Team · Dienstplan

Dienstplan erstellen: Schichtplan für kleine Teams

Die Woche in zwei Klicks planen – mit Vorschlag

Schichten planen Sie im Raster: Tippen setzt die Schicht, „Vorwoche übernehmen“ füllt die neue Woche, „Veröffentlichen“ zeigt sie dem Team. Urlaub und Hinweise nach Arbeitszeitgesetz stehen direkt im Plan.

Jetzt kostenlos starten

BeispielDienstplan

MoDiMiDoFr AnnaFrühFrühSpätSpätUrlaubBenSpätSpätFrühFrühFrühLeaFrühSpätFrühSpät

Beispieldaten aus der Demo.

Das Problem

Der Schichtplan entsteht in Excel oder auf Papier, wird als Foto in die Gruppe geschickt und ist nach der ersten Krankmeldung veraltet. Wer Urlaub hat, steht woanders, und ob Ruhezeiten eingehalten sind, prüft niemand.

Die Lösung mit workes

In workes ist das Raster selbst der Editor: Tippen setzt die Schicht, die Vorwoche lässt sich übernehmen, „Plan automatisch erstellen“ füllt eine Woche bis einen Monat – reihum und nach den Wünschen Ihres Teams. Urlaub und Hinweise nach Arbeitszeitgesetz stehen direkt im Plan, und Ihr Team sieht ihn nach dem Veröffentlichen auf dem Handy.

Woche in zwei Klicks

„Vorwoche übernehmen“ und „Veröffentlichen“ – fertig ist der Plan für die nächste Woche. Neben jeder Person stehen die geplanten Stunden gegen das Soll, darunter die Summe des Teams.

Urlaub und Gesetz im Blick

Abwesenheiten stehen im Plan, Hinweise zu Pausen und Ruhezeiten an der Schicht.

Jeder sieht seinen Plan

Mitarbeiter mit eigenem Konto sehen ihre Schichten auf dem Handy, dazu ein PDF zum Aushang.

Das übernimmt workes

Raster für Woche und Monat: Tippen auf eine Zelle wechselt die Schicht – ohne Formular und ohne Seitenwechsel.
„Plan automatisch erstellen“ für eine Woche bis einen Monat: gemischt innerhalb der Woche, wochenweise wechselnd (Früh → Spät → Nacht) oder mit festen Schichten. Wochenenden und Nächte werden gerecht verteilt, Schichtwünsche gehen vor. Der Vorschlag zeigt je Schicht den Grund und die Stunden gegen das Soll und bleibt ein Entwurf, bis Sie ihn übernehmen.
Je Person die geplanten Stunden der Woche oder des Monats gegen das Soll (+/−), darunter die Gesamtstunden des Teams – auch in der App.
Schichtvorlagen wie Früh, Spät oder Nacht mit Zeiten und Pausen.
Urlaub und Krankheit stehen im Plan; Hinweise zu Pausen, Ruhezeit und Höchstarbeitszeit nach Arbeitszeitgesetz erscheinen an der Schicht.
Veröffentlichen mit einem Klick: Ihre Mitarbeiter sehen ihren Plan mit eigenem Konto auf dem Handy, dazu als PDF.

Dienstplan erstellen in drei Schritten

Legen Sie unter „Mitarbeiter“ Ihr Team an – Name, Wochenstunden und Urlaubstage genügen – und im Dienstplan Ihre Schichtvorlagen, etwa Früh 6–14 Uhr und Spät 14–22 Uhr.
Öffnen Sie die Woche. Tippen Sie auf eine Zelle, um die Schicht zu setzen oder zu wechseln, oder füllen Sie Woche oder Monat mit „Vorwoche übernehmen“ bzw. „Plan automatisch erstellen“. Neue und geänderte Schichten bleiben Entwurf.
Prüfen Sie die Hinweise an den Zellen und klicken Sie auf „Veröffentlichen“. Ab dann sehen Ihre Mitarbeiter den Plan in ihrem Konto; als PDF drucken Sie ihn für den Aushang.

Häufige Fragen

Kann workes den Dienstplan selbst erstellen?

Ja, als Vorschlag. „Plan automatisch erstellen“ verteilt Ihre Schichtvorlagen für eine Woche bis einen Monat – nach Ihrer Wahl gemischt innerhalb der Woche (die Vorgabe: jede Person bekommt verschiedene Schichten, mit elf Stunden Ruhe dazwischen), wochenweise wechselnd (Früh → Spät → Nacht) oder mit festen Schichten. Wochenenden und Nächte gehen reihum, Schichtwünsche wie „bis 31.12. nur Frühschicht“ oder „keine Nachtschicht“ gehen vor, Urlaub und Abwesenheiten bleiben frei. Die Vorschau nennt je Schicht den Grund, zeigt eine Fairness-Tabelle mit den Stunden jeder Person gegen ihr Soll (+/−, bei zu wenig mit Grund), die Gesamtstunden des Teams und die Lücken. Mit eingeschaltetem KI-Assistenten gibt es zusätzlich „Woche automatisch planen“ mit Regeln in einem Satz, etwa „samstags nur Tom“. Der Vorschlag bleibt ein Entwurf; übernommen wird erst nach Ihrem Klick, und veröffentlicht erst, wenn Sie es wollen.

Prüft workes das Arbeitszeitgesetz?

workes zeigt Hinweise, wenn eine geplante oder erfasste Arbeitszeit zehn Stunden am Tag übersteigt (§ 3 ArbZG), die Pause zu kurz ist (§ 4 ArbZG) oder zwischen zwei Schichten weniger als elf Stunden Ruhezeit liegen (§ 5 ArbZG). Es sind Warnungen, keine Sperre: Ob eine Ausnahme greift, etwa durch einen Tarifvertrag (§ 7 ArbZG), beurteilen Sie selbst.

Welches Paket brauche ich für den Dienstplan?

Dienstplan, Zeiterfassung und Urlaubsanträge gehören zu den Paketen Business und Team. Ihre Mitarbeiter bekommen dafür eigene Konten, die nur den Dienstplan und ihre eigenen Angaben sehen: bis zu 25 im Paket Business, bis zu 100 im Paket Team.

Weitere Funktionen

Alle Funktionen

Zeiterfassung & UrlaubStempeln, Stunden und Urlaubskonten an einem Ort Dokumente & ArbeitsverträgeArbeitsverträge, Bescheinigungen und Schreiben aus Vorlagen RechnungenRechnungen in Minuten – mit Rechnungs-Check vor dem Abschließen AngeboteVom Angebot zum Auftrag E-RechnungXRechnung und ZUGFeRD erstellen und einlesen Belege & AusgabenBelege per Foto, Beleg-Postfach oder E-Rechnung erfassen

Jetzt starten

Konto erstellen, Unternehmen einrichten – ohne Zahlungsdaten.