workesWork Easy
Română
Deutsch Türkçe Русский English Polski Română Українська Shqip Italiano Hrvatski Български ქართული
AutentificareÎncepeți gratuit
Ajutor

Ajutor și întrebări frecvente

Răspunsuri la întrebări frecvente și un glosar al celor mai importanți termeni de specialitate. Nu ai găsit ce căutai?

Scrie-ne

Primii pași

  1. Creează un cont și confirmă adresa de e-mail
  2. Configurează firma: adresă, cod fiscal, cont bancar, siglă
  3. Adaugă clienți și produse (sau scrie-le direct în document)
  4. Emite, finalizează și trimite prima factură
  5. Atribuie încasarea – gata

Întrebări frecvente

Cum îmi creez prima factură?
După înregistrare îți configurezi firma (adresă, cod fiscal, cont bancar). Apoi: Facturi → „Creează o factură”, alege clientul sau scrie adresa, introdu pozițiile, „Salvează și finalizează”. La finalizare se atribuie numărul facturii; apoi trimiți fișierul PDF prin e-mail.
Cum modific o factură finalizată?
Ca proprietar o redeschideți prin „Editare” – 24 de ore după trimitere sau după prima descărcare ca PDF, tipărire sau XML, indicând un motiv: numărul rămâne, versiunea anterioară se păstrează, noul PDF poartă mențiunea versiunii corectate și îl trimiteți din nou. Este blocat după înregistrarea unei plăți, stornarea facturii sau trecerea celor 24 de ore. Atunci alegeți la „Mai mult” punctul „Corectare factură”: workes creează o factură de stornare și o nouă ciornă de factură cu același conținut, pe care o corectați și o finalizați.
Ce date trebuie să conțină o factură?
Numele și adresa ta și ale clientului, codul tău fiscal sau codul de TVA UE, numărul facturii, data facturii, data sau perioada prestării, cantitatea și natura serviciului, contravaloarea defalcată pe cote de impozit, inclusiv o reducere convenită, cum ar fi scontul, cota și valoarea impozitului (sau mențiunea privind § 19 UStG ori privind o scutire de impozit). workes așază datele tale la locul prevăzut; verificarea facturii arată înainte de finalizare cele mai importante date lipsă.
În ce limbi pot emite documente?
Interfața este disponibilă în 12 limbi, documentele în Deutsch, Türkçe, Русский, English, Polski, Română, Українська, Shqip, Italiano, Hrvatski, Български, ქართული. Limba interfeței o alegi din meniu, iar limba documentului o stabilești pentru fiecare client sau document – textele standard și formatele de dată și numere se adaptează.
Cum funcționează reconcilierea bancară?
Exportă tranzacțiile din banca online ca fișier CSV și încarcă-l la Plăți → Reconciliere bancară. workes recunoaște numerele de factură din detaliile plății și propune factura potrivită. Datele de acces la bancă nu sunt necesare.
Ce este o factură electronică și am nevoie de ea?
O factură electronică este un fișier XML conform standardului EN 16931 (în Germania XRechnung; ZUGFeRD combină PDF și XML). Autoritățile cer XRechnung; din 2025 firmele trebuie să poată primi facturi electronice. workes generează fișiere XRechnung și citește facturile electronice primite.
Poate contabilul meu să acceseze datele?
Da, în pachetele Business și Team – invit-o cu rolul „Contabilitate”. Vede documentele, contactele, plățile și rapoartele, poate exporta, dar nu poate modifica nimic. Ca alternativă, îi predai pachetul pentru contabil (ZIP) trimestrial sau anual.
Înlocuiește workes contabilitatea sau declarația mea fiscală?
Nu. workes este o soluție de facturare și de contabilitate pregătitoare: adună veniturile, cheltuielile și documentele și le analizează. Decontul de TVA, calculul excedentului de venituri sau bilanțul le întocmești tu ori contabilul tău, pe baza acestor date.
Cât de sigure sunt datele mele?
