Rechnung schreiben: Schritt für Schritt mit Musterrechnung

Wann Sie eine Rechnung schreiben müssen

Leisten Sie an ein anderes Unternehmen, sind Sie verpflichtet, innerhalb von sechs Monaten nach Ausführung der Leistung eine Rechnung auszustellen (§ 14 Abs. 2 UStG). Dieselbe Pflicht gilt gegenüber jedermann, also auch gegenüber Privatkunden, wenn Sie eine Werklieferung oder sonstige Leistung im Zusammenhang mit einem Grundstück erbringen – etwa als Handwerksbetrieb in einer Wohnung.

In allen übrigen Fällen schreibt das Umsatzsteuergesetz gegenüber Privatkunden keine Rechnung vor. Praktisch schreiben Sie trotzdem eine: Ohne Rechnung gibt es kein klares Zahlungsziel, und der Kunde kann ohne sie schwer prüfen, was er bezahlt.

Die sieben Schritte

Die Reihenfolge entspricht dem üblichen Aufbau einer deutschen Rechnung von oben nach unten:

• Absender: Ihr vollständiger Name oder Firmenname und Ihre vollständige Anschrift, dazu Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
• Empfänger: vollständiger Name und vollständige Anschrift des Kunden, bei Firmen mit Rechtsform
• Rechnungsnummer und Rechnungsdatum: eine Nummer, die nur einmal vergeben wird, und der Tag der Ausstellung
• Leistung: Menge und Art der gelieferten Ware oder Art und Umfang der Leistung, dazu der Zeitpunkt oder Zeitraum der Leistung
• Beträge: das Entgelt je Steuersatz getrennt, also netto
• Steuer und Gesamtbetrag: Steuersatz und Steuerbetrag je Satz, darunter der Gesamtbetrag – oder der Hinweis auf eine Steuerbefreiung
• Zahlung: Zahlungsziel mit Datum und Bankverbindung; beides ist keine Pflichtangabe, erspart aber Rückfragen

Musterrechnung zum Nachrechnen

Eine Lektorin rechnet gegenüber einem Verlag ein Lektorat und gedruckte Bücher ab. Das Lektorat unterliegt dem Regelsatz von 19 Prozent, Bücher dem ermäßigten Satz von 7 Prozent (§ 12 Abs. 1 und Abs. 2 Nr. 1 UStG mit Anlage 2).

Die Summen stehen getrennt nach Steuersatz: 800,00 Euro netto zu 19 Prozent ergeben 152,00 Euro Umsatzsteuer, 300,00 Euro netto zu 7 Prozent ergeben 21,00 Euro, zusammen 1.273,00 Euro. So sieht die Rechnung aus:

Steuersätze und Sonderfälle

Mehrere Steuersätze stehen nie in einer Summe, sondern je Satz getrennt mit Entgelt und Steuerbetrag (§ 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 8 UStG). Für einige Fälle gelten eigene Regeln:

• Kleinunternehmer nach § 19 UStG: keine Umsatzsteuer, stattdessen ein Hinweis auf die Steuerbefreiung; die Mindestangaben stehen in § 34a UStDV
• Rechnungen bis 250 Euro brutto: verkürzte Kleinbetragsrechnung nach § 33 UStDV, ohne Empfänger und ohne Rechnungsnummer
• Bauleistungen an Bauunternehmen und Leistungen an Unternehmen im EU-Ausland: oft keine Umsatzsteuer, dafür der Vermerk „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“
• Privatkunden: Preise in Angeboten nennen Sie einschließlich Umsatzsteuer (§ 3 PAngV); die Rechnung schlüsselt die Steuer trotzdem auf

Versand: Papier, PDF oder E-Rechnung

Papier geht immer. Ein PDF per E-Mail ist eine sonstige Rechnung und braucht die Zustimmung des Empfängers (§ 14 Abs. 1 UStG); sie kann stillschweigend erfolgen, etwa indem der Kunde PDF-Rechnungen bisher ohne Widerspruch bezahlt hat.

Zwischen inländischen Unternehmen wird die E-Rechnung schrittweise Pflicht: Empfangen können müssen sie alle seit dem 1. Januar 2025, ausstellen müssen regelbesteuerte Unternehmen sie spätestens ab dem 1. Januar 2028, bei mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz ab dem 1. Januar 2027 (§ 27 Abs. 38 UStG). Ein gewöhnliches PDF ist keine E-Rechnung.

Fehler, wegen derer Rechnungen zurückkommen

• Leistungsdatum fehlt – das Rechnungsdatum ersetzt es nicht
• Kundenname ohne Rechtsform oder Anschrift ohne Ort
• Sammelposten wie „Diverse Arbeiten“ statt einer nachvollziehbaren Leistungsbeschreibung
• Steuernummer fehlt oder gehört zu einer anderen Person
• Eine Rechnungsnummer wurde zweimal vergeben
• Eine falsche Rechnung wurde überschrieben, statt sie zu berichtigen oder zu stornieren

Rechnung schreiben mit workes

Für eine einzelne Rechnung genügt der kostenlose Rechnungsersteller auf dieser Website: Pflichtangaben ausfüllen, PDF herunterladen, ohne Anmeldung.

Im Programm legen Sie Kunden und Leistungen einmal an. workes vergibt die Rechnungsnummer erst beim Abschließen, prüft vorher die wichtigsten Pflichtangaben, trennt die Beträge nach Steuersätzen und erzeugt aus derselben Rechnung die XRechnung. Abgeschlossene Rechnungen lassen sich nicht still ändern; Korrekturen laufen über Berichtigung oder Storno.

Allgemeine Informationen zum Stand 04.11.2026. Sie ersetzen keine Rechts- oder Steuerberatung; im Einzelfall entscheidet Ihre Steuerberatung.