workesWork Easy
Українська
Deutsch Türkçe Русский English Polski Română Українська Shqip Italiano Hrvatski Български ქართული
УвійтиПочати безкоштовно
Довідка

Довідка та поширені запитання

Відповіді на поширені запитання та словник найважливіших фахових термінів. Не знайшли потрібного?

Напишіть нам

Перші кроки

  1. Створіть обліковий запис і підтвердьте адресу електронної пошти
  2. Налаштуйте компанію: адреса, податковий номер, банківські реквізити, логотип
  3. Додайте клієнтів і товари (або впишіть їх просто в документ)
  4. Виставте, завершіть і надішліть перший рахунок
  5. Призначте надходження – готово

Поширені запитання

Як створити свій перший рахунок?
Після реєстрації ви налаштовуєте свою компанію (адреса, податковий номер, банківські реквізити). Далі: Рахунки → «Створити рахунок», виберіть клієнта або впишіть адресу, внесіть позиції, «Зберегти й завершити». Під час завершення присвоюється номер рахунка; після цього ви надсилаєте PDF поштою.
Як змінити завершений рахунок?
Як власник ви знову відкриваєте його через «Редагувати» – 24 години після надсилання або першого отримання як PDF, друк чи XML, із зазначенням причини: номер залишається, попередня версія зберігається, новий PDF містить позначку про виправлену версію, і ви надсилаєте його знову. Це заблоковано, щойно внесено платіж, рахунок сторновано або минули 24 години. Тоді виберіть у «Ще» пункт «Виправити рахунок»: workes створить сторно-рахунок і нову чернетку рахунку з тим самим змістом, яку ви виправите й закриєте.
Які дані має містити рахунок?
Ваші назва та адреса, а також назва й адреса клієнта, ваш податковий номер або номер платника ПДВ у ЄС, номер рахунка, дата рахунка, дата або період надання послуги, кількість і вид послуги, вартість із розбивкою за ставками податку разом із погодженим зменшенням, як-от знижкою за дострокову оплату, ставка та сума податку (або примітка щодо § 19 UStG чи щодо звільнення від оподаткування). workes розміщує ваші дані в передбачених місцях; перевірка рахунка перед завершенням показує найважливіші відсутні дані.
Якими мовами я можу створювати документи?
Інтерфейс доступний 12 мовами, документи – мовами: Deutsch, Türkçe, Русский, English, Polski, Română, Українська, Shqip, Italiano, Hrvatski, Български, ქართული. Мову інтерфейсу ви обираєте в меню, мову документа задаєте для кожного клієнта або документа – стандартні тексти, формати дат і чисел підлаштовуються.
Як працює звірка з банком?
Експортуйте свої операції в інтернет-банкінгу у форматі CSV і завантажте файл у розділі Платежі → Звірка з банком. workes розпізнає номери рахунків у призначенні платежу та пропонує відповідний рахунок. Дані доступу до вашого банку не потрібні.
Що таке електронний рахунок і чи потрібен він мені?
Електронний рахунок – це файл XML за стандартом EN 16931 (у Німеччині XRechnung; ZUGFeRD поєднує PDF і XML). Установи вимагають XRechnung; від 2025 року підприємства мають бути здатні приймати електронні рахунки. workes створює файли XRechnung і зчитує вхідні електронні рахунки.
Чи може мій бухгалтер отримати доступ до даних?
Так, у пакетах Business і Team – запросіть його з роллю «Бухгалтерія». Він бачить документи, контакти, платежі та звіти, може експортувати, але не може нічого змінювати. Як варіант, передавайте пакет для бухгалтера (ZIP) щокварталу або щороку.
Чи замінює workes мою бухгалтерію або податкову декларацію?
Ні. workes – це рішення для виставлення рахунків і підготовчого обліку: воно збирає доходи, витрати й документи та аналізує їх. Декларацію з ПДВ, розрахунок перевищення доходів або баланс складаєте ви чи ваш бухгалтер на цій основі.