Conexiune criptată, autentificare în doi pași, blocare după încercări eșuate, jurnal al operațiunilor importante, separare strictă a conturilor de firmă și copii de siguranță periodice. Detaliile se află în politica de confidențialitate și în contractul de prelucrare a datelor.
Cât timp trebuie să păstrez facturile?
Din 2025, în Germania se aplică 8 ani pentru facturi și documente contabile și 10 ani pentru registre, inventare și situații anuale. Exportați regulat un pachet pentru contabil și păstrați-l suplimentar local.
Cum scriu cel mai rapid o factură?
Alegeți clientul – termenul de plată, reducerea și scontul clientului sunt preluate. În poziție atingeți sau tastați un produs: prețul, unitatea și cota de impozit sunt completate. Enter sare la cantitate și preț, următorul rând apare singur. În bara de jos vedeți net, TVA și brut în timp ce scrieți. „Ca data trecută” completează clientul și condițiile ca la ultima factură, „Bloc de text” inserează introduceri și texte de încheiere salvate. La final „Salvați și finalizați” – abia atunci se atribuie numărul.
Cum devine o ofertă factură?
În ofertă atingeți „Convertiți” și alegeți ce să se creeze: factură, confirmare de comandă, aviz de livrare, factură parțială sau finală. Dacă doriți, preluați doar unele poziții sau cantități parțiale (factură parțială, livrare parțială) ori un avans în procente. Factura finală deduce singură facturile parțiale ale comenzii. Se creează mereu o ciornă de verificat.
Cum somez mai multe facturi deodată?
La Somații, sus se află runda de somații: toate facturile care pot fi somate sunt bifate, cu nivel, taxă și destinatar. „Vedeți textul” arată somația și e-mailul, debifarea scoate o factură, un clic le creează și le trimite pe toate. Fără adresă de e-mail somația este doar creată. Ce nu a fost trimis poate fi anulat imediat; cu IA activată, workes propune un text pentru somațiile create.
Cum planific săptămâna cel mai rapid?
În program alegeți un șablon ca pensulă (de ex. „Dimineață 6–14”) și atingeți celulele sau trageți peste ele ținând apăsat butonul mouse-ului sau degetul; radiera șterge. Fără pensulă, atingerea deschide fereastra de selecție cu ore, loc și copiere. Pe calculator puteți trage o tură în altă celulă; cu Ctrl sau Alt este copiată. „Mai mult” → „Preluați săptămâna trecută” sau „Creează planul automat” completează săptămâna, „Publică” anunță echipa.
Cum funcționează turele libere și schimbul de ture?
Introduceți o tură fără angajat în rândul „Ture libere”. După publicare, toți angajații cărora le convine o văd la „Planul meu” și o preiau – în funcție de setare, imediat sau după confirmarea dvs. La fel, angajații își oferă turele proprii tuturor sau unei persoane; dacă cineva acceptă, confirmați dvs. (sau se aplică imediat). Se verifică alocarea dublă, repausul de unsprezece ore și absențele, iar fiecare pas este notificat și înregistrat.
Cum indică angajații când sunt disponibili?
La „Planul meu” → „Disponibilitatea mea”: pe zile ale săptămânii sau pentru zile anume „indisponibil”, „prefer liber” sau „cu plăcere”, la nevoie cu oră. Pentru angajații fără cont, planificatorul introduce acest lucru pe pagina angajatului. Programul îl arată în celule, avertizează la „indisponibil”, iar propunerea săptămânii îl ia în considerare.
Cum creează workes automat planul de ture?
Sus în planul de ture atingeți „Creează planul automat”: alegeți perioada (de la o săptămână la o lună), distribuirea și dacă ciornele existente rămân. Implicit este „Amestecat în cursul săptămânii”: fiecare persoană primește ture diferite în săptămână, cu unsprezece ore de odihnă între ele. „Schimbare săptămânală” înseamnă: o săptămână aceeași tură, apoi următoarea – dimineață, după-amiază, noapte. La „Ture fixe” fiecare își păstrează tura. workes reține alegerea. Previzualizarea arată motivul fiecărei ture, orele fiecărei persoane față de normă (+/−, cu motiv dacă sunt prea puține), totalul orelor tuturor și golurile; golurile pot fi publicate ca ture deschise. Se salvează abia la „Preia”, timp de zece minute se poate anula.
