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Guida e domande frequenti

Risposte alle domande frequenti e un glossario dei termini tecnici più importanti. Non hai trovato quello che cercavi?

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Primi passi

  1. Crea un account e conferma l’indirizzo e-mail
  2. Configura l’azienda: indirizzo, codice fiscale, coordinate bancarie, logo
  3. Crea clienti e prodotti (oppure scrivili direttamente nel documento)
  4. Emetti, finalizza e invia la prima fattura
  5. Assegna l’incasso e hai finito

Domande frequenti

Come creo la mia prima fattura?
Dopo la registrazione configuri la tua azienda (indirizzo, codice fiscale, coordinate bancarie). Poi: Fatture → «Crea una fattura», scegli il cliente o scrivi l’indirizzo, inserisci le voci, «Salva e finalizza». Alla finalizzazione viene assegnato il numero di fattura; poi invii il PDF via e-mail.
Come modifico una fattura finalizzata?
Come titolare la riapri con “Modifica” – per 24 ore dopo l’invio o il primo scaricamento come PDF, stampa o XML, indicando un motivo: il numero resta, la versione precedente viene conservata, il nuovo PDF riporta la nota sulla versione corretta e lo invii di nuovo. È bloccato non appena è registrato un pagamento, la fattura è stornata o sono passate le 24 ore. Allora scegli in “Altro” la voce “Rettifica fattura”: workes crea una fattura di storno e una nuova bozza con lo stesso contenuto, che correggi e concludi.
Quali dati deve contenere una fattura?
Nome e indirizzo tuoi e del cliente, il tuo codice fiscale o la partita IVA UE, numero e data della fattura, data o periodo della prestazione, quantità e natura della prestazione, imponibile suddiviso per aliquota insieme alle eventuali riduzioni concordate come lo sconto cassa, aliquota e imposta (oppure la nota sul § 19 UStG o su un’esenzione dall’imposta). workes inserisce i tuoi dati nella posizione prevista; prima della finalizzazione il controllo della fattura mostra i principali dati mancanti.
In quali lingue posso creare documenti?
L’interfaccia è disponibile in 12 lingue, i documenti in Deutsch, Türkçe, Русский, English, Polski, Română, Українська, Shqip, Italiano, Hrvatski, Български, ქართული. La lingua dell’interfaccia si sceglie dal menu, quella del documento si imposta per ogni cliente o singolo documento: testi standard e formati di data e numeri si adattano.
Come funziona la riconciliazione bancaria?
Esporta i tuoi movimenti dalla banca online in formato CSV e carica il file in Pagamenti → Riconciliazione bancaria. workes riconosce i numeri di fattura nella causale e propone la fattura giusta. Non servono le credenziali della tua banca.
Che cos’è una fattura elettronica e mi serve?
Una fattura elettronica è un file XML conforme allo standard EN 16931 (in Germania XRechnung; ZUGFeRD combina PDF e XML). Le pubbliche amministrazioni richiedono XRechnung; dal 2025 le imprese devono poter ricevere fatture elettroniche. workes genera file XRechnung e legge le fatture elettroniche in arrivo.
Il mio commercialista può accedere ai dati?
Sì, nei pacchetti Business e Team: invitalo con il ruolo «Contabilità». Vede documenti, contatti, pagamenti e report, può esportare ma non modificare nulla. In alternativa gli consegni il pacchetto per il commercialista (ZIP) ogni trimestre o ogni anno.
workes sostituisce la mia contabilità o la dichiarazione dei redditi?
No. workes è una soluzione per la fatturazione e la contabilità preparatoria: raccoglie entrate, spese e documenti e li analizza. La liquidazione IVA, il conto delle eccedenze o il bilancio li prepari tu o il tuo commercialista su questa base.
Quanto sono al sicuro i miei dati?
Connessione cifrata, autenticazione a due fattori, blocco dopo tentativi falliti, registro delle operazioni importanti, netta separazione degli account aziendali e backup regolari. I dettagli si trovano nell’informativa sulla privacy e nel contratto di trattamento dei dati.
Per quanto tempo devo conservare le fatture?
