faktury powstają wyłącznie po Twoim kliknięciu.
Tryby automatyzacji
Podgląd pokazuje tylko, co by się stało. Obserwacja odkłada podpowiedzi do zatwierdzenia. Tryb aktywny tworzy wezwania automatycznie (bez wysyłki). Jeden centralny przełącznik wstrzymuje wszystko.
Skonto
Upust, gdy klient płaci szczególnie szybko – np. 2 % przy zapłacie w ciągu 7 dni.
Faktury zaliczkowe
Faktura zaliczkowa to pełnoprawna faktura na część kwoty. W fakturze końcowej tego samego zlecenia zostaje odliczona.
Faktura korygująca / anulująca
Faktura korygująca (faktura anulująca) znosi zatwierdzoną fakturę w całości lub w części – następnie można wystawić nową, poprawną fakturę.
Stopnie wezwań
Przypomnienie o płatności, 1. wezwanie, 2. wezwanie: każdy stopień ma własny tekst, termin i opłatę. Opłaty za wezwanie mogą odzwierciedlać tylko rzeczywiście poniesioną szkodę z tytułu zwłoki, np. koszty pocztowe – nie własny czas pracy.
GiroCode
Kod QR na fakturze, który klient skanuje aplikacją bankową. Numer IBAN, kwota i tytuł przelewu są przejmowane automatycznie.
E-faktura / XRechnung
Faktura w postaci ustrukturyzowanego pliku XML zgodnego z europejskim standardem EN 16931. Urzędy w Niemczech wymagają formatu XRechnung; od 2025 roku firmy muszą być w stanie odbierać e-faktury.
Leitweg-ID
Identyfikator publicznych zamawiających w Niemczech. Jest wymagany w XRechnung jako referencja nabywcy.
Uproszczony rachunek nadwyżki przychodów (EÜR)
Uproszczone ustalenie zysku metodą kasową (§ 11 EStG): przychody liczą się w chwili wpływu pieniędzy, wydatki w chwili zapłaty. W workes odpowiada mu raport według płatności – przygotowanie do tego, nie zeznanie podatkowe.
Wynik według daty faktury (metoda memoriałowa)
Przychody liczą się z datą faktury, także dopóki nie jest zapłacona. To nie jest podatkowy rachunek EÜR: liczy on według chwili zapłaty (§ 11 EStG). Do tego służy w raporcie widok według płatności.
Metoda kasowa w VAT (§ 20 UStG)
Za zgodą urzędu skarbowego VAT jest należny dopiero z chwilą wpływu pieniędzy, a nie już z wystawieniem faktury. Jeśli to zaznaczono, raport i przegląd pokazują najpierw widok według płatności. Ustawienie nie wpływa na Twoje dokumenty.
Okres deklaracji
Jak często składasz deklarację wstępną VAT (§ 18 ust. 2 UStG): regułą jest kwartał, miesięcznie przy ponad 9 000 € do zapłaty w poprzednim roku lub w pierwszych dwóch latach po założeniu. Okres podaje urząd skarbowy. Termin: 10. dzień po zakończeniu okresu.
Załącznik EÜR (przygotowanie)
Wiersze załącznika EÜR z kwotami z workes – przychody wg wpływu, zapłacone wydatki wg kategorii. Amortyzacji, personelu, kosztów pojazdu i płatności do urzędu workes nie zna; uzupełnij je w ELSTER lub z doradcą podatkowym.
Nierozliczone pozycje
Wszystkie faktury, które nie zostały (w pełni) opłacone.
Zobowiązanie z tytułu VAT
VAT należny minus zapłacony VAT naliczony – kwota, która trafia do urzędu skarbowego (albo podlega zwrotowi).