Unde văd orele planificate față de normă?
În planul de ture, lângă fiecare persoană apare timpul planificat al săptămânii sau lunii, plus norma și diferența (+/−); rândul „Total” îi adună pe toți. Se calculează net: durata turei minus pauza. Cât timp o propunere din „Creează planul automat” este deschisă, turele propuse se numără deja. Aplicația arată aceleași cifre.
Cum introduc o dorință de tură?
În „Planul meu”, la „Dorințe de tură”, alegeți „Adaugă dorință”: ce (doar această tură, cu plăcere, nu această tură, indisponibil, prefer liber), care tură, când (în fiecare zi, într-o zi a săptămânii sau într-o zi) și cât timp (gol = pe termen nelimitat). Planul automat respectă mereu „nu” și „doar”, iar „cu plăcere” și „prefer liber” unde se poate. Pentru angajații fără cont, planificatorul introduce dorința pe pagina angajatului.
Care este cea mai rapidă cale de a adăuga o programare?
Tastați o propoziție în partea de sus a calendarului, de exemplu „vin 14:00 vizionare Müller”: workes citește ziua, ora și titlul și afișează o previzualizare – nimic nu se salvează până nu apăsați „Salvează”. Sau atingeți un loc liber în vizualizarea săptămânii, zilei sau lunii. Mutați o programare trăgând-o în alt loc, iar durata o schimbați de la marginea de jos. La programările recurente, workes întreabă dacă vă referiți doar la aceasta sau la întreaga serie; „Anulează” revine asupra tuturor.
Cum pot clienții să facă o programare online?
În calendar, la „Programare online”, stabiliți servicii cu durată, ore săptămânale și reguli și activați pagina. Clienții aleg acolo un serviciu, o zi și o oră liberă; orele ocupate, sărbătorile și pauzele le ia în calcul workes. În funcție de setare, programarea este confirmată imediat sau este o cerere pe care o confirmați sau o respingeți în calendar. Clientul primește un e-mail cu fișier de calendar și un link de anulare.
Cum invit un client la o programare?
În programare, la „Mai mult”, alegeți clientul și bifați „Trimite invitația prin e-mail cu fișier de calendar” – clientul are nevoie de o adresă de e-mail. E-mailul pleacă în limba lui. Dacă modificați programarea ulterior, workes trimite la cerere modificarea; la ștergere se poate trimite o anulare.
Cum corectez orele de lucru și aprob luna?
La Ore găsiți fișa lunară: pe zi sosire, plecare, pauză, net, normă și sold. „Modifică” transformă rândul în formular – ajustați orele, introduceți motivul, Enter. Valorile vechi și noi rămân în jurnal. Dacă lipsește „Plecare”, un clic preia sugestia (norma zilei plus pauza); dacă lipsește o zi întreagă, „Adaugă ulterior” precompletează rândul de dedesubt. Când totul e corect – „Aprobă luna”; după aceea luna poate fi modificată doar după retragerea aprobării. La „Echipa în lună” aprobați mai mulți angajați deodată.
Cum cerem și decidem concediul?
La Absențe atingeți în calendar prima și ultima zi și „Cere concediu” – zilele lucrătoare și concediul rămas apar imediat dedesubt; sărbătorile și colegii absenți sunt marcați. Proprietarul decide în listă cu un buton sau pe telefon prin glisare (dreapta aprobă, stânga respinge) și poate anula decizia timp de zece minute. Prezentarea anuală îi arată pe toți ca benzi, în dreapta concediul rămas.
Cum creez un contract de muncă sau o adeverință?
Documente → „Creare document”, alegeți șablonul și persoana: tot din datele de bază e precompletat, sus sunt doar datele care lipsesc. Verificarea și previzualizarea sunt dedesubt, apoi „Verifică și creează PDF”. Pentru mai mulți angajați deodată există „Serie”. Dacă eliberați documentul, persoana confirmă primirea în contul ei. Șabloanele sunt modele și nu înlocuiesc consultanța juridică.