Dal 2025 in Germania valgono 8 anni per fatture e documenti contabili e 10 anni per libri, inventari e bilanci annuali. Esporti regolarmente un pacchetto per il commercialista e lo conservi anche in locale.
Come scrivo una fattura nel modo più rapido?
Scegli il cliente – termini di pagamento, sconto e sconto cassa del cliente vengono ripresi. Nella voce tocca o digita un prodotto: prezzo, unità e aliquota sono già compilati. Invio passa a quantità e prezzo, la riga successiva compare da sola. Nella barra in basso vedi netto, IVA e lordo mentre scrivi. «Come l’ultima volta» compila cliente e condizioni come nell’ultima fattura, «Blocco di testo» inserisce introduzioni e testi finali salvati. Alla fine «Salva e finalizza» – solo allora viene assegnato il numero.
Come si trasforma un preventivo in fattura?
Nel preventivo tocca «Converti» e scegli cosa creare: fattura, conferma d’ordine, documento di trasporto, fattura d’acconto o finale. Se vuoi, riprendi solo alcune voci o quantità parziali (fattura parziale, consegna parziale) oppure un acconto in percentuale. La fattura finale detrae da sola gli acconti dell’ordine. Si crea sempre una bozza da controllare.
Come sollecito più fatture in una volta?
In Solleciti, in alto c’è il giro di solleciti: tutte le fatture sollecitabili sono spuntate, con livello, spesa e destinatario. «Vedi testo» mostra sollecito ed e-mail, togliere la spunta esclude una fattura, un clic crea e invia tutto. Senza indirizzo e-mail il sollecito viene solo creato. Ciò che non è stato inviato si può annullare subito; con l’IA attiva workes propone un testo per i solleciti creati.
Come pianifico la settimana nel modo più rapido?
Nel piano turni scelga un modello come pennello (ad es. «Mattina 6–14») e tocchi le celle o ci passi sopra tenendo premuto il mouse o il dito; la gomma cancella. Senza pennello, il tocco apre la finestra di scelta con orari, luogo e copia. Al computer un turno si può trascinare in un'altra cella; con Ctrl o Alt viene copiato. «Altro» → «Riprendi la settimana scorsa» o «Crea piano automaticamente» riempie la settimana, «Pubblica» avvisa il team.
Come funzionano i turni aperti e lo scambio turni?
Inserisca un turno senza collaboratore nella riga «Turni aperti». Dopo la pubblicazione lo vedono in «Il mio piano» tutti i collaboratori a cui va bene e lo prendono – subito o dopo la sua conferma, a seconda dell'impostazione. Allo stesso modo i collaboratori offrono i propri turni a tutti o a una persona; se qualcuno accetta, lei conferma (oppure vale subito). Vengono controllati doppia assegnazione, riposo di undici ore e assenze; ogni passaggio viene notificato e registrato.
Come indicano i collaboratori quando sono disponibili?
In «Il mio piano» → «La mia disponibilità»: per giorno della settimana o per singoli giorni «non disponibile», «preferibilmente libero» o «volentieri», se necessario con orario. Per i collaboratori senza account lo inserisce chi pianifica nella pagina del collaboratore. Il piano lo mostra nelle celle, avvisa in caso di «non disponibile» e la proposta settimanale ne tiene conto.
Come crea workes automaticamente il piano turni?
In alto nel piano turni tocca “Crea piano automaticamente”: scegli il periodo (da una settimana a un mese), la distribuzione e se le bozze esistenti restano. “Misti nella settimana” è l’impostazione predefinita: ogni persona riceve turni diversi nella settimana, con undici ore di riposo in mezzo. “Cambio settimanale” significa: per una settimana lo stesso turno, poi il successivo – mattina, pomeriggio, notte. Con “Turni fissi” ognuno mantiene il proprio turno. workes ricorda la scelta. L’anteprima mostra il motivo di ogni turno, le ore di ciascuno rispetto al monte ore previsto (+/−, con motivo se sono poche), le ore totali di tutti e le scoperture; le scoperture si possono pubblicare come turni aperti. Si salva solo con “Applica”, per dieci minuti si può annullare.
