workesWork Easy
Български
Deutsch Türkçe Русский English Polski Română Українська Shqip Italiano Hrvatski Български ქართული
ВходЗапочнете безплатно
Помощ

Помощ и често задавани въпроси

Отговори на често задавани въпроси и речник на най-важните професионални термини. Не намерихте каквото търсите?

Пишете ни

Първи стъпки

  1. Създайте профил и потвърдете имейл адреса
  2. Настройване на фирмата: адрес, данъчен номер, банкова сметка, лого
  3. Добавете клиенти и продукти (или ги въведете направо в документа)
  4. Напишете, приключете и изпратете първата фактура
  5. Свържете входящото плащане – готово

Често задавани въпроси

Как да създам първата си фактура?
След регистрацията настройвате фирмата си (адрес, данъчен номер, банкова сметка). После: Фактури → „Създай фактура”, изберете клиент или въведете адрес, въведете позициите и натиснете „Запиши и приключи”. При приключването се присвоява номерът на фактурата; след това изпращате PDF файла по имейл.
Как да променя приключена фактура?
Като собственик я отваряте отново чрез „Редактиране“ – 24 часа след изпращането или първото изтегляне като PDF, печат или XML, с посочване на причина: номерът остава, предишната версия се пази, новият PDF носи бележка за коригираната версия и го изпращате отново. Това е блокирано, щом е записано плащане, фактурата е сторнирана или са минали 24 часа. Тогава изберете в „Още“ точката „Коригиране на фактура“: workes създава сторно фактура и нова чернова със същото съдържание, която коригирате и приключвате.
Какви данни трябва да съдържа една фактура?
Вашето име и адрес и тези на клиента, вашият данъчен номер или ДДС номер в ЕС, номер на фактурата, дата на фактурата, дата или период на изпълнение, количество и вид на услугата, възнаграждението по данъчни ставки заедно с договорено намаление, например отстъпка за предсрочно плащане, данъчна ставка и размер на данъка (или забележката по § 19 UStG или за освобождаване от данък). workes поставя вашите данни на предвиденото място; проверката на фактурата показва преди приключване най-важните липсващи данни.
На кои езици мога да създавам документи?
Интерфейсът е на 12 езика, а документите – на: Deutsch, Türkçe, Русский, English, Polski, Română, Українська, Shqip, Italiano, Hrvatski, Български, ქართული. Езика на интерфейса избирате от менюто, а езика на документа определяте за всеки клиент или за отделния документ – стандартните текстове и форматите на датите и числата се адаптират.
Как работи съгласуването с банката?
Експортирайте движенията си в онлайн банкирането като CSV и качете файла под Плащания → Съгласуване с банката. workes разпознава номера на фактури в основанието за плащане и предлага съответната фактура. Данни за достъп до банката ви не са необходими.
Какво е електронна фактура и нужна ли ми е?
Електронната фактура е XML файл по стандарта EN 16931 (в Германия XRechnung; ZUGFeRD съчетава PDF и XML). Държавните органи изискват XRechnung; от 2025 г. фирмите трябва да могат да получават електронни фактури. workes създава файлове XRechnung и зарежда входящи електронни фактури.
Може ли счетоводителят ми да получи достъп до данните?
Да, в пакетите Business и Team – поканете го с ролята „Счетоводство”. Вижда документите, контактите, плащанията и отчетите и може да експортира, но не може да променя нищо. Като алтернатива предавайте пакета за счетоводителя (ZIP) на тримесечие или на година.
Замества ли workes счетоводството или данъчната ми декларация?
Не. workes е решение за фактуриране и подготовка на счетоводството: събира приходите, разходите и документите и ги обработва. Справка-декларацията по ДДС, отчета за превишението на приходите или баланса изготвяте вие, съответно вашият счетоводител, на тази основа.
Колко сигурни са данните ми?
Шифрована връзка, двуфакторно влизане, блокиране след неуспешни опити, дневник на важните действия, строго разделяне на фирмените профили и редовни резервни копия. Подробностите са в декларацията за поверителност и в договора за обработване на данни.
Колко дълго трябва да пазя фактурите?
От 2025 г. в Германия важат 8 години за фактури и счетоводни документи и 10 години за книги, инвентаризации и годишни отчети. Редовно експортирайте пакет за счетоводителя и го съхранявайте допълнително локално.
