DATEV-Export: So kommen Rechnungen, Buchungen und Belege zur Steuerberatung

Was ein DATEV-Export enthält

Ein vollständiger Export besteht aus drei Teilen:

• Buchungsstapel: eine CSV-Datei im DATEV-Format mit einem Kopfsatz, der Berater, Mandant, Zeitraum und Kontenrahmen nennt, und einer Zeile je Buchung – Betrag, Konto, Gegenkonto, Belegdatum, Belegnummer, Buchungstext
• Stammdaten: die Kunden und Lieferanten als Personenkonten mit Name, Anschrift und gegebenenfalls USt-IdNr.
• Belegbilder: die Rechnungen als PDF und die Eingangsbelege als Datei, mit der Buchung verknüpft, damit die Kanzlei zu jeder Buchung den Beleg sieht

Was die Kanzlei vorher nennen muss

Ohne diese Angaben liest DATEV den Stapel nicht ein oder bucht auf falsche Konten. Fragen Sie Ihre Steuerberatung einmal danach und tragen Sie sie im Programm ein:

• Beraternummer und Mandantennummer
• Kontenrahmen, in der Regel SKR03 oder SKR04
• Beginn des Wirtschaftsjahres, meist der 1. Januar
• Länge der Sachkonten, meist vierstellig
• Erlöskonten je Steuersatz und für steuerfreie Umsätze, dazu Debitoren- und Kreditorenkonten oder Sammelkonten
• Ob die Buchungen beim Import festgeschrieben werden sollen

SKR03 oder SKR04

Beide Standardkontenrahmen enthalten dieselben Konten, ordnen sie aber unterschiedlich. Der SKR03 folgt dem Ablauf im Betrieb, der SKR04 dem Aufbau des Jahresabschlusses. Welchen Sie verwenden, entscheidet in der Praxis Ihre Kanzlei.

Ein Beispiel für den Unterschied: Erlöse zu 19 Prozent stehen im SKR03 üblicherweise auf Konto 8400, im SKR04 auf 4400; Erlöse zu 7 Prozent auf 8300 beziehungsweise 4300. Stimmen Sie die Konten trotzdem einmal ab – Kanzleien richten oft eigene Konten ein.

Warum ein Import scheitert

• Berater- oder Mandantennummer fehlen oder sind vertauscht
• Der Stapel reicht über das Ende des Wirtschaftsjahres hinaus – DATEV erwartet einen Stapel je Wirtschaftsjahr
• Die Sachkontenlänge im Export passt nicht zu der in der Kanzlei
• Konten gehören zum anderen Kontenrahmen
• Umsätze ohne Umsatzsteuer – Reverse Charge, innergemeinschaftliche Lieferung, Ausfuhr – laufen auf das Konto für 0 Prozent, weil die Steuerart fehlt
• Derselbe Zeitraum wird zweimal eingespielt; Korrekturen sprechen Sie deshalb mit der Kanzlei ab

Alternativen zum DATEV-Format

Nicht jede Kanzlei arbeitet mit DATEV. Dann genügen oft Listen der Rechnungen, Zahlungen und Ausgaben als CSV und die Belege als ZIP-Datei. Manche Kanzleien bevorzugen einen Lesezugang zu Ihrem Programm und holen sich die Daten selbst.

Was Sie auch übergeben: Die Pflicht, Rechnungen und Belege acht Jahre aufzubewahren, bleibt bei Ihnen (§ 14b Abs. 1 UStG, § 147 Abs. 3 AO).

So geht es in workes

Unter Exporte → DATEV-Einstellungen trägt der Inhaber Beraternummer, Mandantennummer, Kontenrahmen, Wirtschaftsjahresbeginn, Kontenlänge und Konten ein; für SKR03 und SKR04 sind Konten vorgeschlagen, die Sie mit der Kanzlei abstimmen. Mit „Für DATEV exportieren“ wählen Sie letzten Monat, letztes Quartal, letztes Jahr oder einen eigenen Zeitraum.

Vor dem Export prüft workes die Daten und zeigt Hinweise, etwa zu Reverse-Charge-Buchungen ohne USt-IdNr. des Kunden. Die ZIP-Datei enthält den Buchungsstapel im Format EXTF 700 mit Rechnungen, Gutschriften, Zahlungen und Ausgaben je Steuersatz, die Stammdaten der Kunden und Lieferanten, die Belegbilder für die XML-Schnittstelle online von DATEV, ein Prüfprotokoll mit den Summen je Konto und dem Abgleich mit Auswertung und Umsatzsteuer-Voranmeldung sowie eine Anleitung zum Einspielen. Mit der Rolle „Buchhaltung“ exportiert Ihre Steuerberatung selbst, ändert aber die Einstellungen nicht.

Allgemeine Informationen zum Stand 04.11.2026. Sie ersetzen keine Rechts- oder Steuerberatung; im Einzelfall entscheidet Ihre Steuerberatung.