Наскільки надійно захищені мої дані?
Зашифроване з’єднання, двоетапний вхід, блокування після невдалих спроб, журнал важливих операцій, суворе розмежування облікових записів компаній і регулярні резервні копії. Подробиці – у політиці конфіденційності та договорі про обробку даних.
Як довго я маю зберігати рахунки?
З 2025 року в Німеччині діють строки: 8 років для рахунків і бухгалтерських документів та 10 років для книг, інвентаризацій і річної звітності. Регулярно вивантажуйте пакет для бухгалтера й зберігайте його додатково в себе.
Як найшвидше виставити рахунок?
Виберіть клієнта – його строк оплати, знижка та знижка за швидку оплату підставляться самі. У позиції виберіть або введіть товар: ціна, одиниця та ставка податку вже на місці. Enter переходить до кількості та ціни, наступний рядок з’являється сам. Внизу під час введення видно нетто, ПДВ і брутто. «Як минулого разу» заповнює клієнта й умови як в останньому рахунку, «Текстовий шаблон» вставляє збережені вступи та завершення. Наприкінці «Зберегти й завершити» – лише тоді присвоюється номер.
Як перетворити пропозицію на рахунок?
У пропозиції натисніть «Перетворити» та виберіть, що створити: рахунок, підтвердження замовлення, накладну, частковий або підсумковий рахунок. За бажанням перенесіть лише окремі позиції чи часткові кількості (частковий рахунок, часткова поставка) або частковий платіж у відсотках. Підсумковий рахунок сам віднімає часткові рахунки замовлення. Завжди створюється чернетка для перевірки.
Як надіслати нагадування за кількома рахунками одразу?
У розділі нагадувань угорі є запуск нагадувань: усі відповідні рахунки позначені, з рівнем, збором і одержувачем. «Переглянути текст» показує нагадування й лист, зняття позначки виключає рахунок, один клік створює й надсилає всі. Без адреси e-mail нагадування лише створюється. Ненадіслане можна одразу скасувати; з увімкненим ШІ workes пропонує текст для створених нагадувань.
Як найшвидше спланувати тиждень?
У графіку оберіть шаблон як пензель (наприклад, «Рання 6–14») і торкайтеся клітинок або проведіть по них, утримуючи кнопку миші чи палець; гумка видаляє. Без пензля торкання відкриває вікно вибору з часом, місцем і копіюванням. На комп'ютері зміну можна перетягнути в іншу клітинку, з Ctrl або Alt вона копіюється. «Ще» → «Взяти минулий тиждень» або «Створити план автоматично» заповнює тиждень, «Опублікувати» сповіщає команду.
Як працюють вільні зміни та обмін змінами?
Зміну без працівника внесіть у рядок «Вільні зміни». Після публікації її бачать усі працівники, яким вона підходить, у «Мій план» і беруть її – залежно від налаштування одразу або після вашого підтвердження. Так само працівники пропонують власні зміни всім або одній людині; якщо хтось приймає, ви підтверджуєте (або це діє одразу). Перевіряються подвійне призначення, одинадцять годин відпочинку та відсутності, кожен крок повідомляється й протоколюється.
Як працівники вказують, коли можуть працювати?
У «Мій план» → «Моя доступність»: за днями тижня або на окремі дні «недоступний», «краще вихідний» чи «охоче», за бажанням із часом. За працівників без облікового запису це вносить планувальник на сторінці працівника. Графік показує це в клітинках, попереджає при «недоступний», а пропозиція тижня це враховує.
Як workes автоматично створює графік змін?
У графіку змін угорі натисніть «Створити план автоматично»: виберіть період (від тижня до місяця), розподіл і чи залишаються наявні чернетки. «Упереміш протягом тижня» — за замовчуванням: кожен отримує за тиждень різні зміни, з одинадцятьма годинами відпочинку між ними. «Змінювати щотижня» означає: тиждень та сама зміна, потім наступна — рання, пізня, нічна. За «Постійних змін» кожен зберігає свою зміну. workes запам’ятовує вибір. Попередній перегляд показує причину кожної зміни, години кожного проти норми (+/−, у разі нестачі — з причиною), загальні години всіх і прогалини; прогалини можна оголосити відкритими змінами. Зберігається лише після «Застосувати», десять хвилин можна скасувати.