Как да напиша фактура най-бързо?
Изберете клиента – срокът за плащане, отстъпката и отстъпката за бързо плащане се пренасят. В позицията докоснете или въведете продукт: цена, мерна единица и данъчна ставка са попълнени. Enter прескача към количество и цена, следващият ред се появява сам. В долната лента докато пишете виждате нето, ДДС и бруто. „Като последния път“ попълва клиента и условията като в последната фактура, „Текстов шаблон“ вмъква запазени въведения и заключителни текстове. Накрая „Запази и приключи“ – едва тогава се дава номер.
Как офертата става фактура?
В офертата докоснете „Преобразувай“ и изберете какво да се създаде: фактура, потвърждение на поръчка, стокова разписка, авансова или окончателна фактура. По желание пренесете само отделни позиции или частични количества (частична фактура, частична доставка) или аванс в проценти. Окончателната фактура сама приспада авансите по поръчката. Винаги се създава чернова за проверка.
Как да изпратя напомняния за няколко фактури наведнъж?
В Напомняния най-отгоре е пускането на напомняния: всички фактури, готови за напомняне, са отметнати, с ниво, такса и получател. „Виж текста“ показва напомнянето и имейла, махането на отметка изключва фактура, едно щракване създава и изпраща всички. Без имейл адрес напомнянето само се създава. Неизпратеното може веднага да се отмени; с включен ИИ workes предлага текст за създадените напомняния.
Как най-бързо да планирам седмицата?
В графика изберете шаблон като четка (напр. „Сутрешна 6–14“) и докоснете клетките или прокарайте по тях със задържан бутон на мишката или пръст; гумата изтрива. Без четка докосването отваря прозореца за избор с часове, място и копие. На компютър смяната може да се провлачи в друга клетка, с Ctrl или Alt се копира. „Още“ → „Поемане на предходната седмица“ или „Създай плана автоматично“ запълва седмицата, „Публикувай“ уведомява екипа.
Как работят свободните смени и размяната на смени?
Смяна без служител въведете в реда „Свободни смени“. След публикуване я виждат всички служители, на които пасва, в „Моят график“ и я поемат – според настройката веднага или след вашето потвърждение. По същия начин служителите предлагат собствени смени на всички или на един човек; ако някой приеме, вие потвърждавате (или важи веднага). Проверяват се двойно назначение, единадесетчасова почивка и отсъствия, а всяка стъпка се съобщава и протоколира.
Как служителите посочват кога могат?
В „Моят график“ → „Моята наличност“: по дни от седмицата или за отделни дни „недостъпен“, „по-добре почивка“ или „с удоволствие“, при желание с час. За служители без акаунт това въвежда планиращият на страницата на служителя. Графикът го показва в клетките, предупреждава при „недостъпен“, а предложението за седмицата го взема предвид.
Как workes създава графика автоматично?
Горе в графика докоснете „Създай плана автоматично“: изберете периода (от седмица до месец), разпределението и дали съществуващите чернови остават. По подразбиране е „Смесено в рамките на седмицата“: всеки получава през седмицата различни смени, с единадесет часа почивка между тях. „Смяна по седмици“ означава: седмица една и съща смяна, после следващата – ранна, късна, нощна. При „Постоянни смени“ всеки запазва своята смяна. workes запомня избора. Прегледът показва причината за всяка смяна, часовете на всеки спрямо нормата (+/−, при недостиг с причина), общите часове на всички и празнините; празнините могат да се обявят като отворени смени. Записва се едва с „Прилагане“, десет минути може да се отмени.
Къде виждам планираните часове спрямо нормата?
В графика до всеки човек стои планираното време за седмицата или месеца, нормата и отклонението (+/−); редът „Общо“ сумира всички. Изчислява се нето: продължителност на смяната минус почивка. Докато е отворено предложение от „Създай плана автоматично“, предложените смени вече се броят. Приложението показва същите числа.
Как да въведа желание за смяна?
В „Моят план“ при „Желания за смени“ изберете „Добави желание“: какво (само тази смяна, с удоволствие, не тази смяна, недостъпен, по-скоро почивка), коя смяна, кога (всеки ден, в ден от седмицата или в един ден) и докога (празно = безсрочно). Автоматичният план винаги спазва „не“ и „само“, а „с удоволствие“ и „по-скоро почивка“ – където е възможно. За служители без профил желанието се въвежда от планиращия на страницата на служителя.