Dove vedo le ore pianificate rispetto al monte ore previsto?
Nel piano turni accanto a ogni persona trovi il tempo pianificato della settimana o del mese, il monte ore previsto e la differenza (+/−); la riga “Totale” somma tutti. Il calcolo è netto: durata del turno meno pausa. Finché è aperta una proposta di “Crea piano automaticamente”, i turni proposti contano già. L’app mostra gli stessi valori.
Come inserisco un desiderio sul turno?
In «Il mio piano», alla voce «Desideri sui turni», scegli «Aggiungi desiderio»: che cosa (solo questo turno, volentieri, non questo turno, non disponibile, preferibilmente libero), quale turno, quando (ogni giorno, in un giorno della settimana o in un giorno) e per quanto (vuoto = senza scadenza). Il piano automatico rispetta sempre «non» e «solo», «volentieri» e «preferibilmente libero» dove possibile. Per i dipendenti senza account il desiderio lo inserisce chi pianifica nella pagina del dipendente.
Qual è il modo più rapido per inserire un appuntamento?
Scrivi una frase in alto nel calendario, ad esempio «ven 14:00 sopralluogo Müller»: workes legge giorno, ora e titolo e mostra un’anteprima – non viene salvato nulla finché non fai clic su «Salva». Oppure tocca uno spazio libero nella vista settimana, giorno o mese. Sposti un appuntamento trascinandolo altrove e ne cambi la durata dal bordo inferiore. Per gli appuntamenti ricorrenti workes chiede se intendi solo questo o tutta la serie; «Annulla» ripristina tutto.
Come possono i clienti prenotare un appuntamento online?
Nel calendario, alla voce «Prenotazione online», definisci servizi con durata, orari settimanali e regole e attivi la pagina. I tuoi clienti vi scelgono un servizio, un giorno e un orario libero; orari occupati, festivi e pause li considera workes. A seconda dell’impostazione l’appuntamento è subito confermato oppure è una richiesta che confermi o rifiuti nel calendario. Il cliente riceve un’e-mail con il file del calendario e un link per annullare.
Come invito un cliente a un appuntamento?
Nell’appuntamento, sotto «Altro», scegli il cliente e spunta «Invia l’invito via e-mail con il file del calendario» – al cliente serve un indirizzo e-mail. L’e-mail parte nella sua lingua. Se in seguito modifichi l’appuntamento, workes invia su richiesta la modifica; eliminandolo puoi inviare una disdetta.
Come correggo gli orari di lavoro e approvo il mese?
In Orari trovi il foglio mensile: per ogni giorno entrata, uscita, pausa, netto, previsto e saldo. «Modifica» trasforma la riga in un modulo – correggi gli orari, inserisci il motivo, Invio. I valori vecchi e nuovi restano nel registro. Se manca l'«Uscita», un clic accetta la proposta (previsto giornaliero più pausa); se manca un'intera giornata, «Aggiungi» precompila la riga sottostante. Quando tutto è corretto, «Approva il mese» – dopo di che il mese si può modificare solo ritirando l'approvazione. In «Team nel mese» approvi più dipendenti insieme.
Come chiediamo e decidiamo le ferie?
In Assenze tocca nel calendario il primo e l'ultimo giorno e «Richiedi ferie» – i giorni lavorativi e le ferie residue compaiono subito sotto; festivi e colleghi assenti sono evidenziati. Il titolare decide nell'elenco con un pulsante o sul telefono scorrendo (destra approva, sinistra rifiuta) e può annullare la decisione per dieci minuti. La panoramica annuale mostra tutti come strisce, a destra le ferie residue.
Come creo un contratto di lavoro o un certificato?
Documenti → “Crea documento”, scegli il modello e la persona: tutto dai dati anagrafici è precompilato, in alto ci sono solo i dati mancanti. Controllo e anteprima sono sotto, poi “Controlla e crea PDF”. Per più dipendenti insieme c’è “Serie”. Se condividi il documento, la persona ne conferma la ricezione nel suo account. I modelli sono esempi e non sostituiscono una consulenza legale.