Де видно заплановані години проти норми?
У графіку змін біля кожної людини видно запланований час тижня або місяця, а також норму й відхилення (+/−); рядок «Разом» підсумовує всіх. Рахується нетто: тривалість зміни мінус перерва. Поки відкрита пропозиція «Створити план автоматично», запропоновані зміни вже враховуються. Застосунок показує ті самі цифри.
Як внести побажання щодо зміни?
У «Моєму плані» в розділі «Побажання щодо змін» натисніть «Додати побажання»: що (лише ця зміна, охоче, не ця зміна, недоступний, краще вихідний), яка зміна, коли (щодня, у день тижня або в певний день) і як довго (порожньо = безстроково). «Не» та «лише» автоматичний план дотримує завжди, «охоче» та «краще вихідний» – де можливо. Для працівників без облікового запису побажання вносить планувальник на сторінці працівника.
Як найшвидше додати зустріч?
Введіть речення вгорі календаря, наприклад «пт 14:00 огляд Мюллер»: workes розпізнає день, час і назву та покаже попередній перегляд – збереження лише після «Зберегти». Або торкніться вільного місця в перегляді тижня, дня чи місяця. Щоб перенести зустріч, перетягніть її; тривалість змінюється за нижній край. Для повторюваних зустрічей workes запитає, чи мається на увазі лише ця, чи вся серія; «Скасувати» повертає все назад.
Як клієнти можуть записатися онлайн?
У календарі в розділі «Онлайн-запис» задайте послуги з тривалістю, тижневий розклад і правила та ввімкніть сторінку. Клієнти вибирають там послугу, день і вільний час; зайнятий час, свята та перерви workes враховує сам. Залежно від налаштування зустріч підтверджується одразу або стає заявкою, яку ви підтверджуєте чи відхиляєте в календарі. Клієнт отримує лист із файлом календаря та посиланням для скасування.
Як запросити клієнта на зустріч?
У зустрічі в розділі «Ще» виберіть клієнта й позначте «Надіслати запрошення e-mail із файлом календаря» – для цього клієнтові потрібна адреса електронної пошти. Лист надсилається його мовою. Якщо згодом змінити зустріч, workes за бажанням надішле зміну; під час видалення можна надіслати скасування.
Як виправити робочий час і затвердити місяць?
У розділі «Час» – табель за місяць: по днях прихід, вихід, перерва, нетто, норма і сальдо. «Змінити» перетворює рядок на форму – виправте час, вкажіть причину, Enter. Старі й нові значення лишаються в журналі. Якщо бракує «Виходу», один клік приймає пропозицію (денна норма плюс перерва); якщо бракує цілого дня, «Дописати» заповнить рядок нижче. Коли все правильно – «Затвердити місяць»; після цього місяць можна змінити лише після скасування затвердження. У «Команда за місяць» затверджуйте кількох працівників одразу.
Як подати й розглянути заявку на відпустку?
У «Відсутностях» торкніться в календарі першого й останнього дня та «Попросити відпустку» – робочі дні й залишок відпустки одразу видно нижче, свята й відсутні колеги позначені. Власник вирішує у списку кнопкою або на телефоні свайпом (праворуч – схвалити, ліворуч – відхилити) і може скасувати рішення протягом десяти хвилин. Огляд року показує всіх смугами, праворуч – залишок відпустки.
Як створити трудовий договір або довідку?
Документи → «Створити документ», виберіть шаблон і особу: усе з основних даних уже заповнено, вгорі лише відсутні відомості. Перевірка й попередній перегляд нижче, потім «Перевірити й створити PDF». Для кількох працівників одразу є «Серія». Якщо ви відкриєте документ, особа підтвердить отримання у своєму обліковому записі. Шаблони – зразки й не замінюють юридичної консультації.