Как най-бързо да добавя среща?
Напишете изречение най-горе в календара, например „пт 14:00 оглед Мюлер“: workes разчита деня, часа и заглавието и показва преглед – нищо не се запазва, преди да натиснете „Запази“. Или докоснете свободно място в изгледа за седмица, ден или месец. Местите среща, като я плъзнете на друго място, а продължителността променяте от долния край. При повтарящи се срещи workes пита дали имате предвид само тази или цялата поредица; „Отмени“ връща всичко.
Как клиентите могат да запишат час онлайн?
В календара в „Онлайн записване“ задавате услуги с продължителност, седмични часове и правила и включвате страницата. Клиентите избират там услуга, ден и свободен час; заетите часове, празниците и паузите workes отчита сам. В зависимост от настройката срещата се потвърждава веднага или е заявка, която потвърждавате или отказвате в календара. Клиентът получава имейл с файл за календар и връзка за отказ.
Как да поканя клиент на среща?
В срещата под „Още“ изберете клиента и отметнете „Изпрати покана по имейл с файл за календар“ – за това клиентът трябва да има имейл адрес. Имейлът се изпраща на неговия език. Ако по-късно промените срещата, workes при желание изпраща промяната; при изтриване може да се изпрати отказ.
Как да коригирам работното време и да одобря месеца?
В „Време“ е месечният лист: за всеки ден идване, тръгване, почивка, нето, норма и салдо. „Промени“ превръща реда във формуляр – коригирайте часовете, въведете причина, Enter. Старите и новите стойности остават в дневника. Ако липсва „Тръгване“, едно щракване приема предложението (дневна норма плюс почивка); ако липсва цял ден, „Добави“ попълва реда отдолу. Когато всичко е точно – „Одобри месеца“; след това месецът може да се променя само след оттегляне на одобрението. В „Екипът за месеца“ одобрявате няколко служители наведнъж.
Как да поискаме и решим отпуск?
В „Отсъствия“ докоснете в календара първия и последния ден и „Поискай отпуск“ – работните дни и оставащият отпуск се виждат веднага отдолу; празниците и отсъстващите колеги са маркирани. Собственикът решава в списъка с бутон или на телефона с плъзгане (надясно одобрява, наляво отказва) и може да отмени решението в рамките на десет минути. Годишният преглед показва всички като ленти, вдясно оставащият отпуск.
Как да създам трудов договор или удостоверение?
Документи → „Създай документ“, изберете шаблон и лице: всичко от основните данни е попълнено, горе са само липсващите данни. Проверката и прегледът са отдолу, после „Провери и създай PDF“. За няколко служители наведнъж има „Серия“. Ако споделите документа, лицето потвърждава получаването в профила си. Шаблоните са образци и не заменят правен съвет.
Как да работя с поръчки?
Когато клиентът приеме оферта – ръчно, чрез клиентската връзка или с подпис –, поръчката се създава сама и получавате известие. Без оферта я създайте в „Поръчки“, също като изречение, напр. „Пт баня Мюлер плочки“. На страницата на поръчката са часовете, времената, снимките, задачите и документите; големият бутон я придвижва: започни работа, отбележи като изпълнена.
Как от поръчка става фактура?
На страницата на поръчката „Фактура от поръчка“: с оферта се създава окончателна фактура с нейните позиции, авансовите фактури се приспадат; отворените времена по поръчката се добавят като часове. Без оферта фактурата се създава от времената. След това поръчката е „фактурирана“. Ако фактурата бъде сторнирана, отново е „изпълнена“.
Как да следя задачите?
В „Задачи“ напишете изречение, напр. „Утре да се обадя на Мюлер“ – денят и клиентът се разпознават. Задачата може да се възложи на човек, който получава известие; „Мои“ показва вашите. Отметката я приключва, „Отмяна“ я връща. Напомнянията към клиенти и документи са в същия списък – и в приложението.
Как да прикача снимки към поръчка и да получа подпис?
При документ или клиент изберете изображения или PDF в „Снимки и файлове“ – няколко наведнъж, снимките се смаляват. При оферта, стокова разписка или потвърждение на поръчка клиентът подписва на екрана в „Подписване“: офертата се счита за приета, разписката – за доставена. Името, часът и целта са в PDF.