Come lavoro con gli ordini?
Quando il cliente accetta un preventivo – a mano, tramite il link cliente o con la firma – l’ordine nasce da solo e ricevi una notifica. Senza preventivo lo crei in Ordini, anche come frase, ad es. “Ven bagno Müller piastrelle”. Nella pagina dell’ordine ci sono appuntamenti, tempi, foto, attività e documenti; il pulsante grande lo fa avanzare: inizia il lavoro, segnala come completato.
Come nasce la fattura da un ordine?
Nella pagina dell’ordine, “Fattura dall’ordine”: con un preventivo si crea la fattura finale con le sue voci e le fatture d’acconto vengono detratte; i tempi aperti dell’ordine si aggiungono come ore. Senza preventivo la fattura nasce dai tempi. L’ordine è poi “fatturato”. Se la fattura viene stornata, torna “completato”.
Come tengo d’occhio le attività?
In Attività scrivete una frase come «Domani chiamare Müller» – giorno e cliente vengono riconosciuti. Un’attività può essere assegnata a una persona, che riceve un avviso; «Mie» mostra quelle che spettano a voi. La spunta la completa, «Annulla» la riporta. I promemoria su clienti e documenti compaiono nella stessa lista – anche nell’app.
Come allego foto a un lavoro e lo faccio firmare?
Su un documento o un cliente scegliete immagini o PDF in «Foto e file» – più insieme, le foto vengono ridotte. Su offerta, DDT o conferma d’ordine il cliente firma sullo schermo in «Fai firmare»: l’offerta risulta accettata, il DDT consegnato. Nome, momento e scopo compaiono nel PDF.
Il mio orario è sbagliato ma il mese è già approvato – cosa faccio?
In Orari scegliete «Richiedi correzione» sulla voce e inserite gli orari corretti e un motivo. Il titolare vede la richiesta in cima alla pagina Orari e approva o respinge; riceverete un avviso. Se il mese è bloccato, chi pianifica ritira prima l’approvazione.
I dipendenti possono segnalare da soli la malattia?
Sì, se lo consentite: Turni → Modelli e fabbisogno → «I dipendenti possono segnalare la malattia da soli». Allora in «Il mio piano» e nell’app c’è «Segnala malattia»; vale subito, ricevete un avviso, si può allegare un certificato. workes elimina i certificati un anno dopo la fine dell’assenza.
Com’è andata questa settimana?
Nella panoramica c’è la scheda «Questa settimana»: fatture, incassi, spese, ore lavorate, appuntamenti e giri della settimana, accanto alla settimana precedente. Con «Personalizza» la scheda si sposta o si nasconde. Le stesse cifre l’app le mostra come resoconto settimanale.
Come decido una richiesta di correzione?
Le richieste aperte compaiono in «Ti aspetta» nella panoramica e in cima alla pagina Ore sotto «Richieste di correzione» – con orario vecchio e nuovo e motivazione. «Approva» corregge subito l’orario, «Rifiuta» lo lascia com’era; la persona viene avvisata. Se il mese è approvato, ritiri prima l’approvazione.
Come modifico più voci insieme?
Negli elenchi come fatture o prodotti c’è una casella davanti a ogni riga; la casella nell’intestazione seleziona tutto, Maiusc-clic un intervallo. Appena qualcosa è selezionato, in basso compare una barra con le azioni – invia, segna come inviato, PDF come ZIP, attivo/inattivo, elimina. Il messaggio successivo dice quanti sono stati eseguiti e quanti saltati e offre “Annulla”.
Ho eliminato qualcosa – come lo recupero?
Subito dopo l’eliminazione, nel messaggio in basso compare per dieci secondi “Annulla”. Poi l’elemento eliminato resta 90 giorni nel cestino (Impostazioni → Dati) e si può recuperare da lì. I documenti chiusi non si eliminano mai, si stornano – lo richiede la normativa fiscale.
Posso modificare i valori direttamente nella tabella?