Cum lucrez cu comenzile?
Când clientul acceptă o ofertă – manual, prin linkul clientului sau prin semnătură –, comanda se creează singură și primiți o notificare. Fără ofertă, o creați la Comenzi, și ca propoziție, de exemplu „Vi baie Müller faianță”. Pe pagina comenzii sunt programări, timpi, fotografii, sarcini și documente; butonul mare o duce mai departe: începe lucrul, raportează ca finalizată.
Cum devine o comandă factură?
Pe pagina comenzii, „Factură din comandă”: cu ofertă se creează factura finală cu pozițiile ei, facturile de avans se scad; timpii deschiși ai comenzii se adaugă ca ore. Fără ofertă, factura se creează din timpi. Apoi comanda este „facturată”. Dacă factura este stornată, revine la „finalizată”.
Cum țin evidența sarcinilor?
La Sarcini tastați o propoziție, de ex. „Mâine sună-l pe Müller” – ziua și clientul sunt recunoscute. O sarcină poate fi atribuită unei persoane, care este anunțată; „Ale mele” arată ce aveți de făcut. Bifa o finalizează, „Anulare” o readuce. Revenirile la clienți și documente apar în aceeași listă – și în aplicație.
Cum atașez fotografii la o lucrare și obțin semnătura?
La document sau client, alegeți imagini sau PDF-uri la „Fotografii și fișiere” – mai multe deodată, fotografiile sunt micșorate. La ofertă, aviz de livrare sau confirmare de comandă clientul semnează pe ecran la „Cereți semnătura”: oferta se consideră acceptată, avizul livrat. Numele, momentul și scopul apar în PDF.
Timpul meu e greșit, dar luna e deja aprobată – ce fac?
La Timpi alegeți la înregistrare „Solicită corectare”, introduceți orele corecte și un motiv. Proprietarul vede cererea în partea de sus a paginii Timpi și aprobă sau respinge; veți fi anunțat. Dacă luna e blocată, cine planifică retrage mai întâi aprobarea.
Pot angajații să anunțe singuri boala?
Da, dacă permiteți: Program de lucru → Șabloane și necesar → „Angajații pot anunța singuri boala”. Atunci în „Planul meu” și în aplicație apare „Anunță boala”; anunțul e valabil imediat, primiți o notificare, se poate atașa un certificat. workes șterge certificatele la un an după încheierea absenței.
Cum a decurs săptămâna aceasta?
În prezentare apare cardul „Săptămâna aceasta”: facturi, încasări, cheltuieli, ore lucrate, programări și trasee din această săptămână, alături de săptămâna trecută. Cardul se mută sau se ascunde prin „Personalizează”. Aceleași cifre apar în aplicație ca raport săptămânal.
Cum decid asupra unei cereri de corectare?
Cererile deschise apar la „Vă așteaptă” în prezentare și sus pe pagina Ore la „Cereri de corectare” – cu timpul vechi și nou și motivul. „Aprobă” corectează imediat timpul, „Respinge” îl lasă cum era; persoana este anunțată. Dacă luna e aprobată, retrageți întâi aprobarea.
Cum editez mai multe înregistrări deodată?
În liste precum facturi sau produse există o casetă în fața fiecărui rând; caseta din antet le selectează pe toate, Shift-clic un interval. Imediat ce ceva e selectat, jos apare o bară cu acțiuni – trimite, marchează ca trimis, PDF-uri ca ZIP, activ/inactiv, șterge. Mesajul de după spune câte au fost făcute și câte omise și oferă „Anulare”.
Am șters ceva – cum îl recuperez?
Imediat după ștergere, în mesajul de jos apare zece secunde „Anulare”. Apoi elementul șters stă 90 de zile în coșul de reciclare (Setări → Date) și poate fi recuperat de acolo. Documentele finalizate nu se șterg niciodată, ci se stornează – așa cere legea fiscală.
Pot modifica valorile direct în tabel?