Времето ми е грешно, а месецът вече е одобрен – какво да правя?
В „Време“ при записа изберете „Заявка за корекция“, въведете правилните часове и причина. Собственикът вижда заявката в горната част на страницата „Време“ и одобрява или отхвърля; ще получите известие. Ако месецът е заключен, планиращият първо оттегля одобрението.
Могат ли служителите сами да съобщават за болест?
Да, ако разрешите: График → Шаблони и нужда → „Служителите могат сами да съобщават за болест“. Тогава в „Моят план“ и в приложението има „Съобщи за болест“; важи веднага, получавате известие, може да се приложи бележка. workes изтрива бележките една година след края на отсъствието.
Как мина тази седмица?
В прегледа има карта „Тази седмица“: фактури, постъпления, разходи, отработени часове, срещи и маршрути от седмицата, до тях – миналата седмица. Картата се мести или скрива чрез „Персонализирай“. Същите числа приложението показва като седмичен отчет.
Как да реша заявка за корекция?
Отворените заявки са в „Чака ви“ в прегледа и горе на страница „Часове“ под „Заявки за корекция“ – със старото и новото време и причината. „Одобри“ веднага коригира времето, „Отхвърли“ го оставя както е; човекът получава известие. Ако месецът е одобрен, първо оттеглете одобрението.
Как да обработя няколко записа наведнъж?
В списъци като фактури или продукти пред всеки ред има отметка; отметката в заглавието избира всички, Shift-клик – диапазон. Щом нещо е избрано, долу се появява лента с действия – изпрати, отбележи като изпратено, PDF като ZIP, активно/неактивно, изтрий. Съобщението след това казва колко са изпълнени и колко пропуснати и предлага „Отмени“.
Изтрих нещо – как да го върна?
Веднага след изтриване в съобщението долу десет секунди стои „Отмени“. След това изтритото стои 90 дни в кошчето (Настройки → Данни) и може да се възстанови оттам. Приключените документи никога не се изтриват, а се сторнират – това изисква данъчното право.
Мога ли да променям стойности направо в таблицата?
Да, там, където клетката при посочване показва молив: клик, Enter или F2 я правят поле, Enter или Tab запазват, Esc отказва. При продуктите това са номер, име, мярка, цена и данъчна ставка, при черновите на документи – падежът. Приключените документи остават заключени.
Има ли клавишни комбинации?
Ctrl + K или „/“ отваря палитрата с команди: страници, действия като „Нова фактура“ или „Стартирай напомнянията“ и всички функции, наскоро използваното най-горе. В списъците j и k минават през редовете, Enter отваря, x избира, n създава ново. „?“ показва всички комбинации; въпросителният знак горе вдясно отваря помощта за страницата.
Какво е „Като миналия път“?
Бутон в „Нова фактура“ и „Нов разход“, който попълва некритичните полета като миналия път – клиент или доставчик, срок за плащане, категория, данъчна ставка, начин на плащане. Сумите, позициите и номерата никога не се пренасят. Запомня се за всеки профил и фирма.
Как най-бързо да въведа разход?
Снимайте разписката или я качете като PDF – с включено разпознаване workes чете доставчика, датата и сумите. Или препратете фактурата към пощенската кутия за документи. При ръчно въвеждане помагат „Като миналия път“, бързият избор на дата (Днес, +7, край на месеца) и полето за сума, което смята: „100+19%“ дава брутната сума.
Къде виждам какво е ново?
В „Какво ново“ (през въпросителния знак горе вдясно или менюто на потребителя) са всички новости по дата с пътя до тях. Въпросителният знак брои какво още не сте видели. Там могат да се изключат и кратките подсказки при първо посещение на страница.
Как най-бързо да съпоставя плащания и банкови операции?
В „Банка“ са всички отворени операции, първо неизяснените, всяка с предложение: номер на фактура, сума, име на клиент, частично плащане или сборен превод за няколко фактури. „Приеми всички сигурни предложения“ осчетоводява еднозначните наведнъж и може да се отмени в рамките на десет минути. Операция без съвпадение плъзнете за дръжката върху отворена фактура; ако липсват няколко евро, осчетоводете остатъка като отстъпка или такса.
Как автоматично да записвам повтарящи се дебити като наема?