Sì, dove una cella mostra una matita al passaggio del mouse: clic, Invio o F2 la trasformano in campo, Invio o Tab salvano, Esc annulla. Per i prodotti sono numero, nome, unità, prezzo e aliquota, per le bozze dei documenti la scadenza. I documenti chiusi restano bloccati.
Ci sono scorciatoie da tastiera?
Ctrl + K o “/” apre la tavolozza dei comandi: pagine, azioni come “Nuova fattura” o “Avvia solleciti” e tutte le funzioni, gli usati di recente in alto. Negli elenchi j e k scorrono le righe, Invio apre, x seleziona, n crea qualcosa di nuovo. “?” mostra tutte le scorciatoie; il punto interrogativo in alto a destra apre l’aiuto della pagina.
Cos’è “Come l’ultima volta”?
Un pulsante in “Nuova fattura” e “Nuova spesa” che compila i campi non critici come l’ultima volta – cliente o fornitore, termine di pagamento, categoria, aliquota, metodo di pagamento. Importi, righe e numeri non vengono mai ripresi. Viene memorizzato per account e azienda.
Come registro una spesa più velocemente?
Fotografa la ricevuta o caricala come PDF – con il riconoscimento attivo workes legge fornitore, data e importi. Oppure inoltra la fattura alla casella dei documenti. A mano aiutano “Come l’ultima volta”, la scelta rapida della data (Oggi, +7, fine mese) e il campo importo che calcola: “100+19%” dà l’importo lordo.
Dove vedo le novità?
In “Novità” (dal punto interrogativo in alto a destra o dal menu utente) ci sono tutte le novità per data con il percorso per raggiungerle. Il punto interrogativo conta ciò che non hai ancora visto. Lì si possono anche disattivare i brevi suggerimenti alla prima visita di una pagina.
Come abbino più rapidamente pagamenti e movimenti bancari?
In Banca trovi tutti i movimenti aperti, prima quelli non chiariti, ognuno con un suggerimento: numero di fattura, importo, nome del cliente, pagamento parziale o bonifico cumulativo su più fatture. “Accetta tutti i suggerimenti sicuri” registra quelli univoci in un colpo solo e si può annullare per dieci minuti. Un movimento senza corrispondenza lo trascini dalla maniglia su una fattura aperta; se mancano pochi euro, registra il resto come sconto o commissione.
Come registro automaticamente addebiti ricorrenti come l’affitto?
Su un addebito scegli “Registra come spesa” e spunta “sempre così”: workes memorizza la regola, ad es. “Se un addebito contiene “Locatore”, allora registra come spesa “Affitto e utenze””, e da allora lo fa da solo. Tutte le regole sono elencate come frasi in Banca → Regole. Le spese ricorrenti senza movimento bancario le propone l’elenco spese appena sono in scadenza.
Come vedo velocemente com’è andato il mese?
I report iniziano con domande invece che tabelle: “Com’è andato ottobre?”, “Chi mi deve di più?”, “Cosa mi costa di più?”, l’andamento di dodici mesi con l’anno precedente e cosa scade nei prossimi 30 giorni. Con l’IA attiva, workes riassume le schede in tre frasi. Ogni scheda si può portare via come CSV.
Come riceve il commercialista tutti i documenti?
In Esportazioni con un clic: mese scorso, trimestre scorso o anno scorso. Il pacchetto per il commercialista contiene documenti in PDF, documenti in entrata, spese, pagamenti e contatti in CSV, il lotto DATEV (se configurato) e un riepilogo. Il link di download vale 30 giorni; se vuoi, workes ti avvisa ogni mese o trimestre.
Qual è il modo più rapido per aggiungere un cliente?
In cima all’elenco clienti, “Aggiungi cliente rapidamente”: bastano nome, e-mail e telefono, il resto dopo. Ancora più veloce: copia la firma di un’e-mail o il testo di un biglietto da visita e incollalo – nome, azienda, indirizzo, telefono e partita IVA vengono riconosciuti e inseriti, devi solo controllare. Digita il CAP e workes aggiunge la città; se il cliente esiste già, appare un avviso con link.
Come unisco i clienti duplicati?