Da, unde o celulă arată un creion la trecerea mouse-ului: clic, Enter sau F2 o transformă în câmp, Enter sau Tab salvează, Esc anulează. La produse acestea sunt numărul, numele, unitatea, prețul și cota de taxă, la ciorne termenul de plată. Documentele finalizate rămân blocate.
Există scurtături de tastatură?
Ctrl + K sau „/” deschide paleta de comenzi: pagini, acțiuni ca „Factură nouă” sau „Pornește somațiile” și toate funcțiile, cele folosite recent sus. În liste j și k sar prin rânduri, Enter deschide, x selectează, n creează ceva nou. „?” arată toate scurtăturile; semnul întrebării din dreapta sus deschide ajutorul paginii.
Ce este „Ca data trecută”?
Un buton în „Factură nouă” și „Cheltuială nouă” care completează câmpurile necritice ca data trecută – client sau furnizor, termen de plată, categorie, cotă de taxă, mod de plată. Sumele, pozițiile și numerele nu se preiau niciodată. Se reține per cont și companie.
Cum înregistrez cel mai rapid o cheltuială?
Fotografiați bonul sau încărcați-l ca PDF – cu recunoașterea activată, workes citește furnizorul, data și sumele. Sau redirecționați factura către căsuța de documente. La introducerea manuală ajută „Ca data trecută”, selecția rapidă a datei (Azi, +7, sfârșit de lună) și câmpul de sumă care calculează: „100+19%” dă suma brută.
Unde văd ce e nou?
La „Ce e nou” (prin semnul întrebării din dreapta sus sau meniul utilizatorului) sunt toate noutățile după dată, cu drumul spre ele. Semnul întrebării numără ce nu ați văzut încă. Tot acolo se pot dezactiva sfaturile scurte de la prima vizită a unei pagini.
Cum atribui cel mai rapid plățile și tranzacțiile bancare?
La Bancă sunt toate tranzacțiile deschise, cele neclarificate întâi, fiecare cu o sugestie: număr de factură, sumă, nume client, plată parțială sau transfer colectiv pe mai multe facturi. „Acceptă toate sugestiile sigure” înregistrează dintr-odată pe cele clare și se poate anula timp de zece minute. O tranzacție fără potrivire o trageți de mâner pe o factură deschisă; dacă lipsesc câțiva euro, înregistrați restul ca scont sau comision.
Cum înregistrez automat debitările recurente, cum ar fi chiria?
La o debitare alegeți „Înregistrează ca cheltuială” și bifați „mereu așa”: workes reține regula, de ex. „Dacă o debitare conține „Proprietar”, atunci înregistrează ca cheltuială „Chirie și utilități””, și o face singur de acum încolo. Toate regulile apar ca propoziții la Bancă → Reguli. Cheltuielile recurente fără tranzacție bancară sunt propuse în lista de cheltuieli de îndată ce sunt scadente.
Cum văd rapid cum a mers luna?
Rapoartele încep cu întrebări în loc de tabele: „Cum a mers octombrie?”, „Cine îmi datorează cel mai mult?”, „Ce mă costă cel mai mult?”, evoluția pe douăsprezece luni cu anul anterior și ce devine scadent în următoarele 30 de zile. Cu AI activat, workes rezumă cardurile în trei propoziții. Fiecare card poate fi luat ca CSV.
Cum primește consultantul fiscal toate documentele?
La Exporturi cu un clic: luna trecută, trimestrul trecut sau anul trecut. Pachetul consultantului fiscal conține documente ca PDF, documente primite, cheltuieli, plăți și contacte ca CSV, lotul de înregistrări DATEV (dacă este configurat) și un rezumat. Linkul de descărcare este valabil 30 de zile; la cerere, workes vă amintește lunar sau trimestrial.
Cum adaug cel mai rapid un client?
În partea de sus a listei de clienți, „Adaugă rapid un client”: numele, e-mailul și telefonul sunt suficiente, restul mai târziu. Și mai rapid: copiați semnătura dintr-un e-mail sau textul unei cărți de vizită și lipiți-l – numele, firma, adresa, telefonul și codul TVA sunt recunoscute și completate, dvs. doar verificați. Tastați codul poștal și workes completează orașul; dacă clientul există deja, apare o indicație cu link.