Як працювати із замовленнями?
Коли клієнт приймає пропозицію – вручну, через посилання для клієнта або підписом, – замовлення створюється само, і ви отримуєте сповіщення. Без пропозиції створіть його в розділі «Замовлення», також реченням, наприклад «Пт ванна Мюллер плитка». На сторінці замовлення зібрано зустрічі, час, фото, завдання й документи; велика кнопка перемикає далі: почати роботу, позначити як виконане.
Як із замовлення виходить рахунок?
На сторінці замовлення «Рахунок із замовлення»: за наявності пропозиції створюється підсумковий рахунок з її позиціями, авансові рахунки віднімаються; відкритий час замовлення додається в годинах. Без пропозиції рахунок створюється з часу. Після цього замовлення має статус «рахунок виставлено». Якщо рахунок анульовано, воно знову «виконане».
Як стежити за завданнями?
У розділі «Завдання» введіть речення, наприклад «Завтра подзвонити Мюллеру» — день і клієнт розпізнаються. Завдання можна призначити людині, вона отримає сповіщення; «Мої» показує ваші. Позначка завершує, «Скасувати» повертає. Нагадування у клієнтів і документів у тому ж списку — і в застосунку.
Як додати фото до замовлення й отримати підпис?
У документі чи в клієнта в розділі «Фото та файли» виберіть зображення або PDF — кілька одразу, фото зменшуються. У пропозиції, накладній або підтвердженні замовлення клієнт підписує на екрані в «Дати підписати»: пропозиція вважається прийнятою, накладна — доставленою. Ім’я, час і мета видно в PDF.
Мій час неправильний, але місяць уже затверджено — що робити?
У розділі «Час» біля запису виберіть «Запросити виправлення», введіть правильний час і причину. Власник бачить заявку вгорі сторінки «Час» і схвалює або відхиляє; ви отримаєте сповіщення. Якщо місяць закрито, планувальник спершу відкликає затвердження.
Чи можуть працівники самі повідомляти про хворобу?
Так, якщо дозволите: Графік → Шаблони й потреба → «Працівники можуть самі повідомляти про хворобу». Тоді в «Моєму плані» і в застосунку є «Повідомити про хворобу»; повідомлення діє одразу, ви отримуєте сповіщення, можна додати довідку. Довідки workes видаляє через рік після закінчення відсутності.
Як минув цей тиждень?
В огляді є картка «Цей тиждень»: рахунки, надходження, витрати, відпрацьовані години, зустрічі та маршрути цього тижня, поруч – минулий тиждень. Через «Налаштувати» картку можна перемістити або сховати. Ті самі цифри застосунок показує як тижневий звіт.
Як ухвалити рішення щодо запиту на виправлення?
Відкриті заявки видно в блоці «Чекає на вас» в огляді та вгорі сторінки «Час» у розділі «Заявки на виправлення» – зі старим і новим часом та причиною. «Схвалити» одразу виправляє час, «Відхилити» залишає як було; працівник отримує сповіщення. Якщо місяць затверджено, спершу скасуйте затвердження.
Як змінити кілька записів одразу?
У списках на кшталт рахунків чи товарів перед кожним рядком є прапорець; прапорець у заголовку вибирає всі, Shift-клік – діапазон. Щойно щось вибрано, внизу з’являється панель дій – надіслати, позначити як надіслане, PDF у ZIP, активне/неактивне, видалити. Повідомлення потім каже, скільки виконано й скільки пропущено, і пропонує «Скасувати».
Я щось видалив – як це повернути?
Одразу після видалення внизу десять секунд видно «Скасувати». Потім видалене 90 днів зберігається в кошику («Налаштування → Дані») й відновлюється звідти. Завершені документи ніколи не видаляються, а сторнуються – цього вимагає податкове право.
Чи можна змінювати значення просто в таблиці?