Clienti → “Duplicati” mostra i contatti con stessa e-mail, nome, telefono o indirizzo. Scegli quale voce resta e tocca “Unisci”: tutti i documenti, pagamenti, appuntamenti, giri e file passano a quel contatto, i campi vuoti vengono completati. Le altre voci restano 90 giorni nel cestino e “Annulla” le separa di nuovo. Nell’elenco funziona anche con le caselle e “Unisci”.
Come importo i miei clienti da Excel o dal telefono?
Clienti → “Importa”: scegli un file CSV da Excel o dal programma precedente oppure un file vCard (.vcf) dalla rubrica. workes associa da solo le colonne; puoi modificare ogni associazione e vedi prima, riga per riga, cosa è nuovo, cosa esiste già e cosa è errato. Solo allora avviene l’importazione – e per 10 minuti l’intera importazione si può annullare.
Come vedo cosa verrà fatturato il mese prossimo?
In “Contratti” e “Ricorrenti” ogni serie appare come frase, ad es. “Ogni mese il giorno 1, fattura a Müller, 120,00 €, fino a revoca”, con le prossime date. La scheda “Cosa succede il mese prossimo” somma tutte le fatturazioni dei prossimi 31 giorni. Sospendi, riprendi e termina con un clic; una variazione di prezzo si inserisce da una data.
Come imposto i solleciti di pagamento automatici?
In “Automazione” ci sono regole pronte come “Se una fattura inviata è scaduta da 7 giorni → proponi un sollecito di pagamento”. Un clic le attiva in modalità “Osserva”: i risultati attendono nella lista d’attesa la tua approvazione, nulla viene mai inviato automaticamente. Ogni regola è scritta come frase e il registro mostra per ogni esecuzione quali fatture sono state coinvolte.
Come si crea il giro del giorno con un clic?
In Giri trovi “Giro dagli ordini di oggi”: bolle, conferme d'ordine e appuntamenti del giorno con indirizzo sono già spuntati. Scegli l'autista (con disponibilità dal piano turni), “Crea giro” – workes crea le fermate, le mette nell'ordine migliore e avvisa l'autista nella sua lingua. I giri ricorrenti come il “giro del lunedì” compaiono nel giorno giusto come pulsante proprio.
Cosa vede l'autista?
In “I miei giri” nel browser del telefono – senza app – una fermata è in grande: indirizzo, fascia oraria, nota, “Percorso” e “Chiama”. Tocca “Arrivato”, poi “Consegnato” (a scelta con firma o foto) – e in alto compare la fermata successiva. “Segnala problema” ha i motivi frequenti come pulsanti. Si salvano solo gli orari dei tocchi, nessuna posizione.
Come cambio ordine e fasce orarie delle fermate?
Nel giro trascina le fermate dalla maniglia a sinistra al posto giusto (anche col dito) – oppure “Proponi l'ordine migliore”. Fasce orarie, minuti sul posto e nota per l'autista si cambiano in “Fasce orarie delle fermate” direttamente nella tabella: clic sulla cella, digita il valore, Invio. Gli orari di arrivo si ricalcolano.
Come trovo velocemente un'impostazione?
Campo di ricerca in alto nelle impostazioni: digita “termine di pagamento”, “IBAN”, “logo” o “spese di sollecito”, Invio – la pagina salta al campo e lo evidenzia. Le impostazioni sono ordinate per attività (Scrivere fatture, Ricevere pagamenti, Team, In viaggio, Notifiche, Sicurezza, Pacchetto), ognuna con una frase “A cosa serve?”. In “Modificate di recente” ogni modifica si può annullare.
A cosa serve il tipo di attività?
Artigianato, corriere, studio, ristorazione, agenzia o altro: la scelta imposta valori adatti (termine di pagamento, sconto, validità offerta), crea prodotti di esempio numerati BSP-… e – se non ci sono – modelli di turno, più i “Primi passi” adatti. Ciò che hai già modificato resta. Gli esempi si rimuovono con un clic in Impostazioni → In viaggio e tipo di attività.
Come ricevo meno o più notifiche?
