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Was die GoBD sind
GoBD steht für „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“. Es ist kein Gesetz, sondern ein Schreiben des Bundesfinanzministeriums vom 28. November 2019, geändert am 11. März 2024 und am 14. Juli 2025. Es erläutert, wie die Finanzverwaltung die Vorschriften der Abgabenordnung (§§ 145 bis 147 AO) und des Handelsgesetzbuchs (§§ 238 ff. HGB) auslegt.
An das Schreiben ist die Finanzverwaltung gebunden, nicht das Finanzgericht. In der Betriebsprüfung ist es trotzdem der Maßstab, an dem Ihre Buchführung gemessen wird.
Die Grundsätze in einem Satz je Punkt
- Nachvollziehbar und nachprüfbar: Ein sachverständiger Dritter muss sich in angemessener Zeit zurechtfinden (§ 145 Abs. 1 AO)
- Vollständig: Jeder Geschäftsvorfall wird erfasst, keiner doppelt (§ 146 Abs. 1 AO)
- Richtig: Die Aufzeichnung entspricht dem tatsächlichen Vorgang
- Zeitgerecht: Erfasst wird zeitnah, nicht erst zum Jahresende
- Geordnet: Belege und Buchungen lassen sich einander zuordnen
- Unveränderbar: Eine Änderung darf den ursprünglichen Inhalt nicht unkenntlich machen (§ 146 Abs. 4 AO, § 239 Abs. 3 HGB)
Wie schnell Sie erfassen müssen
Kasseneinnahmen und Kassenausgaben sind täglich festzuhalten (§ 146 Abs. 1 Satz 2 AO). Für unbare Geschäftsvorfälle, etwa Rechnungen und Überweisungen, hält die Finanzverwaltung eine Erfassung innerhalb von zehn Tagen für unbedenklich (GoBD Rz. 47).
Wer erst periodisch bucht, etwa einmal im Monat, muss die Belege bis dahin geordnet sichern und die Buchungen eines Monats spätestens bis zum Ablauf des Folgemonats vornehmen (GoBD Rz. 50). Ein Schuhkarton bis zum Jahresende genügt dem nicht.
Keine Buchung ohne Beleg
Jeder Geschäftsvorfall braucht einen Beleg, der ihn nachweist: die Ausgangsrechnung, die Eingangsrechnung, den Kontoauszug, die Quittung. Fehlt er, muss der Vorgang auf andere Weise nachvollziehbar gemacht werden, etwa mit einem Eigenbeleg, der Datum, Betrag, Anlass und Beteiligte nennt.
Belege und Buchungen müssen sich gegenseitig finden lassen. Eine Rechnungsnummer im Buchungstext oder ein Verweis vom Beleg auf die Buchung genügt dafür.
Unveränderbar heißt nicht: nie korrigieren
Fehler dürfen berichtigt werden. Verlangt ist nur, dass der ursprüngliche Inhalt erkennbar bleibt und sich feststellen lässt, wann und von wem geändert wurde. Eine falsche Rechnung wird deshalb storniert oder berichtigt, nicht überschrieben.
Hier liegt das Problem von Tabellen und Textdateien: Sie lassen sich jederzeit spurlos ändern. Verboten sind sie nicht, aber Sie müssen auf andere Weise sicherstellen und beschreiben, dass nichts unbemerkt verändert wird.
Aufbewahren in der ursprünglichen Form
Was elektronisch eingeht, wird elektronisch aufbewahrt – ein Ausdruck einer PDF-Rechnung genügt nicht. Bei einer E-Rechnung ist der strukturierte Teil, die XML-Datei, aufzubewahren; einen zusätzlichen Bildteil müssen Sie nach der Fassung vom 14. Juli 2025 nur aufbewahren, wenn er weitere aufbewahrungspflichtige Angaben enthält.
Die Fristen: Rechnungen und Buchungsbelege acht Jahre, Bücher, Aufzeichnungen, Jahresabschlüsse und die zu ihrem Verständnis nötigen Unterlagen zehn Jahre, Handels- und Geschäftsbriefe sechs Jahre (§ 147 Abs. 3 AO, § 14b Abs. 1 UStG). In der Prüfung darf das Finanzamt auf die Daten zugreifen, sie sich auswerten lassen oder auf einem Datenträger verlangen (§ 147 Abs. 6 AO).
Papierbelege dürfen Sie einscannen und das Papier danach vernichten, wenn das Verfahren dokumentiert ist und das Bild mit dem Original übereinstimmt (GoBD Rz. 136 ff.). Unterlagen mit Beweisfunktion sollten Sie vorher mit der Steuerberatung besprechen.
Die Verfahrensdokumentation
Die Verfahrensdokumentation beschreibt, wie in Ihrem Betrieb Belege eingehen, erfasst, verarbeitet und aufbewahrt werden – und mit welchen Programmen. Für einen kleinen Betrieb genügen wenige Seiten: wer was wann tut, wo Belege liegen, wie gescannt und gesichert wird.
Fehlt sie, ist das nach Auffassung der Finanzverwaltung allein noch kein Grund, die Buchführung zu verwerfen, solange die Nachvollziehbarkeit nicht leidet. Wer Papier nach dem Scannen vernichtet, braucht sie aber in jedem Fall.
Was workes dazu beiträgt
Ein Programm macht keinen Betrieb GoBD-konform; verantwortlich bleibt, wer die Bücher führt. workes nimmt Ihnen aber die fehleranfälligen Teile ab: Rechnungsnummern werden beim Abschließen einmalig vergeben, abgeschlossene Belege lassen sich nicht still ändern, frühere Fassungen bleiben erhalten, und Korrekturen laufen über Storno oder Berichtigung.
Im Protokoll unter Einstellungen hält workes fest, wer Belege, Zahlungen und Ausgaben wann angelegt, geändert, storniert oder gelöscht hat; diese Einträge bleiben zehn Jahre. Eingehende E-Rechnungen bleiben als Originaldatei beim Beleg gespeichert. Für die Steuerberatung gibt es CSV-Listen, das Steuerberater-Paket und den DATEV-Export. Die Verfahrensdokumentation schreiben Sie selbst; die Beschreibung Ihrer Abläufe in workes gehört hinein.
Kurz gesagt
Die GoBD verlangen, dass jeder Geschäftsvorfall vollständig, zeitnah und nachvollziehbar erfasst und unverändert aufbewahrt wird – Kasse täglich, unbare Vorgänge innerhalb von zehn Tagen. Elektronische Belege bleiben elektronisch. Eine kurze Verfahrensdokumentation beschreibt, wie das in Ihrem Betrieb geschieht.
Häufige Fragen
Gelten die GoBD auch für Kleinunternehmer und Einnahmenüberschussrechner?
Darf ich meine Rechnungen in Excel schreiben?
Gibt es ein GoBD-Zertifikat für Software?
Was passiert bei Verstößen gegen die GoBD?
Allgemeine Informationen zum Stand 04.11.2026. Sie ersetzen keine Rechts- oder Steuerberatung; im Einzelfall entscheidet Ihre Steuerberatung.