Так, там, де клітинка при наведенні показує олівець: клік, Enter або F2 перетворюють її на поле, Enter або Tab зберігають, Esc скасовує. У товарів це номер, назва, одиниця, ціна й ставка податку, у чернеток документів – строк оплати. Завершені документи лишаються заблокованими.
Чи є гарячі клавіші?
Ctrl + K або «/» відкриває палітру команд: сторінки, дії на кшталт «Новий рахунок» чи «Запустити нагадування» й усі функції, нещодавно використане вгорі. У списках j і k переходять рядками, Enter відкриває, x вибирає, n створює нове. «?» показує всі клавіші; знак питання праворуч угорі відкриває довідку до сторінки.
Що таке «Як минулого разу»?
Кнопка в «Новий рахунок» і «Нова витрата», яка заповнює некритичні поля як минулого разу – клієнт чи постачальник, строк оплати, категорія, ставка податку, спосіб оплати. Суми, позиції й номери ніколи не переносяться. Запам’ятовується для кожного облікового запису й компанії.
Як найшвидше внести витрату?
Сфотографуйте чек або завантажте PDF – з увімкненим розпізнаванням workes зчитує постачальника, дату й суми. Або перешліть рахунок у поштову скриньку для документів. Під час ручного введення допомагають «Як минулого разу», швидкий вибір дати (Сьогодні, +7, кінець місяця) і поле суми, яке рахує: «100+19%» дає суму брутто.
Де подивитися, що нового?
У «Що нового» (через знак питання праворуч угорі або меню користувача) всі нововведення за датою зі шляхом до них. Знак питання рахує, чого ви ще не бачили. Там само можна вимкнути короткі підказки під час першого відвідування сторінки.
Як найшвидше зіставити платежі й банківські операції?
У розділі «Банк» усі відкриті операції, нез’ясовані спершу, кожна з пропозицією: номер рахунку, сума, ім’я клієнта, часткова оплата або зведений переказ на кілька рахунків. «Прийняти всі надійні пропозиції» проводить однозначні разом, скасувати можна протягом десяти хвилин. Операцію без збігу перетягніть за ручку на відкритий рахунок; якщо бракує кількох євро, проведіть залишок як знижку або комісію.
Як автоматично записувати повторювані списання, наприклад оренду?
У списання виберіть «Записати як витрату» й позначте «завжди так»: workes запам’ятає правило, наприклад «Якщо списання містить «Орендодавець», то записати як витрату «Оренда й комунальні»», і надалі робитиме це саме. Усі правила у вигляді речень – у «Банк → Правила». Повторювані витрати без банківської операції список витрат запропонує, щойно настане строк.
Як швидко побачити, як минув місяць?
Звіти починаються з питань замість таблиць: «Як минув жовтень?», «Хто винен мені найбільше?», «Що коштує мені найбільше?», динаміка за дванадцять місяців з попереднім роком і що підлягає сплаті в наступні 30 днів. З увімкненим ШІ workes підсумовує картки в трьох реченнях. Кожну картку можна взяти як CSV.
Як податковий консультант отримає всі документи?
У «Експорт» одним клацанням: минулий місяць, минулий квартал або минулий рік. Пакет для податкового консультанта містить документи в PDF, вхідні документи, витрати, платежі й контакти в CSV, пакет проводок DATEV (якщо налаштовано) і підсумок. Посилання для завантаження діє 30 днів; за бажанням workes нагадує щомісяця або щокварталу.
Як найшвидше додати клієнта?
Угорі списку клієнтів – «Швидко додати клієнта»: досить імені, e-mail і телефону, решта потім. Ще швидше: скопіюйте підпис із листа або текст візитки й вставте – ім’я, компанія, адреса, телефон і номер ПДВ розпізнаються та заповнюються, вам лишається перевірити. Введіть індекс – workes доповнить місто, а якщо клієнт уже є, з’явиться підказка з посиланням.
Як об’єднати дублікати клієнтів?