In Notifiche → Impostazioni scegli per tipo se arriva per e-mail o come push nell'app – l'elenco mostra tutto. Le fasce di silenzio (es. 20:00–7:00) trattengono le e-mail, il riepilogo le raggruppa una volta al giorno o alla settimana.
Come riscatto un codice promozionale?
In “Accesso e pacchetto” inserisci il codice e tocca “Verifica”: vedi cosa fa – ad es. “20 % su Business per 6 mesi” con prezzo e data di fine. Solo “Riscatta ora” lo registra. Alla registrazione c’è un campo apposito. Se per la tua azienda vale un prezzo concordato, si può riscattare solo un prolungamento della prova; se contemporaneamente c’è un prezzo promozionale, vale il più conveniente.
Come funziona “Invita amici”?
Finché la promozione è attiva, i titolari trovano “Invita amici” nel menu utente: copiare, condividere o inviare via e-mail il link personale. Il regalo arriva quando l’azienda invitata ha pagato la prima fattura del pacchetto, come accredito sulla prossima fattura.

Glossario

Queste spiegazioni compaiono anche nell’applicazione dietro il simbolo «?».

Partita IVA UE (numero di identificazione IVA)
Un numero per le operazioni all’interno dell’UE, ad esempio DE123456789. Si richiede all’Ufficio federale centrale delle imposte. Per clienti esclusivamente tedeschi basta il codice fiscale.
Inversione contabile (debitore d’imposta il destinatario della prestazione)
Per certe prestazioni verso aziende di altri Paesi UE non esponi l’IVA: è il cliente a tassare la prestazione. Sulla fattura deve allora comparire una nota corrispondente.
Trattamento fiscale (reverse charge, UE, paese terzo)
Per documento: tassazione ordinaria con IVA, reverse charge per prestazioni a imprese di altri paesi UE o determinati casi interni (§ 13b UStG), cessione intracomunitaria non imponibile (§ 4 n. 1b UStG) o esportazione in un paese terzo (§ 4 n. 1a UStG). Senza IVA, workes inserisce nel documento la dicitura obbligatoria e la partita IVA del cliente; le operazioni UE compaiono nell’elenco riepilogativo sotto Report.
ZUGFeRD
Un PDF in cui i dati della fattura sono forniti anche in forma leggibile dalle macchine. Il destinatario vede un normale PDF, ma il suo programma può leggere i dati direttamente.
Aliquota
La percentuale di IVA su una voce. Di norma 19 %, ridotta 7 % (ad esempio libri, alimentari), 0 % per le prestazioni esenti.
Netto / lordo
Il netto è il prezzo senza IVA, il lordo è il prezzo IVA inclusa, cioè quanto paga effettivamente il cliente.
Imposta sul valore aggiunto (IVA)
L’imposta che aggiungi alle tue prestazioni e versi al fisco. In Germania di norma il 19 %, per alcune prestazioni il 7 %.
IVA a credito
L’IVA che hai pagato tu stesso sugli acquisti. Puoi compensarla con l’IVA incassata (IVA da versare).
Regime dei piccoli imprenditori (§ 19 UStG)
Chi resta sotto certe soglie di fatturato può rinunciare all’IVA. In quel caso sulle fatture non si può esporre l’IVA: workes inserisce automaticamente la nota obbligatoria.
Soglia piccole imprese (§ 19 c. 1 UStG)
Dal 2025: è piccola impresa chi nell'anno precedente ha avuto un fatturato complessivo di al massimo 25.000 € e nell'anno in corso non supera i 100.000 €. Se i 100.000 € vengono superati, il regime cessa immediatamente – la vendita che supera la soglia è imponibile, le precedenti restano esenti. Si conta per data di incasso, IVA esclusa; le operazioni esenti ai sensi del § 4 n. 8 e segg. UStG non contano e andrebbero sottratte. Nell'anno di fondazione il limite di 25.000 € vale per l'anno in corso. Il semaforo nei report non sostituisce la consulenza fiscale.
Data o periodo della prestazione
Il giorno o il periodo in cui è stata resa la prestazione. È un dato obbligatorio in fattura: per prestazioni mensili, ad esempio «01.08. – 31.08.».