При дебит изберете „Запиши като разход“ и отметнете „винаги така“: workes запомня правилото, напр. „Ако дебит съдържа „Наемодател“, тогава запиши като разход „Наем и консумативи““, и оттук нататък го прави само. Всички правила стоят като изречения в „Банка → Правила“. Повтарящи се разходи без банкова операция списъкът с разходи предлага, щом настъпи падежът.
Как бързо да видя как е минал месецът?
Отчетите започват с въпроси вместо таблици: „Как мина октомври?“, „Кой ми дължи най-много?“, „Какво ми струва най-много?“, развитието за дванадесет месеца с предходната година и какво става дължимо през следващите 30 дни. С включен ИИ workes обобщава картите в три изречения. Всяка карта може да се вземе като CSV.
Как данъчният консултант получава всички документи?
В „Експорти“ с едно щракване: последния месец, тримесечие или година. Пакетът за данъчния консултант съдържа документи като PDF, входящи документи, разходи, плащания и контакти като CSV, пакета DATEV (ако е настроен) и обобщение. Връзката за изтегляне е валидна 30 дни; при желание workes напомня всеки месец или тримесечие.
Как най-бързо да добавя клиент?
Най-горе в списъка с клиенти – „Бързо добавяне на клиент“: достатъчни са име, имейл и телефон, останалото по-късно. Още по-бързо: копирайте подписа от имейл или текста на визитка и го поставете – име, фирма, адрес, телефон и ДДС номер се разпознават и попълват, вие само проверявате. Въведете пощенски код и workes попълва града; ако клиентът вече съществува, се появява бележка с връзка.
Как да обединя дублирани клиенти?
Клиенти → „Дубликати“ показва контакти със същия имейл, име, телефон или адрес. Изберете кой запис остава и докоснете „Обедини“: всички документи, плащания, срещи, маршрути и файлове преминават към този контакт, празните полета се попълват. Останалите записи стоят 90 дни в кошчето, а „Отмяна“ ги разделя отново. В списъка става и чрез отметките и „Обедини“.
Как да прехвърля клиентите си от Excel или телефона?
Клиенти → „Импорт“: изберете CSV файл от Excel или досегашната програма или vCard файл (.vcf) от указателя. workes сам съпоставя колоните; можете да промените всяко съпоставяне и предварително виждате за всеки ред какво е ново, какво вече съществува и какво е с грешка. Едва тогава се импортира – и 10 минути целият импорт може да се отмени.
Как да видя какво ще бъде фактурирано следващия месец?
В „Договори“ и „Повтарящи се“ всяка серия стои като изречение, напр. „Всеки месец на 1-во число, фактура до Мюлер, 120,00 €, до отмяна“, със следващите дати. Картата „Какво предстои следващия месец“ сумира всички фактурирания през следващите 31 дни. Пауза, продължаване и прекратяване с едно щракване; промяна на цената въвеждате от дата.
Как да настроя автоматични напомняния за плащане?
В „Автоматизация“ има готови правила, напр. „Ако изпратена фактура е просрочена със 7 дни → предложи напомняне за плащане“. Едно щракване ги включва в режим „Наблюдение“: съвпаденията чакат в списъка за изчакване вашето одобрение, нищо не се изпраща автоматично. Всяко правило е изписано като изречение, а дневникът показва при всяко изпълнение кои фактури са засегнати.
Как се създава маршрутът за деня с едно щракване?
В Маршрути има „Маршрут от днешните поръчки“: стоковите разписки, потвържденията и срещите на деня с адрес вече са отметнати. Изберете шофьор (с наличност по графика), „Създаване на маршрут“ – workes създава спирките, подрежда ги най-добре и уведомява шофьора на неговия език. Повтарящи се маршрути като „понеделнишкия“ се появяват в съответния ден като отделен бутон.
Какво вижда шофьорът?
В „Моите маршрути“ в браузъра на телефона – без приложение – една спирка е голяма: адрес, времеви прозорец, бележка, „Маршрут“ и „Обаждане“. Докоснете „Пристигнах“, после „Доставено“ (по желание с подпис или снимка) – и горе е следващата спирка. „Подаване на проблем“ има честите причини като бутони. Запазват се само часовете на докосванията, без местоположение.
Как да сменя реда и времевите прозорци на спирките?