Клієнти → «Дублікати» показує контакти з однаковим e-mail, ім’ям, телефоном або адресою. Виберіть, який запис залишається, і натисніть «Об’єднати»: усі документи, платежі, зустрічі, маршрути й файли перейдуть до цього контакту, порожні поля доповняться. Інші записи 90 днів лежать у кошику, а «Скасувати» знову їх розділяє. У списку це працює й через позначки та «Об’єднати».
Як перенести клієнтів з Excel або телефону?
Клієнти → «Імпорт»: виберіть файл CSV з Excel або попередньої програми чи файл vCard (.vcf) з адресної книги. workes сам зіставить стовпці; будь-яке зіставлення можна змінити й заздалегідь побачити для кожного рядка, що нове, що вже є і що з помилками. Лише після цього відбувається імпорт – і 10 хвилин увесь імпорт можна скасувати.
Як побачити, що буде виставлено наступного місяця?
У «Договорах» і «Регулярних» кожна серія показана реченням, наприклад «Щомісяця 1-го числа, рахунок для Мюллера, 120,00 €, до скасування», з наступними датами. Картка «Що буде наступного місяця» підсумовує всі рахунки найближчих 31 дня. Призупинити, продовжити й завершити – одним кліком, зміну ціни вводите з дати.
Як налаштувати автоматичні нагадування про оплату?
У розділі «Автоматизація» є готові правила, наприклад «Якщо надісланий рахунок прострочено на 7 днів → запропонувати нагадування про оплату». Один клік вмикає їх у режимі «Спостереження»: збіги чекають у черзі на ваше схвалення, автоматично нічого не надсилається. Кожне правило записане реченням, а журнал для кожного запуску показує, яких рахунків це стосувалося.
Як одним клацанням створити маршрут дня?
У Маршрутах є «Маршрут із сьогоднішніх замовлень»: накладні, підтвердження замовлень і зустрічі дня з адресою вже позначено. Оберіть водія (з доступністю за графіком), «Створити маршрут» – workes створить зупинки, розставить їх у найкращому порядку й повідомить водія його мовою. Регулярні маршрути, як-от «понеділковий», з'являються у відповідний день окремою кнопкою.
Що бачить водій?
У «Мої маршрути» в браузері телефона – без застосунку – одна зупинка великим планом: адреса, часове вікно, нотатка, «Маршрут» і «Подзвонити». Торкніться «Прибув», потім «Доставлено» (за бажання з підписом чи фото) – і вгорі наступна зупинка. У «Повідомити про проблему» часті причини – кнопками. Зберігається лише час натискань, без місцезнаходження.
Як змінити порядок і часові вікна зупинок?
У маршруті перетягніть зупинки за ручку ліворуч на потрібне місце (і пальцем) – або «Запропонувати найкращий порядок». Часові вікна, хвилини на місці й нотатку для водія змінюйте в «Часові вікна зупинок» просто в таблиці: клацання по клітинці, введення значення, Enter. Час прибуття перераховується.
Як швидко знайти налаштування?
Поле пошуку вгорі налаштувань: введіть «строк оплати», «IBAN», «логотип» або «плата за нагадування», Enter – сторінка перейде до поля й виділить його. Налаштування впорядковано за завданнями (Виставляти рахунки, Отримувати оплату, Команда, У дорозі, Сповіщення, Безпека, Пакет), кожне має речення «Навіщо?». У «Нещодавно змінено» будь-яку зміну можна скасувати.
На що впливає тип підприємства?
Ремесло, кур'єр, практика, харчування, агенція чи інше: вибір задає відповідні значення (строк оплати, знижка, строк пропозиції), створює зразкові товари з номером BSP-… і – якщо їх ще немає – шаблони змін, а також відповідні «Перші кроки». Змінене вами лишається. Зразки видаляються одним клацанням у Налаштування → У дорозі й тип підприємства.
Як отримувати менше чи більше сповіщень?