Cum îmbin clienții duplicați?
Clienți → „Duplicate” arată contactele cu același e-mail, nume, telefon sau adresă. Alegeți ce înregistrare rămâne și atingeți „Îmbină”: toate documentele, plățile, programările, traseele și fișierele trec apoi la acel contact, câmpurile goale se completează. Celelalte înregistrări stau 90 de zile în coș, iar „Anulare” le separă din nou. În listă funcționează și prin casete și „Îmbină”.
Cum îmi preiau clienții din Excel sau din telefon?
Clienți → „Importă”: alegeți un fișier CSV din Excel sau din programul anterior ori un fișier vCard (.vcf) din agendă. workes asociază singur coloanele; puteți schimba orice asociere și vedeți dinainte, pe fiecare rând, ce este nou, ce există deja și ce are erori. Abia apoi se importă – iar timp de 10 minute întregul import poate fi anulat.
Cum văd ce se facturează luna viitoare?
La „Contracte” și „Recurente” fiecare serie apare ca propoziție, de ex. „În fiecare lună pe 1, factură către Müller, 120,00 €, până la revocare”, cu următoarele date. Cardul „Ce urmează luna viitoare” însumează toate facturările din următoarele 31 de zile. Suspendați, reluați și încheiați cu un clic; o modificare de preț o introduceți de la o dată.
Cum configurez reamintiri automate de plată?
La „Automatizare” există reguli gata făcute, de ex. „Dacă o factură trimisă e restantă de 7 zile → sugerează o reamintire de plată”. Un clic le activează în modul „Observare”: potrivirile așteaptă în lista de așteptare aprobarea dvs., nimic nu se trimite automat. Fiecare regulă apare ca propoziție, iar jurnalul arată la fiecare rulare ce facturi au fost afectate.
Cum apare traseul zilei cu un clic?
La Trasee găsiți „Traseu din comenzile de azi”: avizele, confirmările de comandă și programările zilei cu adresă sunt deja bifate. Alegeți șoferul (cu disponibilitatea din plan), „Creare traseu” – workes creează opririle, le pune în cea mai bună ordine și îl anunță pe șofer în limba sa. Traseele recurente, precum „traseul de luni”, apar în ziua potrivită ca buton separat.
Ce vede șoferul?
La „Traseele mele” în browserul telefonului – fără aplicație – o oprire apare mare: adresă, interval orar, notă, „Traseu” și „Apel”. Atingeți „Am ajuns”, apoi „Livrat” (opțional cu semnătură sau foto) – și sus apare următoarea oprire. „Raportați o problemă” are motivele frecvente ca butoane. Se salvează doar orele atingerilor, fără locație.
Cum schimb ordinea și intervalele opririlor?
În traseu trageți opririle de mânerul din stânga la locul potrivit (și cu degetul) – sau „Propune cea mai bună ordine”. Intervalele orare, minutele la fața locului și nota pentru șofer le schimbați la „Intervalele opririlor” direct în tabel: clic pe celulă, tastați valoarea, Enter. Orele de sosire se recalculează.
Cum găsesc rapid o setare?
Câmpul de căutare din partea de sus a setărilor: tastați „termen de plată”, „IBAN”, „logo” sau „taxă de somație”, Enter – pagina sare la câmp și îl evidențiază. Setările sunt ordonate pe sarcini (Emiterea facturilor, Încasări, Echipă, Pe drum, Notificări, Securitate, Pachet), fiecare cu o propoziție „Pentru ce?”. La „Modificate recent” orice modificare poate fi resetată.
Ce face tipul de activitate?
Meșteșuguri, curierat, cabinet, gastronomie, agenție sau altele: alegerea setează valori potrivite (termen de plată, scont, valabilitatea ofertei), creează produse exemplu cu numărul BSP-… și – dacă nu există încă – șabloane de ture, plus „Primii pași” potriviți. Ce ați modificat deja rămâne. Exemplele le eliminați cu un clic la Setări → Pe drum și tip de activitate.
Cum primesc mai puține sau mai multe notificări?