В маршрута плъзнете спирките за дръжката вляво на правилното място (и с пръст) – или „Предложи най-добър ред“. Времевите прозорци, минутите на място и бележката за шофьора се променят в „Времеви прозорци на спирките“ направо в таблицата: щракнете клетка, въведете стойност, Enter. Часовете на пристигане се преизчисляват.
Как бързо да намеря настройка?
Полето за търсене горе в настройките: въведете „срок за плащане“, „IBAN“, „лого“ или „такса за напомняне“, Enter – страницата отива на полето и го маркира. Настройките са подредени по задачи (Издаване на фактури, Получаване на плащания, Екип, На път, Известия, Сигурност, Пакет), всяка с изречение „За какво?“. В „Последно променени“ всяка промяна може да се върне.
Какво прави видът дейност?
Занаят, куриер, практика, ресторантьорство, агенция или друго: изборът задава подходящи стойности (срок за плащане, отстъпка, валидност на офертата), създава примерни продукти с номер BSP-… и – ако още няма – шаблони за смени, плюс подходящи „Първи стъпки“. Промененото от вас остава. Примерите се премахват с едно щракване в Настройки → На път и вид дейност.
Как да получавам по-малко или повече известия?
В Известия → Настройки избирате за всеки вид дали идва по имейл, или като push в приложението – в списъка е всичко. Тихото време (напр. 20:00–7:00) задържа имейлите, обобщеният имейл ги събира веднъж дневно или седмично.
Как да използвам промо код?
В „Достъп и пакет“ въведете кода и докоснете „Провери“: виждате какво прави – напр. „20 % за Business за 6 месеца“ с цена и крайна дата. Едва „Използвай сега“ го записва. При регистрация има отделно поле. Ако за фирмата ви важи договорена цена, може да се използва само удължаване на пробния период; ако едновременно тече промоционална цена, важи по-ниската.
Как работи „Покани приятели“?
Докато тече кампанията, собствениците намират „Покани приятели“ в менюто на потребителя: копирайте, споделете или изпратете по имейл личния си линк. Подаръкът идва, когато поканената фирма плати първата си фактура за абонамент – като кредит по следващата фактура.

Речник

Тези обяснения се появяват и в приложението зад символа „?”.

ДДС номер в ЕС (идентификационен номер по ДДС)
Номер за сделки в рамките на ЕС, например DE123456789. Заявявате го във Федералната централна данъчна служба. За изцяло германски клиенти е достатъчен данъчният номер.
Обратно начисляване (данъчното задължение е на получателя на услугата)
При определени услуги към фирми в други държави от ЕС не посочвате ДДС – клиентът сам начислява данъка. Тогава във фактурата трябва да има съответна забележка.
Данъчно третиране (обратно начисляване, ЕС, трета страна)
За всеки документ: обичайно облагане с ДДС, обратно начисляване за услуги към фирми в други държави от ЕС или определени вътрешни случаи (§ 13b UStG), освободена вътреобщностна доставка (§ 4 № 1b UStG) или износ в трета страна (§ 4 № 1a UStG). Без ДДС workes поставя задължителния текст и ДДС номера на клиента в документа; оборотите с ЕС се показват в обобщената декларация под „Отчети“.
ZUGFeRD
PDF файл, в който данните на фактурата се доставят допълнително в машинночетим вид. Получателят вижда обикновен PDF, но неговият софтуер може да прочете данните директно.
Данъчна ставка
Процентът ДДС върху дадена позиция. Обикновено 19 %, намалена ставка 7 % (например книги, храни), 0 % при освободени от данък услуги.
Нето / бруто
Нето е цената без ДДС, а бруто – цената с ДДС, тоест това, което клиентът действително плаща.
Данък върху добавената стойност (ДДС)
Данъкът, който начислявате върху услугите си и внасяте в данъчната служба. В Германия обикновено 19 %, за определени услуги 7 %.
Входящ ДДС
ДДС, който сте платили сами при покупки. Можете да го прихванете с начисления ДДС (ДДС за внасяне).
Режим за малки предприятия (§ 19 UStG)
Който остане под определени прагове на оборота, може да се откаже от ДДС. Тогава във фактурите не бива да се посочва ДДС – workes поставя задължителната забележка автоматично.