У Сповіщення → Налаштування для кожного виду обирайте: лист чи push у застосунку – у списку видно все. Тихий час (напр. з 20:00 до 7:00) затримує листи, зведений лист об'єднує їх раз на день або тиждень.
Як використати промокод?
У розділі «Доступ і пакет» введіть код і натисніть «Перевірити»: ви побачите, що він дає, – наприклад «20 % на Business на 6 місяців» з ціною та датою закінчення. Застосовується лише кнопкою «Використати зараз». Під час реєстрації для цього є окреме поле. Якщо для вашої компанії діє погоджена ціна, можна використати лише продовження пробного періоду; якщо одночасно діє акційна ціна, застосовується нижча.
Як працює «Запросити друзів»?
Поки триває акція, власники знаходять «Запросити друзів» у меню користувача: скопіювати особисте посилання, поділитися ним або надіслати поштою. Подарунок надходить, коли запрошена компанія оплатить перший рахунок за тариф, – як зарахування в наступному рахунку.

Словник

Ці пояснення з’являються і в застосунку за символом «?».

Номер платника ПДВ у ЄС (ідентифікаційний номер платника ПДВ)
Номер для операцій усередині ЄС, наприклад DE123456789. Ви подаєте заяву на нього до Федерального центрального податкового відомства. Для суто німецьких клієнтів достатньо податкового номера.
Зворотне нарахування (обов’язок сплати податку покладено на отримувача послуги)
Для окремих послуг компаніям з інших країн ЄС ви не вказуєте ПДВ – клієнт оподатковує послугу сам. Тоді на рахунку має бути відповідна примітка.
Податковий режим (Reverse Charge, ЄС, третя країна)
Для кожного документа: звичайне оподаткування з ПДВ, Reverse Charge для послуг підприємствам в інших країнах ЄС або певних внутрішніх випадків (§ 13b UStG), звільнене внутрішньосоюзне постачання (§ 4 № 1b UStG) або експорт до третьої країни (§ 4 № 1a UStG). Без ПДВ workes додає до документа обов’язкову примітку та номер ПДВ клієнта; обороти з ЄС відображаються у зведеній декларації в розділі «Звіти».
ZUGFeRD
Файл PDF, у якому дані рахунка додатково постачаються в машинозчитуваному вигляді. Отримувач бачить звичайний PDF, але його програма може зчитати дані напряму.
Ставка податку
Відсоткова ставка ПДВ для позиції. Зазвичай 19 %, знижена 7 % (наприклад, книги, продукти), 0 % для звільнених від податку послуг.
Нетто / брутто
Нетто – це ціна без ПДВ, брутто – ціна з ПДВ, тобто те, що клієнт фактично платить.
Податок на додану вартість (ПДВ)
Податок, який ви додаєте до своїх послуг і сплачуєте до податкової. У Німеччині зазвичай 19 %, для окремих послуг 7 %.
Вхідний ПДВ
ПДВ, який ви самі сплатили за покупки. Ви можете зарахувати його проти отриманого ПДВ (ПДВ до сплати).
Спрощений режим для малих підприємців (§ 19 UStG)
Хто залишається в межах певних порогів обороту, може відмовитися від ПДВ. Тоді на рахунках ПДВ вказувати не можна – workes автоматично додає обов’язкову примітку.
Поріг малого підприємця (§ 19 абз. 1 UStG)
З 2025 року: малий підприємець – той, чий загальний оборот у попередньому році не перевищував 25.000 € і в поточному році не перевищує 100.000 €. У разі перевищення 100.000 € режим припиняється негайно – оборот, що перевищує поріг, оподатковується, попередні обороти залишаються неоподатковуваними. Рахується за датою надходження оплати, без ПДВ; звільнені обороти за § 4 № 8 і далі UStG не враховуються й підлягають вирахуванню. У рік заснування поріг 25.000 € діє для поточного року. Світлофор у звітах не замінює податкову консультацію.
Дата або період надання послуги
День або період, коли послугу було надано. Обов’язкові дані на рахунках – для місячних послуг, наприклад, «01.08. – 31.08.».