Scadenza
Il giorno entro cui il cliente deve pagare. Dopo, la fattura è scaduta e si può sollecitare.
Calcolo (interno)
I tuoi costi pianificati per un preventivo o una fattura: ore proprie, materiali, prestazioni di terzi, trasferte. Visibili solo internamente, mai sui documenti, nelle esportazioni o nella ricerca.
Eccedenza pianificata
Prezzo netto meno i costi pianificati, margine di rischio compreso. È un valore di pianificazione per le decisioni di prezzo, non un utile realizzato, perché mancano imposte, costi generali e mancati incassi.
Piano di fatturazione
Il piano di che cosa fatturare di un contratto e quando (canoni per periodo, milestone, approvazioni). Se per un periodo in scadenza manca la fattura compare un avviso da verificare: le fatture nascono solo con un tuo clic.
Modalità di automazione
L’anteprima mostra solo che cosa succederebbe. L’osservazione deposita proposte da approvare. La modalità attiva crea i solleciti automaticamente (senza inviarli). Un interruttore centrale sospende tutto.
Sconto cassa
Una riduzione di prezzo quando il cliente paga molto in fretta, ad esempio 2 % con pagamento entro 7 giorni.
Fatture di acconto
La fattura di acconto è una fattura a tutti gli effetti su un importo parziale. Nella fattura finale dello stesso ordine viene poi detratta.
Nota di credito / fattura di storno
Una nota di credito (fattura di storno) annulla in tutto o in parte una fattura finalizzata: dopo si può emettere una nuova fattura corretta.
Livelli di sollecito
Promemoria di pagamento, primo sollecito, secondo sollecito: ogni livello ha testo, termine e spesa propri. Le spese di sollecito possono coprire soltanto il danno da ritardo effettivamente subito, ad esempio le spese postali – non il tuo tempo di lavoro.
GiroCode
Un codice QR sulla fattura che il cliente scansiona con l’app bancaria. IBAN, importo e causale vengono ripresi automaticamente.
Fattura elettronica / XRechnung
Una fattura come file XML strutturato secondo lo standard europeo EN 16931. Le amministrazioni tedesche richiedono la XRechnung; dal 2025 le imprese devono poter ricevere fatture elettroniche.
Leitweg-ID
Un identificativo delle amministrazioni pubbliche in Germania. Serve come riferimento dell’acquirente nella fattura XRechnung.
Conto delle eccedenze di entrate (EÜR)
Una determinazione semplificata dell’utile secondo il criterio di cassa (§ 11 EStG): le entrate contano quando arriva il denaro, le spese quando sono pagate. In workes le corrisponde il report per pagamento: una preparazione, non una dichiarazione dei redditi.
Risultato per data della fattura (criterio di competenza)
Le entrate contano con la data della fattura, anche finché non è pagata. Non è il conto fiscale EÜR: questo segue il momento del pagamento (§ 11 EStG). Per questo il report offre la vista per pagamento.
IVA per cassa (§ 20 UStG)
Con l’autorizzazione dell’ufficio delle imposte devi l’IVA solo quando arriva il denaro, non già con la fattura. Se è attivato, il report e la panoramica mostrano prima la vista per pagamento. L’impostazione non incide sui tuoi documenti.
Periodo della dichiarazione
Con quale frequenza presenti la dichiarazione IVA periodica (§ 18 c. 2 UStG): trimestrale è la regola, mensile con più di 9.000 € dovuti l'anno precedente o nei primi due anni dalla fondazione. L'ufficio delle imposte comunica il periodo. Scadenza: il 10° giorno dopo la fine del periodo.
Allegato EÜR (preparazione)
Le righe dell'allegato EÜR con gli importi di workes – ricavi per incasso, spese pagate per categoria. Ammortamenti, personale, costi del veicolo e versamenti al fisco non sono noti a workes; integrali in ELSTER o con il tuo consulente fiscale.
Partite aperte
Tutte le fatture non ancora pagate (per intero).
IVA da versare
IVA incassata meno IVA a credito pagata: l’importo che va al fisco (o che viene rimborsato).