Праг за малък предприемач (§ 19, ал. 1 UStG)
От 2025 г.: малък предприемач е този, чийто общ оборот през предходната година е бил най-много 25.000 € и през текущата година не надвишава 100.000 €. При надвишаване на 100.000 € режимът приключва незабавно – надвишаващият оборот е облагаем, предишните обороти остават освободени. Брои се по дата на постъпване на плащането, без ДДС; освободените обороти по § 4 № 8 и сл. UStG не се броят и би трябвало да се приспаднат. В годината на учредяване прагът от 25.000 € важи за текущата година. Светофарът в отчетите не замества данъчна консултация.
Дата на изпълнение / период на изпълнение
Денят или периодът, в който услугата е извършена. Задължителен реквизит във фактурите – при месечни услуги например „01.08. – 31.08.”.
Падеж
Денят, до който клиентът трябва да плати. След това фактурата е просрочена и може да се изпрати напомняне.
Калкулация (вътрешна)
Вашите планирани разходи по оферта или фактура: собствени часове, материали, външни услуги, транспорт. Видими само вътрешно – никога в документи, експорти или търсене.
Планиран излишък
Нето цената минус планираните разходи, включително резерва за риск. Планова величина за ценови решения, а не реализирана печалба, тъй като липсват данъци, общи разходи и несъбрани вземания.
План за фактуриране
Планът какво и кога да се фактурира по даден договор (паушални суми за период, етапи, одобрения). Ако за дължим период липсва фактура, се появява бележка за проверка – фактури възникват само след ваше кликване.
Режими на автоматизацията
Прегледът показва само какво би се случило. Наблюдението оставя предложения за одобрение. Активният режим създава напомняния автоматично (без изпращане). Един централен превключвател поставя всичко на пауза.
Отстъпка за предсрочно плащане
Намаление на цената, когато клиентът плати особено бързо – например 2 % при плащане в рамките на 7 дни.
Авансови фактури
Авансовата фактура е пълноценна фактура за частична сума. В окончателната фактура на същата поръчка тя се приспада.
Кредитно известие / сторно фактура
Кредитното известие (сторно фактура) анулира изцяло или частично приключена фактура – след това може да се създаде нова, правилна фактура.
Степени на напомняне
Напомняне за плащане, първо напомняне, второ напомняне: всяка степен има собствен текст, срок и такса. Таксите за напомняне могат да отразяват само действително възникналата вреда от забавата, например пощенски разходи – не собственото работно време.
GiroCode
QR код във фактурата, който клиентите сканират с банковото приложение. IBAN, сумата и основанието за плащане се попълват автоматично.
Електронна фактура / XRechnung
Фактура като структуриран XML файл по европейския стандарт EN 16931. Държавните органи в Германия изискват XRechnung; от 2025 г. фирмите трябва да могат да получават електронни фактури.
Leitweg-ID
Идентификатор на публичните възложители в Германия. Необходим е като референция на купувача в XRechnung.
Отчет за превишението на приходите (EÜR)
Опростено определяне на печалбата на касова основа (§ 11 EStG): приходите се отчитат, когато парите постъпят, разходите – когато са платени. В workes му съответства отчетът по плащане – подготовка за това, а не данъчна декларация.
Резултат по дата на фактурата (по начисляване)
Приходите се отчитат с датата на фактурата, дори докато тя не е платена. Това не е данъчният отчет EÜR: той се води по момента на плащане (§ 11 EStG). За него отчетът има изглед по плащане.
Касова отчетност на ДДС (§ 20 UStG)
С разрешение на данъчната служба дължите ДДС едва когато парите постъпят, а не още с фактурата. Ако това е отметнато, отчетът и прегледът показват първо изгледа по плащане. Настройката не засяга вашите документи.
Период на декларацията
Колко често подавате ДДС декларация (§ 18 ал. 2 UStG): тримесечно е правилото, месечно при над 9 000 € задължение през предходната година или в първите две години след основаването. Данъчната ви съобщава периода. Срок: 10-ият ден след края на периода.
Приложение EÜR (подготовка)
Редовете на приложение EÜR със сумите от workes – приходи по постъпване на плащане, платени разходи по категория. Амортизация, персонал, разходи за автомобил и плащания към данъчната workes не познава; добавете ги в ELSTER или с данъчния си консултант.
Неуредени пера
Всички фактури, които още не са платени (изцяло).
ДДС за внасяне
Начислен ДДС минус платен входящ ДДС – сумата, която отива към данъчната служба (или се възстановява).