Термін оплати
День, до якого клієнт має заплатити. Після цього рахунок прострочений і за ним можна надіслати нагадування.
Калькуляція (внутрішня)
Ваші планові витрати за пропозицією або рахунком: власні години, матеріали, послуги сторонніх виконавців, поїздки. Видно лише всередині – ніколи на документах, в експорті чи в пошуку.
Планове перевищення
Ціна нетто мінус планові витрати з резервом на ризики. Планова величина для рішень щодо ціни – не реалізований прибуток, бо податки, накладні витрати та неплатежі не враховано.
План виставлення рахунків
План того, що і коли має бути виставлено за договором (фіксовані платежі за період, етапи, погодження). Якщо для періоду з настанням терміну бракує рахунка, з’являється підказка для перевірки – рахунки створюються лише за вашим кліком.
Режими автоматизації
Перегляд показує лише те, що сталося б. Спостереження складає пропозиції для погодження. Активний режим створює нагадування автоматично (без надсилання). Один центральний перемикач призупиняє все.
Знижка за дострокову оплату
Знижка, якщо клієнт платить особливо швидко – наприклад, 2 % при оплаті протягом 7 днів.
Авансові рахунки
Авансовий рахунок — це повноцінний рахунок на частину суми. У підсумковому рахунку того самого замовлення його віднімають.
Кредит-нота / рахунок сторно
Кредит-нота (рахунок сторно) повністю або частково скасовує завершений рахунок – після цього можна створити новий, правильний рахунок.
Рівні нагадувань
Нагадування про оплату, перше нагадування, друге нагадування: кожен рівень має власний текст, строк і збір. Збори за нагадування можуть відображати лише фактично завдані збитки від прострочення, як-от поштові витрати, – але не власний робочий час.
GiroCode
QR-код на рахунку, який клієнт сканує банківським застосунком. Номер IBAN, сума та призначення платежу переносяться автоматично.
Електронний рахунок / XRechnung
Рахунок у вигляді структурованого файлу XML за європейським стандартом EN 16931. Установи в Німеччині вимагають XRechnung; від 2025 року підприємства мають бути здатні приймати електронні рахунки.
Leitweg-ID
Ідентифікатор публічних замовників у Німеччині. Він потрібен як референс покупця в XRechnung.
Розрахунок перевищення доходів над витратами (EÜR)
Спрощене визначення прибутку за касовим методом (§ 11 EStG): доходи враховуються, коли надходять гроші, витрати – коли їх оплачено. У workes йому відповідає звіт за оплатою – підготовка до нього, а не податкова декларація.
Результат за датою рахунку (метод нарахування)
Доходи враховуються за датою рахунку, навіть поки його не оплачено. Це не податковий розрахунок EÜR: він ведеться за моментом оплати (§ 11 EStG). Для нього у звіті є подання за оплатою.
Касовий метод для ПДВ (§ 20 UStG)
З дозволу податкової ПДВ стає до сплати лише тоді, коли надходять гроші, а не вже з виставленням рахунку. Якщо це позначено, звіт і огляд спершу показують подання за оплатою. На ваші документи це налаштування не впливає.
Період декларації
Як часто ви подаєте попередню декларацію з ПДВ (§ 18 абз. 2 UStG): зазвичай щокварталу, щомісяця при сумі до сплати понад 9 000 € у минулому році або в перші два роки після заснування. Період повідомляє податкова. Строк – 10-й день після закінчення періоду.
Додаток EÜR (підготовка)
Рядки додатка EÜR із сумами з workes – доходи за надходженням оплати, сплачені витрати за категоріями. Амортизацію, персонал, витрати на авто та платежі податковій workes не знає; додайте їх в ELSTER або з податковим консультантом.
Непогашені позиції
Усі рахунки, які ще не оплачені (повністю).
ПДВ до сплати
Отриманий ПДВ мінус сплачений вхідний ПДВ – сума, яка йде до податкової (або повертається).