La Notificări → Setări stabiliți pe tip dacă vine prin e-mail sau ca push în aplicație – lista arată tot. Perioadele de liniște (de ex. 20:00–7:00) rețin e-mailurile, e-mailul centralizator le grupează o dată pe zi sau pe săptămână.
Cum folosesc un cod promoțional?
La „Acces și pachet” introduceți codul și atingeți „Verifică”: vedeți ce face – de ex. „20 % la Business pentru 6 luni” cu preț și dată de sfârșit. Doar „Folosește acum” îl înregistrează. La înregistrare există un câmp separat. Dacă firma dvs. are un preț convenit, se poate folosi doar o prelungire a perioadei de probă; dacă în același timp rulează un preț promoțional, se aplică cel mai mic.
Cum funcționează „Invită prieteni”?
Cât timp rulează campania, proprietarii găsesc „Invită prieteni” în meniul utilizatorului: copiază, distribuie sau trimite prin e-mail linkul personal. Cadoul vine când firma invitată și-a plătit prima factură de abonament – ca credit pe următoarea factură.

Glosar

Aceste explicații apar și în aplicație, în spatele simbolului ?.

Cod de TVA UE (cod de identificare în scopuri de TVA)
Un număr pentru tranzacțiile din interiorul UE, de exemplu DE123456789. Îl soliciți la Oficiul Federal Central pentru Impozite. Pentru clienți exclusiv germani, codul fiscal este suficient.
Taxare inversă (obligația de plată a beneficiarului)
La anumite servicii prestate către firme din alte state UE nu evidențiezi TVA – clientul își impozitează singur serviciul. Pe factură trebuie atunci să apară o mențiune corespunzătoare.
Tratament fiscal (taxare inversă, UE, țară terță)
Per document: impozitare normală cu TVA, taxare inversă pentru servicii către firme din alte state UE sau anumite cazuri interne (§ 13b UStG), livrare intracomunitară scutită (§ 4 nr. 1b UStG) sau export într-o țară terță (§ 4 nr. 1a UStG). Fără TVA, workes pune pe document mențiunea obligatorie și codul de TVA al clientului; operațiunile UE apar în declarația recapitulativă la Rapoarte.
ZUGFeRD
Un fișier PDF în care datele facturii sunt livrate suplimentar în format citibil de mașini. Destinatarul vede un PDF obișnuit, dar programul lui poate citi datele direct.
Cotă de impozit
Cota procentuală de TVA pentru o poziție. De regulă 19 %, redusă 7 % (de exemplu cărți, alimente), 0 % la serviciile scutite.
Net / brut
Prețul net este cel fără TVA, iar cel brut este prețul cu TVA inclus – adică ceea ce plătește efectiv clientul.
Taxa pe valoarea adăugată (TVA)
Impozitul pe care îl adaugi la serviciile tale și îl virezi la fisc. În Germania este de obicei 19 %, iar pentru anumite servicii 7 %.
TVA deductibil
TVA-ul pe care l-ai plătit tu însuți la achiziții. Îl poți compensa cu TVA-ul încasat (TVA de plată).
Regimul micilor întreprinzători (§ 19 UStG)
Cine rămâne sub anumite plafoane de cifră de afaceri poate renunța la TVA. Atunci pe facturi nu are voie să fie evidențiat TVA – workes adaugă automat mențiunea obligatorie.
Pragul micului întreprinzător (§ 19 alin. 1 UStG)
Din 2025: mic întreprinzător este cel care a avut în anul precedent o cifră de afaceri totală de cel mult 25.000 € și nu depășește 100.000 € în anul curent. Dacă se depășesc 100.000 €, regimul încetează imediat – vânzarea care depășește pragul este impozabilă, vânzările anterioare rămân scutite. Se numără după data încasării, fără TVA; vânzările scutite conform § 4 nr. 8 și urm. UStG nu se numără și ar trebui scăzute. În anul înființării, limita de 25.000 € se aplică anului curent. Semaforul din rapoarte nu înlocuiește consultanța fiscală.
Data prestării / perioada prestării
Ziua sau perioada în care a fost prestat serviciul. Este o mențiune obligatorie pe facturi – la servicii lunare, de exemplu „01.08. – 31.08.”.
Scadență
Ziua până la care clientul trebuie să plătească. După aceea factura este restantă și poate fi somată.
Calculație (internă)
Costurile tale planificate pentru o ofertă sau o factură: ore proprii, materiale, servicii externe, deplasări. Vizibile doar intern – niciodată pe documente, în exporturi sau în căutare.
Excedent planificat
Prețul net minus costurile planificate, cu rezerva de risc inclusă. O mărime de planificare pentru deciziile de preț – nu un profit realizat, deoarece lipsesc impozitele, cheltuielile indirecte și neîncasările.
Plan de facturare
Planul a ceea ce trebuie facturat dintr-un contract și când (abonamente pe perioadă, etape, aprobări). Dacă pentru o perioadă scadentă lipsește factura, apare o mențiune de verificare – facturile se creează doar la clicul tău.
Moduri de automatizare
Previzualizarea arată doar ce s-ar întâmpla. Observarea depune propuneri pentru aprobare. Modul activ creează somațiile automat (fără a le trimite). Un comutator central suspendă totul.
Sconto
O reducere acordată când clientul plătește deosebit de repede – de exemplu 2 % la plata în 7 zile.
Facturi de avans
Factura de avans este o factură completă pentru o parte din sumă. În factura finală a aceleiași comenzi este scăzută din nou.
Factură storno / factură de anulare
O factură storno anulează integral sau parțial o factură finalizată – apoi se poate emite o factură nouă, corectă.
Trepte de somare
Memento de plată, prima somație, a doua somație: fiecare treaptă are text, termen și taxă proprii. Taxele de somare pot reflecta doar prejudiciul cauzat efectiv de întârziere, de exemplu taxele poștale – nu propriul timp de lucru.
GiroCode
Un cod QR pe factură, pe care clientul îl scanează cu aplicația bancară. Codul IBAN, suma și detaliile plății se preiau automat.
Factură electronică / XRechnung
O factură sub formă de fișier XML structurat, conform standardului european EN 16931. Autoritățile din Germania cer factura XRechnung; din 2025 firmele trebuie să poată primi facturi electronice.
Leitweg-ID
Un identificator al autorităților contractante publice din Germania. Este necesar ca referință a cumpărătorului în factura XRechnung.
Calculul excedentului de venituri (EÜR)
O determinare simplificată a profitului pe bază de încasări și plăți (§ 11 EStG): veniturile contează când intră banii, cheltuielile când sunt plătite. În workes îi corespunde raportul după plată – o pregătire pentru asta, nu o declarație fiscală.
Rezultat după data facturii (pe bază de angajamente)
Veniturile contează cu data facturii, chiar și cât timp aceasta nu este plătită. Acesta nu este calculul fiscal EÜR: acela se face după momentul plății (§ 11 EStG). Pentru el, raportul are vizualizarea după plată.
TVA la încasare (§ 20 UStG)
Cu aprobarea administrației fiscale datorați TVA abia când intră banii, nu deja la emiterea facturii. Dacă opțiunea este bifată, raportul și prezentarea generală arată mai întâi vizualizarea după plată. Setarea nu influențează documentele dvs.
Perioada decontului
Cât de des depuneți decontul de TVA (§ 18 al. 2 UStG): trimestrial este regula, lunar la peste 9.000 € de plată în anul anterior sau în primii doi ani de la înființare. Fiscul vă comunică perioada. Termen: a 10-a zi după sfârșitul perioadei.
Anexa EÜR (pregătire)
Rândurile anexei EÜR cu sumele din workes – venituri după încasare, cheltuieli plătite după categorie. Amortizarea, personalul, costurile auto și plățile către fisc nu sunt cunoscute de workes; le completați în ELSTER sau cu consultantul fiscal.
Poziții neîncasate
Toate facturile care nu sunt (complet) plătite.
TVA de plată
TVA-ul încasat minus TVA-ul deductibil plătit – suma care ajunge la fisc (sau care se restituie).